會計電算系統數據接口設計思想和方法

    會計電算系統通常可劃分為會計核算系統、財務管理系統和決策支持系統，各系統之間以及系統內部都存在著數據傳遞關系。核算系統要完成會計數據采集和加工處理，同時要向管理系統和決策支持系統提供有關的數據和資料，管理系統在對數據進行進一步加工處理的同時，也要向決策支持系統提供有關的分析資料和管理信息，以便決策支持系統作出相應的分析預測并且給出各決策方案。很明顯，任何系統都不可能完全獨立，總是與其它系統存在著這樣或那樣的直接或間接聯系，這種聯系更多地表現在系統間的數據傳遞（數據共享）。系統之間的數據傳遞是通過數據接口完成的，有時，甚至系統內部數據傳遞也需要由數據接口完成，而不是簡單的采集。在網絡環境下，會計軟件開發與應用就更應該注意系統間的數據傳遞，明確系統間在業務上的合理分工，這些都需要我們對會計軟件系統的數據接口技術進行研究和探討。

    一、數據接口

    數據接口是指用于完成各系統間和系統內部的數據傳遞的接口，在系統中通常設計成一個數據庫文件，傳出數據的系統通常對數據事先進行必要的加工處理，需要接收數據的系統按照用戶的要求（用戶事先定義的數據模式），到對方系統中采集耗年成傳遞的數據，然后送往數據接口，兩系統之間或系統內部通過數據接口完成了數據傳遞的任務。

    對示意圖解釋如下：

    1、數據模式數據接口的核心是數據模式，所謂數據模式是指應用系統對要傳遞的數據應在數據的來源、內容、公式定義、分類、匯總、數據格式、數據去向等方面的處理上作出相應的規定，此規定即為數據模式。數據模式是在軟件系統啟用的初期（通常是在系統初始化階段）由用戶設定的，正式應用時無需人工干預，大量的數據采集完全自動化。當然需要時用戶也可以對數據模式進行修改和維護，甚至重新定義。

    2、傳遞數據的形成要傳遞的數據的形成，不同的軟件系統可采用不同的策略，可以由接收數據系統采取主動按照數據模式到對方系統去采集，也可以由要傳出數據的系統先對數據進行加工，然后按照數據模式將數據傳遞過去，多數軟件系統采用的是前者。

    二、數據接口的應用及適用范圍

    總結我們長期軟件開發的經驗及教學實踐表明，會計軟件系統間的接口通常有以下三種形式。

    第一種數據接口：第一種接口可以定義為：系統間要傳遞的數據須在數據模式的基礎上，依據數據模式的定義，對數據進行一定的匯總、加工等處理才能在系統間進行傳遞。

    這種數據接口普遍適合電算化會計核算信息系統內各子系統間的數據傳遞，也適合電算化會計核算系統、財務管理系統與決策支持系統之間的數據傳遞。這種數據接口在實際應用中較為普遍。比如，從材料核算系統與賬務處理系統的分工來看，材料核算系統負責與本系統相關業務的明細分類核算，而材料的總分類核算在賬務處理系統完成，因此材料核算系統應定期將匯總結果傳遞給賬務處理系統，這需要事先確定數據模式，即數據的來源、公式定義、數據格式等，然后經過分類、匯總，按照指定的數據格式送人數據接口；賬務處理系統從數據接口讀取數據，并進行核對檢查，然后登賬使用。

    第二種數據接口：第二種數據接口只適合于電算化會計核算系統內各子系統之間的數據傳遞，要傳遞的數據的格式、內容基本上相同，無需再加工處理，只要傳遞過去就可以了，如材料核算系統若用銀行存款購買材料（實際成本）時，在本系統處理完畢后還應做成會計分錄；借：原材料，貸：銀行存款，傳送給賬務處理系統，這是因為賬務處理系統要對銀行存款賬進行處理，以便及時反映銀行存款的增減變動情況。

    這種數據接口從設計到實現就簡單多了。

    第三種數據接口：前兩種數據接口適用于系統間數據傳遞，第三種數據接口不是系統之間的數據傳遞，而是系統內部數據自動結轉，比如賬務處理系統內的數據結轉。賬務處理系統在期未結賬之前要進行賬項調整，某些賬戶的余額（或發生額）要結轉到另外一些賬戶上，就屬于這類數據接口。

    這種系統內部數據自動結轉與第一類數據接口設計方式基本類似，即需要事先確定數據傳遞的模式，并根據數據模式自動采集數據，自動生成機制轉賬憑證，送入系統內提供的數據接口，從而自動完成數據在系統內部的傳遞。但是要注意的是，機制轉賬憑證必須按規定順序形成，登賬時也按此順序，否則必然造成混亂，這是使用者應該特別注意的。

    第三種數據接口的設計與第一種接口相似。

    三、數據接口設計

    上面敘述的第一、第三種數據接口設計相似且比較復雜，我們以第三種接口設計說明其設計方法和過程。

    在賬務處理系統中，期末結賬之前，應對有關的收入、費用做賬項調整，在此基礎上，還需對一些賬戶的余額減發生額）在有關賬戶之間進行結轉，這些會計業務是相對固定的、每個期未結賬前都需重復進行。由系統自動完成轉賬業務，可以極大地提高系統的效率。

    1、系統處理自動轉賬流程要使系統自動完成轉賬業務，系統必須具備根據某種條件自動編制機制轉賬憑證，然后登記有關賬簿的功能，這一過程請參看下圖。（見下圖）

    2、數據模式定義下面是一個一貸多借的例子。

    期未結賬前，應該把“產品銷售收入”、“投資收益”、“營業外收入”等賬戶的貸方余額，從其借方轉入“本年利潤”的貸方，其會計分錄如下：借：產品銷售收入投資收益營業外收入貸：本年利潤上面給出一個會計分錄的格式，當然。只有上面分錄的格式是不夠的，作為一個完整的數據模式還應該指明該會計科目是轉入方（接收數據），還是轉出方（輸出數據），涉及哪筆金額除額或發生額），若是發生額，還需指明借貸方式。這些我們可以統稱為數據取得的方式，由此我們還可以進一步把數據模式定義為：數據模式一數據格式十數據取得方式。

    上面涉及到的數據可分為兩類：重復的和不重復的，據此我們把這些數據分別存放在兩個庫文件中，在這兩庫中存放了該轉賬憑證的格式和所有涉及到的數據的采集方式。

    3、數據采集與生成轉賬憑證使用某種計算機語言編程，利用上面兩庫，就要以完成數據采集，日期、制單、金額字段是在數據采集時填入的。有了數據和分錄格式，利用程序就可以按序生成轉賬憑證并送入數據接口，整個過程全部由系統自動完成，不需要人工干預。選用哪種語言編程并不重要，關鍵是掌握上面的分析設計思想。（作者單位：遼寧大學工商管理學院）

----摘自《財務與會計》2000年第5期