電算化會計中會計分錄的編制

　　會計分錄是每筆經濟業務列示其應借記和應貸記的帳戶及其金額的一種記錄。會計分錄的正確與否，直接影響到帳戶的記錄，乃至影響到會計信息的質量。
　　
　　在手工環境下，會計分錄是根據借貸記帳法“有借必有貸，借貸必相等”的記帳規則編制的，在電算化會計中多數會計分錄的編制與手工是相同的，但也有部分會計分錄的編制與手工存在差異，需要進行相應的變換被計算機接收后才能保證會計信息的正確性，否則輸出的帳簿和報表信息有可能是錯誤的，如費用沖減、帳內調整等事項，這些會計分錄的編制在電算化會計中需要引起足夠的注意。
　　
　　會計分錄是記帳的直接依據，根據會計分錄登記帳簿時，會計實務要求做到帳證相符。傳統的手工會計方式下某些會計分錄是經過人們大腦的分析，采用相反的顏色登記到帳戶相反的方向中去的。會計上，期間費用類帳戶一般是借方分析多欄式明細帳，平時發生的各項業務登記到借方，只有到結轉費用帳戶時，才從貸方轉出，出現貸方發生額。例如：“壞帳準備”是按照“應收帳款”期末借方余額的一定比例提取的，若“壞帳準備”期末貸方余額大于按照“應收帳款”期末借方余額的一定比例提取時，就要將其差額沖減“管理費用”，傳統手工會計分錄如下：
　　
　　借：壞帳準備×××
　　　貸：管理費用×××
　　
　　會計人員根據這個會計分錄登記“管理費用”明細帳時，由于“管理費用”是借方分析式多欄帳且平時不出現貸方發生額，會計人員必須經過大腦分析，用紅字（分錄本身是藍字）登記到“管理費用”相應明細帳戶的借方，從而造成帳證方向不一致。而在電算化會計中，計算機記帳不可能象人腦那樣分析，它會毫不猶豫地登記到“管理費用”相應明細帳戶的貸方，從而造成手工與機器登記的管理費用借貸方發生額不等（借方手工大，貸方手工為零），影響會計報表編制的正確性（計算機自動編表一般是用“管理費用”帳戶的借方發生額編表，而不用借貸方發生額差額，即凈發生額編表）。究其原因，是傳統會計不規范處理所致。會計人員應適應這種變化，將會計分錄變換成如下分錄，就不會出現上述問題。
　　
　　借：管理費用×××（紅字）
　　　貸：壞帳準備×××（紅字）
　　
　　實務中，還有一種編制會計分錄的做法也需要加以規范。例如：某采購員出差借款2000元，采購回來報銷，差旅費及補助等共支出1600元。假設借款時已作其他應收款處理，該采購員所花的費用記入“管理費用”。傳統會計實務通常編制一張收款憑證作如下會計分錄：
　　
　　借：現金400
　　　貸：其他應收款——××2000
　　　　　管理費用　　　　－1600
　　
　　這樣在計算機帳務系統中，若定義的憑證類型是收、付、轉形式，以收款憑證錄入該憑證，又會產生上述同樣的問題，正確的做法是編制兩張記帳憑證：一張收款憑證（400）和一張轉帳憑證（1600），會計分錄如下：
　　
　　借：現金400
　　　貸：其他應收款400
　　
　　借：管理費用1600
　　　貸：其他應收款1600
　　
　　周其林同志在《中國會計電算化》2000年第10期發表了題為“費用沖減會計分錄在會計電算化中的處理辦法”一文，談到了手工沖減費用的會計分錄通常是貸記某費用帳戶，并舉例假設黎明是機關管理人員，收到黎明同志退回的差旅費現金50元，手工會計分錄為：
　　
　　借：現金50
　　　貸：管理費用50
　　
　　周其林同志認為對這類業務的會計分錄在電算化會計中的正確處理辦法有兩種：一是用紅字沖銷費用支出數，同時用紅字沖銷現金支出數，即：
　　
　　借：管理費用－50
　　　貸：現金－50
　　
　　二是在借方用紅字沖減費用支出數，用藍字借記現金的增加數，即：
　　
　　借：管理費用－50
　　　貸：現金50
　　
　　本人認為第一種做法的前提條件是該單位采用的是記帳憑證不分類且記帳憑證格式統一。如果記帳憑證分為收、付、轉三類的話，那么這張記帳憑證只能是付款憑證格式（貸記現金），填制付款憑證肯定讓人費解。再說，各單位都很重視貨幣資金，尤其是現金，有的單位仍然要求出納每天手工登記現金日記帳，根據這張付款憑證登記現金日記帳，是登記到借方（藍字）還是登記到貸方（紅字）呢？登記到借方，導致帳證方向不一致；登記到貸方，表示現金的減少，雖然是紅字，也讓人難以理解。怎么辦？本人認為，可以引入過渡科目進行處理，這在后面的部分中將加以說明。
　　
　　在會計實務中還有帳戶間調整需要編制相應的會計分錄，如將“生產成本——折舊費”調整到“制造費用——折舊費”中去。傳統手工會計實務的做法有兩種，一種是：
　　
　　借：制造費用——折舊費×××
　　　貸：生產成本——折舊費×××
　　
　　因為“生產成本”為借方分析多欄式帳，分錄中的貸方必然會出現上述帳證不一致的問題。為了保證帳證相符，有人提出另一種解決的辦法，編制如下的會計分錄：
　　
　　借：制造費用——折舊費×××
　　　　生產成本——折舊費×××（紅字）
　　　貸：任意科目0
　　
　　這種做法與周其林同志的第二種做法類似，由于貸方帳戶發生額為零，周其林同志將其省略。周其林同志的第二種做法至少存在兩個問題：⑴它違背了借貸記帳法的記帳規則，僅有借方，沒有貸方；⑵違背了財政部1994年6月30日發布的《會計核算軟件基本功能規范》第十五條的第（四）款，即“正在輸入的記帳憑證有借方會計科目而無貸方會計科目或者有貸方會計科目而無借方會計科目的，應予提示并拒絕執行”，也就是說所有已經通過財政部門評審的會計核算軟件，都不可能違反上述規定，都會既有借方科目又有貸方科目，否則財政部門不可能同意使用這種軟件的企業擺脫手工記帳，因此在電算化會計中不能編制僅有借方或僅有貸方的會計分錄，會計核算軟件不接受這種分錄，但可以編制借方或貸方為任意會計科目，同時金額為零的會計分錄。計算機記帳是根據科目編碼記帳的，所以“任意科目”明細帳必然記載有金額為零的經濟業務，這種經濟業務在會計上是沒有存在必要的。
　　
　　為了避免這種情況的發生，作者本人認為正確的做法是借用一個過渡帳戶，如“其他應付款——過渡”帳戶，通過編制兩張記帳憑證來解決，上述例子的會計分錄可以編制如下：
　　
　　借：制造費用——折舊費×××
　　　貸：其他應付款——過渡×××
　　
　　借：生產成本——折舊費×××（紅字）
　　　貸：其他應付款——過渡×××（紅字）
　　
　　這樣登帳時，“制造費用”、“生產成本”帳戶肯定沒有問題，過渡帳戶貸方也立即抵銷，從道理上講，也沒有問題，只是增加了記帳憑證的數量。
　　
　　綜上所述，實現電算化會計以后，企業的會計人員在編制會計分錄時，既要遵循會計理論本身要求，又要考慮電算化會計軟件的要求，這些要求往往同手工習慣做法是不一樣，甚至是相互矛盾的，有些習慣做法本身是不正確、不規范的，會計人員需要結合會計理論和電算化會計的知識進行修正，以適應不斷發展的會計信息化的需要。