網絡財務,是以網絡技術為手段,在互聯網環境下實施的財務核算、分析、控制、決策和監督等現代財務管理新模式。它將現代網絡技術與財務管理技術有機結合,是數字經濟的產物,與電子商務的出現相伴而產生的。支持電子商務,能實現各種遠程操作(如遠程記帳、遠程
報表、遠程
審計等)和事中動態會計核算與在線財務管理,能夠處理電子單據并進行電子貨幣結算的一種全新管理模式。網絡財務的具體實施方案,可從以下方面進行。
一、需求分析
(一)企業應根據自己的需求確定自己到底需要網絡財務系統完成什么工作、要達到什么目標和要求。不同的企業有不同的需求,有些企業自己已經有了比較舊的財務信息系統,擁有了一些設備和技術,那么這類企業是否應該在原有的財務系統上加以改建、擴建,新系統的建設需要添加哪些設備,擴建的規模應該有多大,資金投入應該重點投入到軟件方面還是硬件方面,人員的安排與培訓。另外一種是,企業自己以前從未有過信息系統,沒有實現會計電算化,沒有這方面的經驗,企業的網絡財務系統建設完全是一個新的開始,則企業應該從經濟可行性、技術可行性和環境可行性三方面著手。
(二)不同規模的企業對網絡財務系統的要求是不一樣,實現的目的也不一樣。一般中小型企業應用網絡財務系統主要是為了使財務管理與業務工作一體化、支持電子商務、財務工作無紙化和財務人員移動辦公等。而大型企業尤其是集團企業,網絡財務才能真正把它的特點和優點發揮出來,所以集團公司要實現:
1.公司集中
記賬,資金集中調配。由于集團總部與各分公司處在不同的物理區域,距離較遠,集團希望通過財務軟件實現遠程報賬、遠程查賬、遠程審計、遠程查詢等工作,使得集團能夠對公司集中記賬和資金集中調配。所以將公司的內部網和廣域網結合在一起,形成有機整體。
2.幫助集團總部對各分公司進行監管。集團公司總監管的本質就是充分授權和真正實現數據共享。網絡財務軟件可以幫助你突破空間的局限,使物理距離變成鼠標距離,在集團財務部電腦前就可以實時地了解到所屬各分公司的財務狀況;同時各地分公司的財務人員可以通過集團的授權,查看所授權限范圍內的數據資源。不僅使集團對公司的監控變得簡單易行,分公司也在第一時間獲得需要的財務信息。
3.良好的擴展性與業務關聯。集團財務管理屬于集團核心業務結構,這一特點決定了集團財務管理系統的高度開放性。財務模塊、采購模塊、生產模塊與經營模塊高度整合在一起,并通過Internet/Intranet在各個不同的業務部門與業務環節之間建立起關聯的業務流,從而實現業務數據共享,提高信息價值。
4.可以減少人工費用,降低成本。集團業務擴展,從集團到每家分公司都要有自己的財務部門,龐大的機構組織帶來了不必要的開支,而信息的不徹底溝通又導致了各自為政的現象。希望借助網絡財務軟件,使財務管理變得更有效率,并大大降低公司的成本,同時也提高集團財務管理的標準化及準確性。
5.系統分析員與會計工作人員共同協作,根據調查分析和結果出具一份需求報告書,并經領導審閱和修改。一份完整的報告書需要調查人員和分析人員不斷的細化和重復,力求達到報告書和開發模型相一致。
二、軟件的評價與選擇
(一)自行組織開發。多方組成的軟件人員參與業務需求調研、業務流程優化與重組,有利于業務流程優化與重組在具體軟件中實現;從企業最需要信息化的環節出發,可以只進行必要功能模塊的開發,使新系統更具針對性;充分考慮自身業務要求,而不必考慮作為通用軟件而增加很復雜的設置與配置功能,從而軟件更加切合企業發展需要,簡單易操作;企業內部IT人員參與了會計信息系統開發的全過程,所以今后對軟件維護起來就比較容易。不過這比較適合于集團公司自行開發,這種成本較高,針對性強,不適合一般中小型企業。
(二)外購財務軟件。縱觀當前國內財務軟件廠商,比較成熟的有用友、安易和金蝶,這幾家廠商的軟件功能大致相同,我們選擇哪一家應該看重的是軟件商的服務,比如對單位人員無償培訓,軟件運行期間的維護,軟件的二次開發等服務。總之,不管是自行開發還是外購,不但要考慮成本,還要適合本企業。
三、實際方案的具體設計
(一)財務軟件運行的硬件平臺包括以下幾個方面
1.網絡方案的技術超前性問題。做網絡方案都要具有一定的超前性,今年設計或建成的網絡明年就需要做重大變動,這樣的方案是失敗的。但是對方案要求過于超前也是不切實際的,因此,為了能夠使網絡經得起時間考驗,應該從以下幾個方面考慮:
(1)如果網絡方案實施建設需在一兩年后開始,則網絡方案不應該過細。規劃中僅需對協議、軟硬件體系等做出規定,而對布線系統則應提出目前所能達到盡可能高的要求。
(2)在具體實施網絡方案時,應結合最新的技術和產品發展。企業應用最新發展和最新業務需求,制訂相應的步驟,而對遠期目標或對分布解決方案中后續階段的網絡方案只需制定出相應的規劃。
(3)在每一步的實施過程中,不要追求技術上高、新、難,應避免使用不成熟的產品。建網要面向應用,面向需求,照顧到前后步驟的銜接。既要充分利用現有資源,又要使現在的投入成為明天的有機組成部分。
2.網型結構的選擇。以前常用的高速網絡技術包括以下幾種:(1)快速以太網;(2)FDDI分布式光纖數據接口;(3)ATM異步傳輸模式;(4)千兆位以太網;(5)寬帶ADSL.前兩種技術價格較低,性能也不錯,適用一般企業;后兩種技術性能遠遠超過前兩種,但價格較高,投資大,適用于有實力的大型集團企業,如中國石油天然氣集團公司就是應用ATM技術和千兆以太網技術。對于一般企業,就可以采用快速以太網或FDDI技術建立自己的局域網,遠程子網可用DDN專線連接,移動用戶可以用電話連接;現在發展起來的ADSL可謂是物美價廉,它的組網方式較為簡單,而且成本低,是過渡到光纖組網的一種方式,適合很多中小型企業,不過安全性要加強,因ADSL走的是一般的電話線,容易受攻擊,我們選擇運營商的時候要貨比三家,爭取服務質量更好。
(二)網絡財務的軟件平臺
1.選擇服務器操作系統。隨著分布式網絡計算機技術的發展,計算機網絡服務器一般分為數據庫服務器、Web服務器、應用服務器、代理服務器等。網絡財務一般需求兩、三層C/S結構、B/S結構等,所以應根據網絡軟件體系結構購置網絡服務器和選擇網絡服務器操作系統。在通常情況下,可以在Unix、WindowNT和Novell Netware這三種網絡操作系統之間作出選擇。大型集團企業一般選用Unix作為主要的網絡操作系統,它非常適合基于Internet的開發模型。一般中小型企業可以選擇windowNT網絡操作系統,它里面布置了對多種客戶端操作系統的支持和對各種流行網絡協議的支持,而且windowNT相對來說較易維護和管理,尤其是在Intranet中。
2.選擇工作站操作系統。主要包括:DOS、Windows、Window95、Windows98、OS/2、Unix等,工作站操作系統的選擇主要是根據財務軟件對運行平臺的要求確定。一般來說,當今流行的工作站系統應該是Window98以上的操作系統。
3.選擇數據庫系統。數據庫系統分為服務器數據庫系統和桌面數據庫系統,服務器數據庫系統主要有Oracle、Sybase、Infomix、SQL server和DB2等。服務器數據庫系統處理的數據最大,數據容錯性和一致性控制性能較好,主要適合于大型集團企業。桌面數據庫如Access等,處理的數據量小,安全性和一致性較差,容易操作,所以適合一般中小型企業。
四、具體方案的實施
財務系統建設成敗關鍵在于應用軟件系統的實施,這是財務系統建設過程中的一個重要環節。網絡財務的實施,對于許多中小企業來說,它們可能既想推行網絡財務,但又無條件或沒有必要自己建設,也不想花太多的投資,這時財務軟件開發公司就擔當著重要角色。由于中小型企業財務軟件系統,軟件功能與結構相對簡單,實施的通常做法是財務軟件開發商或經銷商為購買和應用財務軟件的用戶提供以下服務:一是指導用戶進行軟件安裝;二是指導用戶進行軟件參數設置和有關編碼設置;三是輔助用戶準備初始化數據并指導用戶如何錄入這些初始化數據;四是培訓用戶學會財務軟件的操作;五是幫助用戶解決運行過程中可能出現的問題。
對于大型財務軟件來說,由于大型軟件功能豐富,數據關聯結構復雜,用戶需要經過一段時間正規化培訓才能掌握操作,只有通過組織由很多步驟組成的規范化實施過程,網絡財務軟件才能真正運行起來,因此,財務軟件實施不僅僅是技術解決方案,更重要的是面向管理,在實施過程中應將兩者結合在一起,以期真正改善企業管理績效。