憑證輸入格式及憑證數據庫的設計

　　會計憑證種類繁多，但按其填制程序和用途的不同，可劃分為兩種形式。一種是直接根據原始憑 證作為輸入憑證；另一種是以記帳憑證作為輸入憑證。兩種方式各有利弊，但目前采用較多的還是后 一種形式。

　　（一）、原始憑證的輸入格式設計

　　原始憑證是在經濟業務發生時取得或填制的會計憑證。它是用來記載經濟業務實際執行和 完成情況，明確經濟責任，具有法律效力的書面證明，是記帳的原始根據。

　　原始憑證按其來源不同，可分為外來原始憑證和自制原始憑證。外來原始憑證是在經濟業務發 生或完成時，從其它單位或個人直接取得的憑證。如銷貨單位開給的發票、收款單位或個人開給的收 據、銀行轉來的收款通知等。自制原始憑證是由本單位經辦業務的部門和人員，根據發生經濟業務的 內容自行填制的憑證。如收料單、材料領用單、報銷單等。

　　在電算化環境下，直接根據這些原始憑證記帳，必須設計出相應憑證的輸入屏幕格式，并且要具 備如下幾個要素，才可代替記帳憑證：

　　1、憑證上要有固定的位置供操作者編制會計分錄；

　　2、憑證上要有固定位置標明傳遞路線，并能有效地記錄責任人。如財務主管->出納->編碼->審 核->操作->歸納等。

　　3、根據原始憑證自動生成的記帳憑證式樣要統一，便于整理歸檔。

　　直接根據原始憑證完成輸入是電算化追求的目標。但是其風險也比較大，關鍵是對輸入操作人員 的素質以及輸入的審核制度要求比較高。否則，直接從原始憑證輸入會計分錄很難保證不出錯，這也 是目前大多數會計核算軟件仍采用輸入記帳憑證的原因所在。此外，目前一些帳務處理系統的轉帳功 能不夠完善，也是制約這一方式廣泛使用的另一個重要原因。

　　（二）、記帳憑證的輸入格式設計與數據庫設計

　　記帳憑證是根據經過審核無誤的原始憑證填制的。可以分為三種：收款憑證、付款憑證和轉帳 憑證，也可以分為五種：銀收、銀付、現收、現付和轉帳憑證，對于經濟業務量不大的單位，也可采 用轉帳憑證一種形式，但如果是通用會計核算軟件，則應分開考慮。

　　為了保證輸入處理的直觀性、方便性與準確性，設計一個清晰、美觀的輸入屏幕畫面不但可以降 低操作的差錯率，而且也能夠提高輸入效率。記帳憑證的屏幕格式一般可設計成跟手工憑證一樣的格 式。最少應包括以下內容：

　　1、日期：首先顯示當日系統日期，若不需要修改，用回鍵確認，否則鍵入日期。

　　2、憑證號：從憑證號文件中調出后，由系統自動增加。

　　3、憑證類別：有默認值，允許用戶選擇。最好有校驗功能，如收付款憑證中必須有現金或銀行 存款科目，收款憑證借方和付款憑證貸方必須有現金或銀行存款科目等。

　　4、摘要：可直接輸入漢字，或者輸摘要碼，自動產生摘要。也可將摘要內容中有關單位或個人 的名稱單獨劃出，另列一戶名欄，以便于查詢。

　　5、借、貸方科目代碼：要能彈出科目表窗口，允許用戶選擇。

　　6、借、貸方科目名稱：根據代碼自動生成。

　　7、金額：操作員逐筆輸入。

　　8、合計：可直接輸入或由機器自動計算產生，直接輸入合計數的好處是進行了一次總量校驗， 即將系統計算的合計數據核對。這對一個應用系統是十分必要的。

　　9、審核記號：為安全起見，沒有審核的憑證是不能記帳的。

　　10、記帳記號：可記錄該憑證在總帳中的記錄號，或簡單的用一個邏輯值判斷是否入帳。

　　11、操作員、審核員、記帳員、會計員、收款員等：為明確責任必須記錄，操作員與審核員不能 是同一人。

　　以上是最基本的項目，為方便設計，也可加入一些其它信息，如原始單據號等。

　　與手工憑證的不同：手工處理時，當出現一借多貸、一貸多借或多借多貸在一張憑證中記錄不下 時，則在憑證編號中可采用：XXX-1，XXX-2或者1/N，2/N （XXX為憑證號，N為本筆業務的憑證總 數），而在電算環境下，沒有必要這樣處理，雖然在屏幕上可以僅保留五至八行供接收數據用，但當 一屏幕接收不下時，可以采用翻頁或滾屏技術，使得一張憑證實際能夠接收的記錄數據是無限制的。