會計電算化管理

　　一、內(nèi)部控制制度

　　一般部位建立的內(nèi)部控制制度無外于硬件方面的、軟件方面的、系統(tǒng)運行方面的及操作過程方面的有關(guān)規(guī)定。下面結(jié)合浙江省財政廳制定的《關(guān)于采用計算機替代手工記賬的審批規(guī)定》，就實行會計電算化應(yīng)該建立的內(nèi)部管理制度及其所包括的內(nèi)容予以詳細(xì)說明。

　　（一）操作管理制度

　　操作管理制度是針對每一個上機操作會計軟件而來制訂的，主要用來規(guī)范每一個操作人員的行為以及各自之間的權(quán)限限制。

　　除了軟件對操作方面作了一定的設(shè)計以外，制定并嚴(yán)格執(zhí)行操作管理制度，將會有效地保證會計軟件的安全運行，同時，也有利于會計內(nèi)部牽制制度的執(zhí)行。

　　操作管理制度從內(nèi)容上來看，一般包括以下幾項：

　　1、操作人員的工作職責(zé)和工作權(quán)限。盡管軟件一般都已有用戶管理功能，但其用戶管理的設(shè)置是由人工進行的，這就需要從制度上對操作人員的工作職責(zé)和工作權(quán)限加以規(guī)定，用來在用戶管理的設(shè)置和具體的操作中執(zhí)行。

　　2、預(yù)防原始憑證和記賬憑證等會計數(shù)據(jù)未經(jīng)審核而輸入計算機的措施。如規(guī)定記賬憑證必須經(jīng)有關(guān)審核人員審核并簽章后才能輸入計算機等。

　　3、預(yù)防已輸入計算機的原始憑證和記賬憑證等未經(jīng)核對而登記機內(nèi)賬簿的措施。如規(guī)定已輸入計算機的記賬憑證需打印出來由專門的核對人員核對并簽章后方可登記機內(nèi)賬薄等。

　　4、必要的上機操作記錄制度。如規(guī)定用操作日記的形式記錄每天的上機操作內(nèi)容等。

　　（二）硬件和軟件管理制度

　　對于擁有計算機的單位，無論是用于會計核算，還是用來其他工作，一般都要求制定硬、軟件管理制度。

　　通常的，硬件和軟件管理制度包括以下一些內(nèi)容：

　　1、保證機房設(shè)備安全的措施。如機房防火規(guī)定等。

　　2、保證計算機正常運行措施。如機房防潮、防磁及恒溫等方面的規(guī)定等。

　　3、會計數(shù)據(jù)和會計軟件安全保密的措施。如數(shù)據(jù)備份規(guī)定及不準(zhǔn)在計算機上玩電腦游戲等規(guī)定等。

　　4、修改會計核算軟件的審批和監(jiān)督制度。如規(guī)定會計核算軟件的修改需報經(jīng)單位總會計師批準(zhǔn)等。

　　（三）會計檔案管理制度

　　在實行會計電算化之后，隨頭著存儲介質(zhì)的改變，對會計檔案管理的要求也就比較嚴(yán)格，同時，對會計檔案的概念也就有所發(fā)展。在會計電算化情況下，除了打印輸出的賬、證、表以外，整個系統(tǒng)開發(fā)形成的全套文檔資料都屬于會計檔案的范疇，另外，對存有會計數(shù)據(jù)的有關(guān)介質(zhì)也應(yīng)妥善保管。

　　制訂電算化后的會計檔案管理制度，一般應(yīng)包括以下內(nèi)容：

　　1、實行會計電算化后的會計檔案經(jīng)計算機打印的書面形式保存，保存的有關(guān)規(guī)定按《會計檔案管理辦法》的規(guī)定執(zhí)行。

　　2、全套會計電算化系統(tǒng)文檔視同會計檔案保管，保管期截止至該系統(tǒng)停止使用或有重大修改后的三年。

　　3、妥善保管存有會計信息的磁性介質(zhì)或其他介質(zhì)的措施。如規(guī)定存有會計數(shù)據(jù)的磁盤應(yīng)存放在防潮防磁的容器內(nèi)等。

　　4、利用會計檔案的權(quán)限。如規(guī)定查詢以前年度的會計檔案應(yīng)經(jīng)有關(guān)人員批準(zhǔn)等。

　　5、保證會計檔案安全與完整的措施。如規(guī)定用計算機打印輸出的賬簿應(yīng)按會計檔案的有關(guān)規(guī)定裝訂成冊等。