怎樣保證機內記帳憑證正確無誤

    一、把住憑證輸入關 
　　
　　(一)把住原始憑證輸入關。有些帳務處理軟件只要求輸入原始憑證，而由計算機的帳務處理軟件根據輸入的原始憑證自動生成記帳憑證；而大多數帳務處理軟件則要求輸入記帳憑證。對于第一種情況，只能適應生成一借一貸的記帳憑證。而當輸入的原始憑證，對應生成的記帳憑證為多借一貸或一借多貸或幾張憑證時，就要求操作人員考慮如何選擇有關科目或記帳憑證。因此，需要操作人員至少懂得基礎會計及企業會計的基本常識，熟悉本行業的會計制度與財務制度，同時還需要高度的責任心，以避免機內記帳憑證錯誤百出，確保機內記帳憑證的正確無誤。 
　　
　　(二)把住記帳憑證輸入關。對于要求輸入記帳憑證的帳務處理軟件，實際工作中通常采用的有兩種方法。一是先由會計人員填好紙質的記帳憑證，然后再由操作人員將其輸入計算機形成機內記帳憑證。機內記帳憑證與紙質記帳憑證的內容可能不同，甚至會有很大出入。可能是某些操作人員對會計業務太生疏，或是責任心不強，或是沒有好的職業道德等所致，因此，要想把住輸入關，一方面可以由填制記帳憑證的會計校對；另一方面可以加大記帳憑證的審核力量，以確保機內記帳憑證的正確無誤、二是由會計人員根據原始憑證直接在計算機上輸入記帳憑證，或先由會計人員填好紙質的記帳憑證，然后再由本會計人員將其輸入計算機形成機內記帳憑證。為了減少機內記帳憑證的錯誤，除要求輸入記帳憑證的人員(簡稱制證人)具有有關會計知識外，還要求其具有相應的計算機操作知識、較強的責任心和良好的職業道德。 

　　二、把住記帳憑證的審核關 
　　
　　手工編制的記帳憑證需經指定人員審核簽字或蓋章后傳給記帳人員記帳，審核憑證是手工核算內部牽制的重要手段。會計電算化后，記帳工作由帳務處理軟件完成，通過記帳憑證的審核可以檢查制證人是否正確地輸入了憑證，防止有意或無意的輸入錯誤發生。如發現錯誤，應讓制證人修改后再審核。會計電算化后的記帳憑證審核，不僅包括手工審核的內容，而且更強調機內記帳憑證與紙質記帳憑證的一致性檢查。 
　　
　　按會計制度有關規定，對同一張記帳憑證制證與審核不允許是同一人。憑證填制完畢，應由非制證人且具有審核權限的人進行審核。經過審核簽字的記帳憑證就可以記帳了。因此，記帳憑證的審核是作為保證機內記帳憑證正確無誤的最關鍵一環，也是最后一關，要求審核人員具有較強的業務素質和思想素質，才能保證輸入及修改后的機內記帳憑證的正確無誤。 

　　三、把住記帳憑證的修改關 
　　
　　為了保證記帳憑證的正確無誤，任何時候發現記帳憑證有錯誤，都必須修改，直到正確為止。 
　　
　　(一)在填制該張憑證時發現錯誤的修改。無論專用帳務處理軟件還是通用帳務處理軟件，其填制憑證功能幾乎都是采用的全屏幕操作方式。在填制該張憑證時發現的大部分錯誤，如日期、附單據、摘要、會計科目和金額的錯誤，都可以將光標移到錯誤處直接修改；如有少數內容不能修改，可放棄該張憑證。 
　　
　　(二)未經審核簽字發現錯誤的修改。記帳憑證填制完畢，無論是制證人發現的錯誤還是審核人發現的錯誤，只要審核人未簽字，最簡單的修改方法是進入填制憑證功能，找到錯誤的那張憑證，將光標移到錯誤處便可以直接修改。如果只是憑證類別等不影響會計帳簿最終結果的錯誤，便可不修改。 
　　
　　(三)模擬記帳或試算平衡時發現記帳憑證錯誤的修改。如果未經審核簽字，可以采用上列(二)的方法修改；如果已經審核并簽字，可以先由審核人取消簽字，然后再修改。 
　　
　　(四)記帳后發現記帳憑證錯誤的修改。記帳后如果發現大量的記帳憑證有錯誤，當軟件提供有“恢復到記帳前狀態”功能的，先使用該功能將帳務處理恢復到記帳前狀態，然后再采用上列(三)的方法修改；假如軟件沒有“恢復到記帳前狀態”的功能，還可以先利用硬盤備份或軟盤備份(記帳前的備份)將其恢復到記帳前狀態，然后再修改。 
　　
　　記帳后如果發現少量的記帳憑證有錯誤，或雖發現大量的記帳憑證有錯誤，但無法恢復到記帳前狀態，則應區別不同情況采用類似于手工做帳中的補充登記法、紅字更正法(會計電算化稱為“負數更正法”)，予以修改，然后審核簽字、記帳。 
　　
　　(五)結帳后發現記帳憑證錯誤的修改。結帳后發現記帳憑證錯誤，可以像手工一樣留待下月修改；也可以先利用軟件功能或結帳前備份將帳務處理恢復到結帳前狀態，然后再采用上述(四)的有關方法修改。