目前，隨著會計電算化的發展，會計軟件市場迅速擴大，其種類繁多，如何選擇適合本企業的會計核算要求的通用會計軟件呢？在選擇會計軟件時，應注意軟件的合法性、安全性、正確性、可擴充性和滿足審計要求等方面的問題，以及軟件服務的便利，軟件的功能應滿足本單位當前的實際需要，并考慮到今后工作發展的要求。
（l）合法性。合法性是指會計軟件提供的功能，必須符合會計核算的規定。例如：軟件中采用的總分類會計科目名稱，編號方法，輸入的記賬憑證的格式等應符合國家統一的會計制度的規定；軟件應當同時提供國家統一會計制度允許使用的多種會計核算方法，以供用戶選擇；軟件應當提供機內記賬憑證打印輸出功能，可以提供原始憑證的打印輸出功能，必須提供會計賬簿、會計報表的打印輸出功能，打印輸出的格式和內容應當符合國家統一會計制度的規定。另外應當考慮版本的合法性。盜版軟件沒有可靠的技術保障，還可能出現數據丟失現象，對會計核算工作的正常進行，會帶來難以找回的損失。所以，用戶應取得合法的會計軟件，保障會計核算工作有條不紊地進行。
（2）安全性。安全性是指會計軟件提供的功能，能防止誤操作和作弊行為。例如：對于程序文件和數據文件，軟件應當有必要的加密或者其他保護措施，以防被非法篡改；軟件應當具有在計算機發生故障或者由于強行關機及其他原因引起內存和外存會計數據被破壞的情況下，利用現有數據盡量恢復到破壞前狀態的功能。
（3）正確性。正確性是指計算正確和防止輸入錯誤。例如：當輸入的記賬憑證重號，輸入的記賬憑證金額借貸方不相等，軟件應提示或者拒絕執行；軟件應當提供自動進行銀行對賬的功能，根據機內銀行存款日記賬與輸入的銀行對賬單及適當的手工輔助，自動生成銀行存款余額調節表；機內數據進行總分類賬、明細分類賬匯總的計算結果，應正確無誤；軟件應當提供機內會計數據按照規定的會計期間進行結賬的功能等。
（4）查詢性。查詢性功能是指能查詢機內總分類會計科目的名稱、科目代號、年初余額、期初余額、累計發生額和余額，能查詢記賬憑證。另外，設計復合條件查詢，模糊查詢，為使用會計信息人員提供方便。靈活的界面切換功能，可以使會計信息人員很靈活地尋找憑證、明細分類賬、總賬的信息資料。
（5）售后服務。售后服務包括：會計軟件的日常維護、用戶培訓、二次開發、相關技術支持和軟件版本的升級換代。目前，會計人員的計算機使用水平還不高，靠自身的能力，無法排除會計軟件運行中出現的全部故障，所以，還需要銷售單位派出人員加以解決。如果拖延，會計核算工作就會被迫停止。所以要了解培訓的內容、方式是否可行；維修服務人員是否充足；二次開發的方式是否具體；版本升級是否及時。
（6）價格。會計軟件售價中，一般包括軟件價格、售后服務與培訓價格。銷售報價時，有時按軟件價格報價，有時按兩部分總計全額報價。所以，要注意報價含義。
22.應建立哪些會計電算化內部管理制度？
開展會計電算化的單位應當根據工作需要，建立健全以下管理制度：
（l）崗位責任制。會計電算化崗位包括直接管理、操作、維護計算機及會計軟件系統的工作崗位。工作崗位包括電算主管、軟件操作、審核記賬、電算維護、電算審查和數據分析等。
（2）操作管理制度。操作管理制度主要內容包括：①明確規定上機操作人員對會計軟件的操作工作內容和權限，對操作密碼要嚴格管理，指定專人定期更換密碼，杜絕未經授權人員操作會計軟件；②預防已輸入計算機的會計憑證等會計數據未經審核而登記機內賬簿；③操作人員離開機房前，應執行相應命令退出會計軟件；④由專人保存必要的上機操作記錄，記錄操作人、操作時間、操作內容、故障情況等內容。
（3）硬件、軟件和數據管理制度。硬件、軟件和數據管理制度主要內容包括：①保證機房設備安全和計算機正常運行，對有關設備進行保養，保持機房和設備的整潔，防止意外事故的發生；②確保會計數據和會計軟件的安全保密，防止對數據和軟件的非法修改和刪除；③對正使用的會計軟件進行修改、升級等要有審批手續；④健全計算機硬件和軟件出現故障時進行排除的管理措施；⑤健全必要的防治計算機病毒的措施。
（4）電算化會計檔案管理制度。電算化會計檔案包括存儲在計算機硬盤中的會計數據以 及其他磁性介質或光盤存儲的會計數據和計算機打印出來的以書面形式保存的會計數據。建立電算化會計檔案管理制度的主要內容包括：①由專人負責；②防磁、防火、防潮和防塵，重要的會計檔案應有備份，存放在兩個不同的地點；③采用磁性介質保存會計檔案，要定期進行檢查，定期進行復制；④會計軟件的全套文檔資料以及會計軟件程序，視同會計檔案保管，保管期截止該軟件停止使用或有重大更改之后的5年。
23.什么是賬務初始化？
從目前會計電算化的發展水平來看，計算機賬務處理與手工賬務處理基本一致，因為計算機的賬務處理是模仿手工賬務處理而形成的。
手工賬務處理系統主要內容包括：根據會計科目設置賬戶；填制和審核記張憑證；錄入憑證；試算平衡；錯賬修改；對賬；結賬。
相應地，計算機賬務處理系統包括以下內容：憑證處理；記賬；結賬；查詢；對賬；系統管理（包括賬務初始）；打印輸出。
與手工建賬相類似，計算機賬務初始化主要包括會計科目和賬戶的設置及自動轉賬設置。
（1）設置會計科目和賬戶。主要設置以下項目：
①會計科目的級別。一般應設到三級，多的可以設到五級。②會計科目代碼。會計科目的代碼是指會計科目統一規定的代碼。目前，行業會計制度將一級會計科目代碼確定，企業可以根據情況增加會計科目和科目代碼。自定的會計科目的代碼，應與財政部規定的代碼的設定相吻合，例如：工業企業的資產為100，負債為200等等。二級以下的代碼可以自己設定，大公司和企業集團應統一考慮，設定統一的代碼，以便會計信息共享。③會計科目名稱。會計科目名稱應按會計制度的規定設置，不應隨意簡化，例如：將“應付福利費”設置成“福利費”；將“應收賬款”設置成“應收款”等等，都是不規范的。④會計科目的類型。會計科目的類型是指使用的會計科目屬于哪一類，即資產類、負債類、成本類和損益類，以明確該科目在計算機處理中所具備的一些特性，在具體操作中用代號來實現，一般用阿拉伯數字中的 l、2、3、4、5來代替。⑤賬戶的定義。賬戶定義就是對賬戶的格式和賬戶余額進行規定。賬戶的格式分三欄式、多欄式和數量金額式。賬戶余額是指設置賬戶的年初數、累計發生額和本期余額的借貸方向和金額。如果已記錄過手工賬，將手工賬轉為計算機記賬，那么，要將手工賬轉入計算機的數據是在賬戶定義這一環節完成，也就是將賬簿上要結轉的數據的借貸方向，發生額和余額，在此環節輸入計算機，以便以后按期輸入憑證。
（2）自動轉賬設置。企業的一些賬務處理往往是固定的，只是不同期間的發生額不同而已。例如：每期結束時，要做如下分錄：借記“產品銷售收入”賬戶，貸記“本年利潤”賬戶；借記“本年利潤”賬戶，貸記“產品銷售成本”、“產品銷售費用”、“產品銷售稅金及附加”、“管理費用”、“財務費用”等賬戶。因此，多數財務軟件都能提供了自動轉賬功能。這項功能的實現是按照事先的設置來進行的。自動轉賬設置包括：①業務憑證順序號；②經濟業務摘要；③科目代號或名稱；④借貸方向；⑤金額來源；⑥計算公式。 24.什么是報表定義？
會計報表是由報表格式和報表數據構成的。報表定義就是對會計報表的格式和數據來源的設定過程。會計報表的格式多種多樣，除會計制度規定的報表種類（資產負債表、損益表、現金流量表）以外，各行業、各企業還可能根據國家不同的管理機構和本企業的需要設置其他報表，如管理費用表、主要產品成本表、流動資產表、應交增值稅明細表、工資計算表、制造成本表等等。在通用會計軟件中，報表系統只是為用戶提供了自定義空白格式的功能，系統生成報表時，只能按用戶定義的格式生成。
報表的數據是按會計制度的規定，對已輸入的會計信息進行加工、整理、匯總、計算出來的。各報表的各個空白位置的數據，是依據設定的取數公式而形成的。數據的來源主要有：
（l）從賬中取數。從某賬戶中取某一時期或某一會計期間的某項數據。例如：通過科目代碼，確定獲取某一賬戶的余額，借方累計發生額或貸方累計發生額等；或者從幾個賬戶中取數，進行會計匯總，填入報表中的某一行某一列中，例如：資產負債表中“存貨”來源于“材料采購”、“原材料”、“包裝物”、“低值易耗品”、“材料成本差異”、“委托加工材料”、“自制半成品”、“產成品”、“分期收款發出商品”、“生產成本”等科目的期末借貸方余額相抵后的差額填列。
（2）從報表中取數。從報表中取數是指從已形成的當前報表或其他報表中獲取數據填入某行某列中，例如：合計欄是由以上的欄目數據匯總加計；資產負債表的“本年利潤”可以從損益表中獲取。
（3）手工輸入數。計算機尚未聯網時，下屬單位已有報表，為了匯總或分析，需要將下屬單位的報表中數據錄入計算機中。所以要手工輸入。
25.怎樣進行報表定義？
報表程序主要有三大系統：一是報表定義，即建立描述文件；二是報表輸出，即根據描述文件計算并打印報表、匯總表、分析表等多種報表；三是報表維護，它是為了保證程序的正常運行而做的輔助工作。
進行報表定義時，必須做好如下工作：一是要有一張空表的格式，即這張表的表頭是什么樣，表的欄目有多少，欄目的名稱是什么，有多少行，表尾有什么，我們可以在屏幕上畫一張空白的表格，并將其保存在一個文件里。我們稱這個文件為報表格式文件。二是要知道這張表的每欄數據是怎么來的，可以有兩個來源：其一是從賬目中取得某個科目的余額或發生額或年初數，我們稱之為“取數公式”；其二是從前期的報表或其他報表或本表中經過加減乘除等計算而來，我們稱之為“計算公式”。把兩個公式分別存在兩個文件中，一個叫“取數公式文件”，一個叫“計算公式文件”。最后，還要對各欄目橫平豎直檢查勾稽關系進行描述，將其存在一個文件中，稱之為“校驗公式文件”。因此，要建立一張報表，就要有報表格式、取數公式、計算公式和校驗公式這樣四個文件。因為這些文件都是描述某張報表的，故而統稱為“描述文件”。
一張報表就要有四個文件來描述它，如果要出多種報表，就要有許多描述文件。那么，到底哪四個文件是用來描述同一個文件的？為了使這些描述文件與實際打印的報表建立起聯系，就要建立一個表格信息文件，即讓操作者告訴計算機打印哪張報表，使用哪些描述文件，這就要建立一個管理文件，我們稱之“表格管理文件”。
這樣，進行報表定義時，就需要建立“報表格式”、“取數公式”、“計算公式”、“校驗公式”、“表格管理”等五個文件。
進行會計報表定義時還應注意如下兩個問題：
第一，為了取數方便，應在設置會計科目時，根據需要，多設明細科目。因為有些會計報表欄目中的數值，是根據一個或幾個一級會計科目的余額相加而形成的，例如：資產負債表中“貨幣資金”項目，是根據“現金”、銀行存款“、”其他貨幣資“科目的期末余額合計填列的。有的會計報表欄目中的數據要進行分析才能填列，例如：現金流量表中的”固定資折舊“項目，反映企業年度內累計提取的折舊，本項目應根據”累計折舊“科目的貸方發生額中屬于本期提取的計入成本費用的折舊數分析填列。如果是手工記賬，編制報表時可以把賬簿中的”累計折舊“賬翻出來一頁一頁地看，通過查看摘要內容，將本年度購買的舊的機械設備等固定資產中所含的折舊結轉數剔除，填列到現金流量表即可，而使用計算機時情況就不同了，公式很難根據摘要來設定；從”累計折舊“的貸方發生額中，又很難進行邏輯判斷，哪些是本年計提的計入成本費用的折舊，哪些是增加設備轉入的折舊。這樣就需要增設三個二級科目：”計入成本費用的折舊“、”非經營性計提的折舊“、”其他折舊結轉“，在編制現金流量表時，對于”固定資產折舊“欄就可以根據”計入成本費用的折舊“數來填列。
第二，應細致認真地描述公式。運算符號除了主要的＋、－、×、÷、＝等以外，還有＜（小于）、＞（大于）、≠（不等于）、≥（大于或等于）、≤（小于或等于）等邏輯運算符，在定義時不應出現錯誤。同時也要注意取數的借方貸方。例如：資產負債表中“資產總額”的年初數等于“負債及所有者權益”的年初數：“資產總計”的年初數等于“負債及所有者權益”的年初數：“資產總計”的期末數應等于“負債及所有者權益”的期末數。
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