會計電算化工作指南（四）

    購買商品化會計軟件是會計電算化的發展趨勢之一。一般地，不僅會計業務較少、處理簡單的單位使用商品化軟件，就是會計業務處理較復雜的大中型企業，也可以購買商品化軟件，而對于本單位特殊的需求，再進行二次開發，豐富商品化軟件的功能，這樣既省時，又省費用，是個事業單位實現會計電算化的有效途徑。

　　商品化會計軟件，版本眾多，各具特點，在選擇軟件時，應從以下幾方面進行考慮：

　　一、軟件的性能特點

　　1.合法性。

　　合法性是指軟件應符合現行化管理所需的財會信息。一方面，要求核算工作中體現現行會計制度及其他財經法規的要求，另一方面要求核算軟件能夠提供準確可靠的會計信息，滿足管理的要求。對商品化會計軟件的合法性來說，主要應滿足財政部頒布的《會計核算軟件管理的幾項規定（試行）》中對會計軟件的十條基本要求。

　　即：

　　(1).軟件提供的數據輸入項目, 滿足財政部或財政部審核批準的現行會計制度的規定。

　　(2).軟件提供用戶的會計科目編碼方案符合財政部或財政部審核批準的會計制度中有關會計科目編碼方案的規定。

　　(3).軟件具有必要的防范會計數據輸入差錯的功能。

　　(4).軟件的計算和結帳功能符合財政部或財政部審核批準的現行會計核算制度的規定。

　　(5).經計算機登帳處理的系統內會計憑證及據以登記的相應帳薄, 軟件只能提供留有痕跡的更正功能。

　　(6).軟件具有按規定打印輸出各種帳本以及必要的查詢功能, 打印輸出的帳頁連續編號。

　　(7).對計算機根據已輸入的會計憑證和據以登記的相應帳本生成的各種報表數據,軟件無修改功能。

　　(8).軟件具有防止非指定人員擅自使用和對指定操作人員實現使用權限控制的功能。

　　(9).對存儲在磁性介質或在其它介質上的程序文件和相應的數據文件, 軟件有必要的保護措施。

　　(10). 軟件具有在計算機發生故障或由于其它原因引起內外存會計數據破壞的情況下,使用原有數據恢復到最近狀態的功能。

　　此外，商品化會計軟件還應滿足《規定》中其他有關規定，比如設置的功能應保證日記帳每日打印等。

　　2.安全可靠性。

　　安全性指軟件防止會計信息被泄漏和破壞的能力�？煽啃允侵干唐坊�軟件防錯，查錯，糾錯的能力，防止產生不正確的會計信息的能力。評價商品化會計軟件的安全可靠性，主要是考察把軟件提供的各種可靠性保證措施結合起來，是否能有效地防止差錯的發生，在發生時能否及時查出并能進行修改；安全性保證措施是否能有效地防止會計信息的泄漏和破壞。

　　為了達到安全可靠性指標，系統本身都設有多種控制措施，如權限設置，復核功能設置，各種校驗功能設置，處理順序控制，采用信息加密技術和存取控制技術，設立備份和恢復功能等, 可以有效地保證軟件的安全可靠性,但由于購買軟件時,不可能得到詳細的源程序代碼等技術文檔,對安全可靠性審查主要通過測試軟件來進行。

　　3.易使用性。

　　主要指軟件系統易學易用易懂的性能�？梢钥疾烊缦聨追矫妫�

　　(1).界面的友好性。會計軟件的界面是否簡潔明了, 提示是否清楚豐富, 所用語言是否符合財會人員的習慣, 輸入輸出的格式是否規范, 這些構成了界面友好性的主要內容。

　　(2).廠家提供資料的質量如何, 特別是培訓資料, 其內容是否完整, 內容是否易學易懂, 各種各種敘述是否清楚明了, 手冊中的范例是否恰當實用。

　　(3).軟件是否便于操作, 包括如下方面: 操作是否簡單; 各種自定義功能及控制措施的使用是否簡潔實用; 自動化程度是否很高; 輔助功能及服務功能是否豐富實用等。

　　4.易適應性。

　　指軟件能很好地適應企業財務處理的具體情況，并在企業財務工作內容發生變化時，軟件也能方便地適應這些變化的程度。比如，科目的變化，報表格式及內容的變化，各種比率的變化，以及核算內容的變化等，軟件能否方便地適應這些變化。另外，象可維護性，可審計性，可移植性等亦需加以考慮，在此不再詳敘。

　　5.軟件運行平臺

　　當前由于大型、集成性的需要，對軟件的運行環境，如：網絡環境、數據庫環境也成為選擇商品化軟件的重要因素。

　　二、軟件的功能

　　1.主處理功能 。

　　要完成會計業務的一般工作，正確處理會計業務流程，進行填制會計憑證，登記會計帳本，輸出財會信息等工作。一般商品化軟件，主處理功能都比較齊全，不管是帳務子系統還是其他子系統，都不可缺少地擁有輸入功能，處理功能和輸出功能，但格式和處理方法各有不同。

　　2.輔助功能。

　　這是為主處理功能服務的，提供各種功能，以方便主處理功能的完滿完成。沒有這些功能, 主處理功能也照樣能完成，但有了這些輔輔助功能，使系統使用起來更加方便。輔助功能包括提示功能、幫助功能、引導操作功能、全屏編輯功能、輔助計算器等一切有利于用戶使用軟件系統的所有功能。

　　3.服務功能。

　　這是AIS系統有別于其他系統的特殊功能之一，它擔負著會計信息系統的后勤保障任務, 從而保證會計信息系統的正常運行。它包括：重建索引文件，以恢復被破壞的數據秩序，復制會計數據檔案，以防其丟失，恢復會計信息系統以及其已失或已被破壞的數據，清理存儲空間等功能。

　　4.控制功能。

　　它完成內部控制在會計信息系統中的任務，制約會計信息系統按規范的、正確的會計工作流程進行處理，并防止非法的和錯誤的輸入、輸出以及操作處理。它包括：輸入數據的正確性控制(包括性質、長度、范圍等)，輸出內容使用的控制, 正確處理順序和方式的控制, 使用權限的控制等系統控制功能。雖然控制功能不象其他功能可以直接從界面上看出，但它們確實存在于整個系統中，而且是必不可少的，控制功能越豐富，系統安全性越高,系統正常運行就越有保證。

　　三、廠家售后服務

　　購買商品化會計軟件，售后服務至關重要。一般廠家都為用戶提供售后服務，然而各廠家所提供售后服務的方式和內容都不盡相同，因此在考察廠家今后服務時，應注意以下幾個方面：

　　1.售后服務的內容： 一般應包括用戶培訓、日常維護、系統初始化、二次開發、版本升級等。

　　2.廠家維護能力： 廠家維護能力取決于維護人員的數量和質量，以及軟件廠家商品化軟件的銷售量。

　　3.維護費用：維護費用的交納方式及數量，也是重點需要考慮的內容之一。

　　4.維護方式： 即售后服務的具體辦法。包括：是否終身維護、是否上門維護、是由總公司維護還是由本地維護點維護，維護是否及時等。

　　四、本單位財會業務的特點

　　1.行業特點。每個行業的會計工作都有其特殊性，財政部在制定會計制度時，也是分行業分別制定的，從而決定了各單位購買財會軟件時，必須考慮各行業的特點。比如工業企業與商品流通企業的會計工作，在具體核算上，其內容和標準也不盡相同，其他各行業也是如此。當然, 通用商品化軟件的某些功能是可以在某幾個行業甚至各行業中通用,但購買軟件,在滿足財會工作的共性時，更要滿足其特殊性，這樣才能真正發揮其作用。

　　2.本單位會計核算的特點。企業規模的大小，會計業務需要處理的數據量的多少，會計核算精確度的高低，以及是否是分級核算，這都將決定購買軟件的性質和功能。具體需要考慮如下內容：

　　(1)企業日(或月)處理憑證的總數;

　　(2)企業會計科目的分級與長度;

　　(3)會計數據的最大值與最小值;

　　(4)每月所要保存的會計數據量;

　　(5)企業的規模及會計工作的分工。另外還需考慮本企業發展速度對上述各項影響，以及企業的資金效益等情況。

　　五、費用

　　一般地，商品化會計軟件的購置費用包括如下：

　　1.軟件費用；

　　2.資料費用及培訓費用；

　　3.安裝費；
　　
　　4.售后服務費用；

　　5.其他配套費用， 如專為商品化會計軟件配置的系統軟件，及防病毒軟件的購置費用；

　　6.網絡軟件， 增加工作站的費用。

　　考慮費用問題時，不能僅以總費用高低來進行選擇，應與軟件的質量和滿足需要的程度綜合考慮，以求選擇既能滿足會計處理的要求，性能價格比又是最優的軟件。