試運(yùn)行前的準(zhǔn)備及運(yùn)行

　　對(duì)于購(gòu)買的商品化軟件或有關(guān)部門推廣的通用軟件，使用前需要整理本單位會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)，確定電算化情況下記帳方法、核算形式、核算內(nèi)容和方法、制定相應(yīng)的管理制度、培訓(xùn)有關(guān)應(yīng)用人員、建立相應(yīng)的組織機(jī)構(gòu)以及系統(tǒng)初始化等主要工作。對(duì)于自己組織研制的會(huì)計(jì)核算軟件，會(huì)計(jì)核算業(yè)務(wù)整理和記帳方法、形式、內(nèi)容等都在系統(tǒng)分析階段就已確定，運(yùn)行前準(zhǔn)備工作的內(nèi)容主要為組織機(jī)構(gòu)設(shè)置、調(diào)整和人員分工、制度制定及初始化等。

　　下面主要介紹商品軟件運(yùn)行前的準(zhǔn)備工作。

　　一、會(huì)計(jì)核算業(yè)務(wù)的整理

　　購(gòu)買了商品化會(huì)計(jì)核算軟件后，接下來(lái)要做的第一件事就是要整理本單位會(huì)計(jì)核算業(yè)務(wù)，使之適應(yīng)電子計(jì)算機(jī)處理的需要。在手工核算下，一些單位，特別是會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作較差的單位，會(huì)計(jì)工作規(guī)范化較差，帳、證、表格式、內(nèi)容混亂，核算方法、程序不統(tǒng)一。同一類業(yè)務(wù)，不同的人做法不完全相同，而且不符合有關(guān)要求。會(huì)計(jì)軟件不提供某一具體核算的不規(guī)范處理方法，并且商品化會(huì)計(jì)核算軟件的功能、相應(yīng)的處理過(guò)程、方法和有關(guān)約定、要求都是在軟件研制時(shí)就規(guī)定好的， 所以作為商品化軟件與本單位手工核算方法之間，不可避免地有一定差別。要消除這些差別，一是對(duì)對(duì)商品化軟件作適量的二次開發(fā)、修改，但二次開發(fā)的量不能太大，否則就等于自己組織研制了；二是對(duì)單位會(huì)計(jì)核算業(yè)務(wù)進(jìn)行整理、調(diào)整，使之滿足商品化會(huì)計(jì)核算軟件的要求、規(guī)定。

　　二、記帳方法，程序的確定

　　記帳方法，曾經(jīng)有借貸記帳法，增減記帳和收付記帳法在種。有的商品化軟件可提供記帳方法的選擇，有的只能適應(yīng)某一種記帳方法。一個(gè)單位一般只采用一種記帳方法。目前，一般用借貸記帳法。目前手工核算方式，一般有記帳憑證記帳程序、日記帳記帳程序、科目匯總表記帳程序、匯總記帳憑證程序等幾種形式。采用電子計(jì)算機(jī)處理之后，業(yè)務(wù)量大小已不是主 要矛盾，因此計(jì)算機(jī)內(nèi)沒有必要沿用手工記帳程序記帳，沒有必要對(duì)記帳憑證進(jìn)行匯總或科目匯總等，依據(jù)記帳憑證直接登記明細(xì)帳、日記帳，然后總分類帳。目前一些單位的計(jì)算機(jī)記帳程序仍沿襲原單位手工記帳程序，就沒有很好地發(fā)揮計(jì)算機(jī)的優(yōu)勢(shì)、作用，影響處理效率的提高。

　　三、科目編碼方案的確定

　　商品化會(huì)計(jì)核算軟件一般都對(duì)會(huì)計(jì)科目編碼作原則規(guī)定，并允許各單位根據(jù)自身要求進(jìn)行設(shè)置。因此軟件使用前需確定本單位會(huì)計(jì)科目體系及其編碼。電算化條件下，會(huì)計(jì)科目設(shè)置既要符合會(huì)計(jì)制度規(guī)定，又要滿足本單位會(huì)計(jì)核算和管理要求，同時(shí)要考慮該商品化軟件對(duì)會(huì)計(jì)科目編碼的規(guī)定要求。我國(guó)會(huì)計(jì)制度對(duì)工商等行業(yè)的總帳科目及其編碼，由財(cái)政部統(tǒng)一規(guī)定。在保證核算指標(biāo)統(tǒng)一性的前提下，可根據(jù)實(shí)際需要并征得同意對(duì)統(tǒng)一規(guī)定的總帳科目作必要的補(bǔ)充。至于明細(xì)科目，有的在國(guó)家制度中規(guī)定，有的則可根據(jù)企業(yè)管理需要由企業(yè)自行規(guī)定。在滿足會(huì)計(jì)核算和管理要求；其次，科目設(shè)置應(yīng)滿足會(huì)計(jì)核算的要求；其次，科目設(shè)置應(yīng)滿足管理要求；最后，科目設(shè)置應(yīng)滿足編制報(bào)表的需要。

　　四、憑證、帳簿的規(guī)范化

　　商品化會(huì)計(jì)核算軟件中，一般都規(guī)定記帳憑證的種類和格式。不管怎樣規(guī)定，都需對(duì)手工記帳憑證進(jìn)行規(guī)范統(tǒng)一，以滿足計(jì)算機(jī)輸入需要。在會(huì)計(jì)核算軟件使用前，要確定哪些明細(xì)帳為數(shù)量金額式，哪些為三欄式，或多欄式，如果軟件不提供多種帳簿格式的選擇，同時(shí)核算又需要多種格式，則或進(jìn)行二次開發(fā)，或設(shè)立輔助明細(xì)帳以彌補(bǔ)軟件功能不足。為了保證從手工方式到電算化方式的順利轉(zhuǎn)換，還必須核對(duì)帳目，保證帳證相符、帳帳相符、帳實(shí)相符。科目期末額必須整理，同時(shí)還應(yīng)注意往來(lái)帳、銀行帳的清理。

　　五、會(huì)計(jì)核算業(yè)務(wù)的規(guī)范化和方案確定

　　這里，會(huì)計(jì)核算業(yè)務(wù)主要指固定資產(chǎn)、材料、工資、成本、銷售核算業(yè)務(wù)。固定資產(chǎn)折舊方法目前有三種，即綜合折舊法，分類折舊和單臺(tái)折舊法。目前國(guó)家規(guī)定，按分類折舊法計(jì)提折舊，使用計(jì)算機(jī)后完全可按單臺(tái)計(jì)提折舊。因此若軟件提供單臺(tái)折舊方法，應(yīng)盡量實(shí)現(xiàn)單臺(tái)折舊。材料核算，一般電算化情況下，核算到大類或小類，個(gè)別種類核算到規(guī)格，比較合理可行。原先各單位工資核算的內(nèi)容基本上是統(tǒng)一的，只是在工資項(xiàng)目上有所差別，但隨著經(jīng)濟(jì)體制改革的深入，工資計(jì)算方法差別也越來(lái)越大，有計(jì)時(shí)、計(jì)件工資，有工效掛鉤的效益工資，獎(jiǎng)勵(lì)浮動(dòng)工資等。成本核算方法的確定，一要看企業(yè)生產(chǎn)特點(diǎn)，二要看企業(yè)管理要求。企業(yè)生產(chǎn)特點(diǎn)可分為大量生產(chǎn)、成批特產(chǎn)和單件生產(chǎn)。手工核算方法，一般都已考慮生產(chǎn)特點(diǎn)，由于手工核算的局限性，其成本核算往往難以滿足企業(yè)管理的需要。成本核算方法一般都從計(jì)算產(chǎn)品成本出發(fā)，而對(duì)于成本控制、部門責(zé)任成本的核算與考核目標(biāo)成本的計(jì)算等很少考慮。隨著企業(yè)逐步走向市場(chǎng)，成為獨(dú)立的商品生產(chǎn)者，對(duì)于內(nèi)部管理的要求越來(lái)越高，成本計(jì)算除了滿足產(chǎn)品成本計(jì)算外，還要在成本過(guò)程控制、責(zé)任成本、目標(biāo)成本的考核方面發(fā)揮作用，因此在設(shè)計(jì)成本核算方案時(shí)，要充分考慮這些管理的需要。

　　系統(tǒng)試運(yùn)行

　　一、初始化工作

　　它是指在系統(tǒng)運(yùn)行前，根據(jù)確定的核算方案和軟件提供的功能，輸入總帳、明細(xì)帳余額，定義有關(guān)帳表結(jié)構(gòu)、內(nèi)容和處理方法，輸入有關(guān)系統(tǒng)內(nèi)相對(duì)固定的數(shù)據(jù)，如固定資產(chǎn)、工資固定信息等。這樣，當(dāng)日或當(dāng)月發(fā)生的有關(guān)業(yè)務(wù)憑證輸入計(jì)算機(jī)后，就可以試運(yùn)行了。系統(tǒng)初始化主要包括如下幾個(gè)步驟：

　　（1）建立科目編碼及中文名稱對(duì)照表，輸入全部總帳、明細(xì)帳科目期初余額。

　　（2）輸入有關(guān)核算子系統(tǒng)固定數(shù)據(jù)，主要包括職工工資數(shù)據(jù)、固定資產(chǎn)卡片、材料名稱、編號(hào)和計(jì)劃價(jià)格、產(chǎn)品名稱編碼、產(chǎn)品定額成本、工時(shí)費(fèi)用定額等。

　　（3）定義帳、表結(jié)構(gòu)、內(nèi)容及計(jì)算公式。

　　初始化通俗的解釋是“前期準(zhǔn)備”或者“怎么開始……”。我們把手工管理的帳務(wù)工作搬到計(jì)算機(jī)中去進(jìn)行處理，這就需要把目前手工帳本上的帳目、帳面數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換到計(jì)算機(jī)中去。這個(gè)過(guò)程我們叫做“帳務(wù)初始化”。

　　帳務(wù)初始化主要有以下三個(gè)方面的工作：

　　（1）建立符合本單位財(cái)務(wù)管理要求的管理控制體系。

　　（2）建立符合本單位核算要求的科目體系。

　　（3）建立適合本單位核算要求的軟件功能體系。

　　在帳務(wù)初始化功能中一般都有系統(tǒng)管理子功能，它的主要工作一般包括：財(cái)務(wù)人員工作及權(quán)限的分配、建立適合本單位核算要求的帳務(wù)結(jié)構(gòu)體系等。

　　二、建帳

　　建帳功能要解決的主要問(wèn)題是：

　　⒈ 如何根據(jù)自己?jiǎn)挝坏臉I(yè)務(wù)情況建立科目核算體系。

　　⒉ 如何建立帳簿， 形成總帳、銀行帳、現(xiàn)金帳、三欄明細(xì)帳、多欄明細(xì)帳、往來(lái)帳等。

　　⒊ 根據(jù)本單位的核算要求或習(xí)慣確定憑證的分類方法。

　　⒋ 進(jìn)行上年期末余額的結(jié)轉(zhuǎn)工作并對(duì)結(jié)轉(zhuǎn)的期初數(shù)進(jìn)行平衡校驗(yàn)。

　　⒌ 年終結(jié)轉(zhuǎn)工作。

　　三、填制憑證

　　在完成了科目設(shè)置、年初余額設(shè)置、銀行帳初始化以及往來(lái)帳初始化等工作后，我們開始進(jìn)行諸如填制憑證、復(fù)核憑證、登記銀行、現(xiàn)金日記帳的工作，這幾項(xiàng)工作統(tǒng)稱為日常帳務(wù)工作。填制憑證是會(huì)計(jì)日常的主要工作，財(cái)務(wù)人員根據(jù)原始憑據(jù)做出憑證，然后錄入到計(jì)算機(jī)中，這個(gè)過(guò)程就是填制憑證。在填制憑證時(shí)要根據(jù)軟件，應(yīng)考慮：

　　（1）一張憑證是由哪些因素構(gòu)成的？

　　（2）填制一張憑證的步驟有哪幾步？

　　（3）怎樣填制一張帶有外幣或者數(shù)量核算的憑證？

　　（4）怎樣在填制憑證時(shí)增加一個(gè)科目？

　　（5）怎樣修改一張正在填制的憑證？

　　（6）怎樣修改一張已經(jīng)填好的憑證？

　　（7）怎樣刪除、查詢打印一定條件的憑證？

　　為了保證憑證的正確性與合法性，我們要對(duì)填好的憑證進(jìn)行復(fù)核，只有通過(guò)復(fù)核的憑證系統(tǒng)才應(yīng)允許登帳。

　　銀行日記帳與現(xiàn)金日記帳的登錄功能也要具備。

　　四、登帳

　　主要包括：

　　⒈ 憑證匯總：按用戶指定的匯總條件對(duì)滿足這一條件的所有未記帳憑證進(jìn)行匯總，產(chǎn)生科目匯總表。

　　⒉ 記帳： 將用戶所填制的已審核未記帳憑證分別登錄到相應(yīng)的帳簿上去，同時(shí)產(chǎn)生往來(lái)帳及要與銀行進(jìn)行對(duì)帳的“待核銀行帳”。

　　⒊ 對(duì)帳：對(duì)帳的原則是：①總帳借方合計(jì)=總帳貸方合計(jì)； ②上級(jí)科目借方發(fā)生額總計(jì)=其下級(jí)所有科目借方發(fā)生額總計(jì)； 上級(jí)科目貸方發(fā)生額合計(jì)=其下級(jí)所有科目貸方發(fā)生額合計(jì)。

　　⒋ 結(jié)帳： 當(dāng)本月的憑證都已記帳后，我們要將該月的帳封好，以免再次被記帳。

　　結(jié)帳的原則是：在結(jié)帳的月份內(nèi)，不允許含有未記帳憑證，否則將不予結(jié)帳并提示相應(yīng)信息。

　　五、自動(dòng)轉(zhuǎn)帳

　　為了解決手工核算中的轉(zhuǎn)帳工作，減輕勞動(dòng)強(qiáng)度，可以對(duì)部分帳務(wù)實(shí)行自動(dòng)轉(zhuǎn)帳。

　　六、帳務(wù)數(shù)據(jù)的查詢與打印

　　包括對(duì)科目余額表、總帳帳頁(yè)、明細(xì)帳帳頁(yè)等會(huì)計(jì)資料的查詢、國(guó)內(nèi)較好的商品化軟件都做的非常靈活。特別是基于WINDOWS操作環(huán)境的客戶機(jī)/服務(wù)器結(jié)構(gòu)的帳務(wù)軟件。

　　七、銀行對(duì)帳

　　⒈ 銀行帳的初始化： 將所有未與銀行對(duì)上帳的業(yè)務(wù)輸入到計(jì)算機(jī)中，以便于利用系統(tǒng)繼續(xù)與銀行進(jìn)行對(duì)帳工作。

　　⒉ 輸入銀行的對(duì)帳單。

　　⒊ 銀行對(duì)帳： 通過(guò)本單位的銀行帳與銀行對(duì)帳單之間進(jìn)行核對(duì)的工作，即銀行對(duì)帳，能清理出銀行和本單位的未達(dá)情況。

　　⒋ 查詢銀行存款余額調(diào)節(jié)表。

　　⒌ 查詢銀行未達(dá)帳。

　　⒍ 查詢單位未達(dá)帳。

　　八、往來(lái)帳管理

　　往來(lái)對(duì)帳就是要完成具有往來(lái)業(yè)務(wù)的單位之間、單位部門之間以及單位與個(gè)人之間的往來(lái)帳目核對(duì)工作。

　　一般包括：

　　⒈ 往來(lái)明細(xì)帳定義

　　⒉ 往來(lái)帳初始化

　　⒊ 往來(lái)戶檔案管理

　　⒋ 往來(lái)帳查詢與打印

　　⒌ 往來(lái)對(duì)帳

　　⒍ 對(duì)帳單的查詢與打印

　　⒎ 往來(lái)戶余額的查詢與打印

　　九、日常管理

　　一般包括如下功能：

　　1. 月結(jié)帳務(wù)數(shù)據(jù)做備份

　　2. 數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)

　　3. 操作人員管理

　　4. 查詢打印

　　5. 網(wǎng)絡(luò)與數(shù)據(jù)庫(kù)管理等

　　以上功能的介紹，是針對(duì)一個(gè)典型的帳務(wù)系統(tǒng)一般所具有的功能，對(duì)于各個(gè)帳務(wù)系統(tǒng)來(lái)說(shuō)都有或多或少的變化。對(duì)于其它的系統(tǒng)如：報(bào)表系統(tǒng)、工資管理與人事管理系統(tǒng)、材料核算子系統(tǒng)、成本核算子系統(tǒng)、產(chǎn)成品與銷售核算子系統(tǒng)等的功能與性能這里不再細(xì)述，可參考其系統(tǒng)說(shuō)明。