31．怎樣填寫記賬憑證的編號？ --回頂部-- 給記賬憑證編號，是為了分清記賬憑證處理的先后順序，便于登記賬簿和進行記賬憑證與賬簿記錄的核對，防止會計憑證的丟失，并且方便日后查找。記賬憑證編號的方法有多種，一種是將財會部門內的全部記賬憑證作為一類統一編號，編為記字第××號；一種是分別按現金和銀行存款收入、現金和銀行存款付出以及轉賬業務三類進行編號，分別編為收字第××號、付字第××號、轉字第××號；還有一種是按現金收入、現金付出、銀行存款收入、銀行存款討出和轉賬五類進行編號，分別編為現收字第××號、現付字第××號、銀收字第××號、銀付字第××號、轉字第××號。當月記賬憑證的編號，可以在填寫記賬憑證的當日填寫，也可以在月末或裝訂憑證時填寫。記賬憑證無論是統一編號還是分類編號，均應分月份按自然數字順序連續編號。通常，一張記賬憑證編一個號，不得跳號、重號。 業務量大的單位，可使用“記賬憑證編號單”、按照本單位記賬憑證編號的方法，事先在編號單上印滿順序號、編號時用一個銷一個，由制證人注銷，在裝訂憑證時將編號單附上，使記賬憑證的編號和張數一目了然，方便查考。 復雜的會計事項，需要填制二張或二張以上的記賬憑證時，應編寫分號，即在原編記賬憑證號碼后面用分數的形式表示，如第8號記賬憑證需要填制二張記賬憑證，則第一張編號為8（1/2），第二張編號為8（2/2）。 32．怎樣計算和填寫所附原始憑證的張數？ --回頂部-- 記賬憑證一般應附有原始憑證，并注明其張數。凡屬收、付款業務的記賬憑證都必須有附件；職工出差借款的借據必須附在記賬憑證上，收回借款時應另開收據或退還經出納（收款人）簽名的借款結算聯；轉賬業務中，屬于攤提性質的經濟業務應有附件。附件的張數應用阿拉伯數字填寫。 記賬憑證張數計算的原則是：沒有經過匯總的原始憑證，按自然張數計算，有一張算一張；經過匯總的原始憑證，每一張匯總單或匯總表算一張。例如某職工填報的差旅費報銷單上附有車票、船票、住宿發票等原始憑證35張，35張原始憑證在差旅費報銷單上的“所附原始憑證張數”欄內已作了登記，在計算記賬憑證所附原始憑證張數時，這一張差旅費報銷單連同其所附的35張原始憑證一起只能算一張。財會部門編制的原始憑證匯總表所附的原始憑證，一般也作為附件的附件處理，原始憑證匯總表連同其所附的原始憑證算在一起作為一張附件填寫。但是，屬收、付款業務的，其附件張數的計算要作特殊情況處理，應把匯總表及所附的原始憑證或說明性質的材料均算在其張數內，有一張算一張。 當一張或幾張原始憑證涉及到幾張記賬憑證時，可將原始憑證附在其中一張主要的記賬憑證后面，并在摘要欄內注明“本憑證附件包括××號記賬憑證業務”字樣，在其他有關記賬憑證的摘要欄內注明“原始憑證附于××號記賬憑證后面”的字樣。 33．怎樣處理記賬憑證的附件？ --回頂部-- 在實際工作中記賬憑證所附的原始憑證種類繁多，為了便于日后的裝訂和保管，在填制記賬憑證的時候應對附件進行必要的外形加工。過寬過長的附件，應進行縱向和橫向的折疊。折疊后的附件外形尺寸，不應長于或寬于記賬憑證，同時還要便于翻閱；附件本身不必保留的部分可以裁掉，但不得因此影響原始憑證內容的完整；過窄過短的附件，不能直接裝訂時，應進行必要的加工后再粘貼于特制的原始憑證粘貼紙上，然后再裝訂粘貼紙。原始憑證粘貼紙的外形尺寸應與記賬憑證相同，紙上可先印一個合適的方框，各種不能直接裝訂的原始憑證，如汽車票、地鐵車票、市內公共汽車票、火車票、出租車票等，都應按類別整齊地粘貼于粘貼紙的方框之內，不得超出。粘貼時應橫向進行，從右至左，并應粘在原始憑證的左邊，逐張左移，后一張右邊壓位前一張的左邊，每張附件只粘左邊的0.6一1厘米長，粘牢即可。粘好以后要捏住記賬憑證的左上角向下抖幾下，看是否有未粘住或未粘牢的。最后還要在粘貼單的空白處分別寫出每一類原始憑證的張數、單價與總金額。如某人報銷差旅費，報銷單后面的粘貼單附有0.5元的市內公共汽車票20張， 1元的公共汽車票12張，285元的火車票1張，869元的飛機票1張，就應分別在汽車票一類下面空白處注明0.5×20＝10元，1×12＝12元，在火車票一類下面空白處注明285×1＝285元，在飛機票一類下面空白處注明869×1＝869元。這樣，萬一將來原始憑證不慎失落，也很容易查明丟的是那一種票面的原始憑證，而且也為計算附件張數提供了方便。 34．怎樣保管會計憑證？ --回頂部-- 保證會計憑證的安全與完整是全體財會人員的共同職責，在立卷存檔之前，會計憑證的保管由財會部門負責。保管過程中應注意以下問題： �。�1）會計憑證應及時傳遞，不得積壓。記賬憑證在裝訂成冊之前，原始憑證一般是用回形針或大頭針固定在記賬憑證后面，在這段時間內，凡使用記賬憑證的財會人員都有責任保管好原始憑證和記賬憑證。使用完后要及時傳遞，并且要嚴防在傳遞過程中散失。 （2）憑證在裝訂以后存檔以前，要妥善保管，防止受損、弄臟、霉爛以及鼠咬蟲蛀等。 （3）對于性質相同，數量過多或各種隨時需要查閱的原始憑證，如收、發料單，工資卡等，可以單獨裝訂保管，在封面上注明記賬憑證種類、日期、編號，同時在記賬憑證上注明“附件另訂”和原始憑證的名稱及編號。 （4）各種經濟合同和涉外文件等憑證，應另編目錄，單獨裝訂保存，同時在記賬憑證上注明“附件另訂”。 （5）原始憑證不得外借，其他單位和個人經本單位領導批準調閱會計憑證，要填寫“會計檔案調閱表”，詳細填寫借閱會計憑證的名稱、調閱日期、調閱人姓名和工作單位、調閱理由、歸還日期、調閱批準人等。調閱人員一般不準將會計憑證攜帶外出。需復制的，要說明所復制的會計憑證名稱、張數，經本單位領導同意后在本單位財會人員監督下進行，并應登記與簽字。 （6）會計憑證裝訂成冊后，應由專人負責分類保管，年終應登記歸檔。 35．會計憑證中對數字的書寫有什么要求？ --回頂部-- 依據財政部制定的會計基礎工作規范的要求，填制會計憑證，字跡必須清晰、工整，并符合下列要求： （1）阿拉伯數字應一個一個地寫，阿拉伯金額數字前應當書寫貨幣幣種符號（如人民幣符號“￥”）或者貨幣名稱簡寫和幣種符號。幣種符號與阿拉伯金額數字之間不得留有空白。凡在阿拉伯金額數字前面寫有幣種符號的，數字后面不再寫貨幣單位（如人民幣“元”）。 （2）所有以元為單位（其他貨幣種類為貨幣基本單位、下同）的阿拉伯數字，除表示單價等情況外，一律在元位小數點后填寫到角分，無角分的，角、分位可寫“00”或符號“——”，有角無分的，分位應寫“0”，不得用符號“—”代替。 （3）漢字大寫金額數字，一律用正楷或行書書寫，如零、壹、貳、叁、肆、伍、陸、柒、捌、玖、拾、佰、仟、萬、億、等易于辯認、不易涂改的字樣，不得用0、一、二、三、四、五、六、七、八、九、十、或另、毛等簡化字代替，不得任意自造簡化字。 （4）大寫金額數字到元或角為止的、在“元”或“角”之后應寫“整”或“正”字；大寫金額數字有分的，分字后面不寫“整”字。 （5）大寫金額數字前未印有貨幣名稱的，應當加填貨幣名稱（如“人民幣”三字），貨幣名稱與金額數字之間不得留有空白。 （6）阿拉伯金額數字中間有“0”時，大寫金額要寫“零”字，如人民幣101.50元，漢字大寫金額應寫成壹佰零壹元伍角整。阿拉伯金額數字中間連續有幾個“0”時，漢字大寫金額中可以只寫一個“零”字，如￥1004.56，漢字大寫金額應寫成壹仟零肆元伍角陸分。阿拉伯金額數字元位為“0”，或數字中間連續有幾個“0”，元位也是“0”，但角位不是“0”時，漢字大寫金額可只寫一個“零”字，也可不寫“零”字。如￥1680.32，漢字大寫應寫成人民幣壹仟陸佰捌拾元叁角貳分。又如￥1600.32，漢字大寫應寫成人民幣壹仟陸佰元叁角貳分、或人民幣壹仟陸佰元零叁角貳分。 36．如何根據會計業務的特點書寫“摘要”？ --回頂部-- 會計憑證中有關經濟業務的內容摘要必須真實。在填寫“摘要”時，既要簡明，又要全面、清楚，應以說明問題為主。寫物要有品名、數量、單價；寫事要有過程；銀行結算憑證，要注明支票號碼、去向；送存款項，要注明現金、支票、匯票等。遇有沖轉業務，不應只寫沖轉，應寫明沖轉某年、某月、某日、某項經濟業務和憑證號碼，也不能只寫對方賬戶。要求“摘要”能夠正確地、完整地反映經濟活動和資金變化的來龍去脈，切忌含糊不清。 37．啟用賬簿有哪些基本要求？ --回頂部-- 為了保證會計賬簿記錄的合法性和資料的完整性，明確記賬責任、會計人員在啟用賬簿時，要填寫賬簿啟用表（即“經管人員一覽表”）。賬簿啟用表的填寫要求是： （1）填寫啟用日期和啟用賬簿的起止頁數。如啟用的是訂本式賬簿，起止頁數已經印好不需再填；啟用活頁式賬簿，起止頁數可等到裝訂成冊時再填。 （2）填寫記賬人員姓名和會計主管人員姓名并加蓋印章，以示慎重和負責。 （3）加蓋單位財務公章，以示嚴肅。 （4）當記賬人員或會計主管人員工作變動時，應辦好賬簿移交手續，并在啟用表上明確記錄交接日期及接辦人、監交人的姓名，并加蓋公章。 38．登記賬簿有哪些基本要求？ --回頂部-- 為了保證賬簿記錄、成本計算和會計報表不出現差錯，登記賬簿必須根據審核無誤的記賬憑證進行。登記賬簿的基本要求是： （1）內容準確完整。 登記會計賬簿時，應當將會計憑證日期、編號、業務內容摘要、金額和其他有關資料逐項計入賬內，做到數字準確、摘要清楚、登記及時、字跡工整。對于每一項會計事項，一方面要計入有關的總賬，另一方面要計入該總賬所屬的明細賬。賬簿記錄中的日期，應該填寫記賬憑證上的日期；以自制的原始憑證（如收料單、領料單等）作為記賬依據的，賬簿記錄中的日期應按有關自制憑證上的日期填列。 此外，負責登記賬簿的會計人員，在登記賬簿前，應對已經專門復核人員審查過的記賬憑證再復核一遍，這是崗位責任制和內部牽制制度的要求。如果記賬人員對記賬憑證中的某些問題弄不明白，可以向填制記賬憑證的人員或其他人員請教；如果認為記賬憑證的處理有錯誤，可暫停登記，及時向會計主管人員反映，由其作出更改或照登的決定。在任何情況下，凡不兼任填制記賬憑證工作的記賬人員都不得自行更改記賬憑證。 （2）登記賬簿要及時。 登記賬簿的間隔時間應該多長，沒有統一的規定，這要看本單位所采用的具體會計核算形式而定�？偟膩碚f是越短越好。一般情況下，總賬可以三五天登記一次；明細賬的登記時間間隔要短于總賬，日記賬和債權債務明細賬一般一天就要登記一次。現金、銀行存款日記賬，應根據收、付款記賬憑證，隨時按照業務發生順序逐筆登記，每日終了應結出余額。經管現金和銀行存款日記賬的專門人員，必須每日掌握銀行存款和現金的實有數，謹防開出空頭支票和影響經營活動的正常用款。 （3）注明記賬符號。 登記完畢后，要在記賬憑證上簽名或者蓋章，并注明已經登賬的符號，表示已經記賬。在記賬憑證上設有專門的欄目應注明記賬的符號，以免發生重記或漏記。 �。�4）書寫留空。 賬簿中書寫的文字和數字上面要留有適當空格，不要寫滿格，一般應占格距的1/2.這樣，在一旦發生登記錯誤時，能比較容易地進行更正。同時也方便查賬工作。 （5）正常記賬使用藍黑墨水。 登記賬簿要用藍黑墨水或者碳素墨水書寫，不得使用圓珠筆（銀行的復寫賬簿除外）或者鉛筆書寫。在會計上，數字的顏色是重要的語素之一，它同數字和文字一起傳達出會計信息，書寫墨水的顏色用錯了，其導致的概念混亂不亞于數字和文字的錯誤。 （6）特殊記賬使用紅墨水。 對在登記賬簿中使用紅色墨水的問題，依據財政部會計基礎工作規范的規定，下列情況，可以用紅色墨水記賬：①按照紅字沖賬的記賬憑證，沖銷錯誤記錄；②在不設借貸等欄的多欄式賬頁中，登記減少數；③在三欄式賬戶的余額欄前，如未印明余額方向的，在余額欄內登記負數余額；④根據國家統一會計制度的規定可以用紅字登記的其他會計記錄。 （7）順序連續登記。 各種賬簿應按頁次順序連續登記，不得跳行、隔頁。如果發生跳行、隔頁，應當將空行、空頁劃線注銷，或者注明“此行空白”、“此頁空白”字樣，并由記賬人員簽名或者蓋章。這對避免在賬簿登記中可能出現的漏洞，是十分必要的防范措施。 （8）結出余額。 凡需要結出余額的賬戶，結出余額后，應當在“借或貸”等欄內寫明“借”或者“貸”等字樣。沒有余額的賬戶，應當在“借或貸”等欄內寫“平”字，并在余額欄內用“0”表示�，F金日記賬和銀行存款日記賬必須逐日結出余額。一般說來，對于沒有余額的賬戶，在余額欄內標注的“0”應當放在“元”位。 （9）登記發生錯誤時，必須按規定方法更正，嚴禁刮、擦、挖、補，或使用化學藥物清除字跡。發現差錯必須根據差錯的具體情況采用劃線更下、紅字更正、補充登記等方法更正。 （10）過次承前。 每一賬頁登記完畢結轉下頁時，應當結出本頁合計數及余額，寫在本頁最后一行和下頁第一行有關欄內，并在摘要欄內注明“過次頁”和“承前頁”字樣；也可以將本頁合計數及金額只寫在下頁第一行有關欄內，并在摘要欄內注明“承前頁”字樣。也就是說，“過次頁”和“承前頁”的方法有兩種：一是在本頁最后一行內結出發生額合計數及余額，然后過次頁并在次頁第一行承前頁；二是只在次頁第一行承前頁寫出發生額合計數及余額，不在上頁最后一行結出發生額合計數及余額后過次頁。 （11）定期打印。 《規范》第六十一條對實行會計電算化的單位提出了打印上的要求：“實行會計電算化的單位，總賬和明細賬應當定期打印”：“發生收款和付款業務的，在輸入收款憑證和付款憑證的當天必須打印出現金日記賬和銀行存款日記賬，并與庫存現金核對無誤。”這是因為在以機器或其他磁性介質儲存的狀態下，各種資料或數據的直觀性不強，而且信息處理的過程不明，不便于進行某些會計操作和進行內部或外部審計，對會計信息的安全和完整也不利。 39．對“過次頁”的本頁合計數的結計方法有什么規定？ --回頂部-- 財政部《會計基礎工作規范》還對“過次頁”的本頁合計數的結計方法，根據不同需要作了規定： 第一，對需要結計本月發生額的賬戶，結計“過次頁”的本頁合計數應當為自本月初起至本頁末止的發生額合計數。這樣做，便于根據“過次頁”的合計數，隨時了解本月初到本頁末止的發生額，也便于月末結賬時，加計“本月合計”數。 第二，對需要結計本年累計發生額的賬戶，結計“過次頁”的本頁合計數應當為自年初起至本頁末止的累計數，這樣做，便于根據“過次頁”的合計數，隨時了解本年初到本頁末止的累計發生額，也便于年終結賬時，加計“本年累計”數。 第三，對既不需要結計本月發生額也不需要結計本年累計發生額的賬戶，可以只將每頁末的余額結轉次頁，如某些材料明細賬戶就沒有必要將每頁的發生額結轉次頁。 40．發現記賬錯誤時如何處理？ --回頂部-- 由于各種原因的存在，在制證、記賬、編表的過程中往往會發生一些錯誤。發現記賬錯誤時，根據賬簿錯誤的具體情況，可采取三種不同的更正方法： （1）劃線更正法。 凡在結賬前發現賬簿記錄中文字或數字錯誤時，可采用此法。更正時，在賬簿中錯誤文字或數字上劃一紅線，以示注銷。劃線時，要劃去錯誤數字的整個數碼，不能只劃去其中個別數碼。然后，在紅線上方空白處填寫正確的文字或數字，并由更正人員在更正處旁邊蓋章以示負責。 （2）紅字更正法。 當記賬憑證中使用會計賬戶錯誤，或借貸方向錯誤，或金額記錄錯誤，并且已經登計入賬從而造成賬簿記錄錯誤的情況下，可采用此法。更正時，首先，填制一張內容與錯誤憑證完全相同而金額是紅字的記賬憑證，在摘要欄內注明“更正××號憑證錯誤”，并據以用紅字金額登計入賬，沖銷原有的記錄；然后，再用藍字填制一份符合經濟業務內容的記賬憑證，并據以登計入賬。 （3）補充登記法。 記賬以后，雖然記賬憑證中應借、應貸賬戶沒有錯誤，但所填金額小于應填金額時，可采用此法。更正時，按照正確數字與錯誤數字之間的差額，用藍字填制一張記賬憑證，并據以登計入賬。這樣，就補記了少記的數字，使全部金額符合實際。采用此法時，須在補充記賬憑證的摘要欄內注明補充哪個月的哪一號記賬憑證。 |
