PRA技術(shù)在企業(yè)財(cái)務(wù)管理領(lǐng)域應(yīng)用的條件

PRA技術(shù)是一種機(jī)器人流程自動(dòng)化技術(shù)，適用于流程定義清晰、重復(fù)有規(guī)則的交易活動(dòng)。在數(shù)字化信息化快速發(fā)展的大環(huán)境下，一部分簡(jiǎn)單重復(fù)有規(guī)律的財(cái)務(wù)工作將被PRA技術(shù)替代。

PRA技術(shù)最適用于定義清晰和極少例外情況下的重復(fù)、確定性流程，即應(yīng)用于大量既定規(guī)則的交易活動(dòng)，利用特定的軟件算法，與多個(gè)應(yīng)用程序交互，自動(dòng)完成各類(lèi)管理任務(wù)，進(jìn)而在用戶(hù)界面執(zhí)行事務(wù)流程。一個(gè)RPA財(cái)務(wù)機(jī)器人成功運(yùn)行，要考慮以下要素：

（一）工作流程是否標(biāo)準(zhǔn)化

財(cái)務(wù)機(jī)器人通過(guò)模仿人的行為，運(yùn)用已有的用戶(hù)接口來(lái)完成重復(fù)性流程，實(shí)際是按照既定規(guī)則的自動(dòng)化，僅適用于規(guī)則明確、標(biāo)準(zhǔn)化程度高的流程。如接收票據(jù)、審核、從ERP系統(tǒng)下載數(shù)據(jù)到Excel表格；移動(dòng)，篩選或者上傳信息到指定區(qū)域等工作，都是基于標(biāo)準(zhǔn)化規(guī)則的操作。

在財(cái)務(wù)實(shí)操過(guò)程中，無(wú)論是資金管理、報(bào)銷(xiāo)管理、稅務(wù)管理、檔案管理、固定資產(chǎn)管理，還是采購(gòu)到付款、訂單到收款、存貨到成本、總賬到報(bào)表、管控與合規(guī)，常見(jiàn)財(cái)務(wù)流程，都與RPA技術(shù)的應(yīng)用條件高度匹配，符合財(cái)務(wù)機(jī)器人的適用標(biāo)準(zhǔn)。

（二）操作內(nèi)容：數(shù)據(jù)是否大量重復(fù)

采用財(cái)務(wù)機(jī)器人處理業(yè)務(wù)需要投入一定的人力與資金，因此適用的流程必須是投入產(chǎn)出比合理的流程。首先，財(cái)務(wù)機(jī)器人應(yīng)當(dāng)被用于大容量數(shù)據(jù)的計(jì)算、核對(duì)、驗(yàn)證、審核判斷等，這部分流程如果由人工操作，出錯(cuò)率和人力成本將會(huì)顯著增加。

其次，流程應(yīng)當(dāng)具備重復(fù)性，必須有明確的、可被數(shù)字化的觸發(fā)指令和輸入，例如每日大量的交易核對(duì)和費(fèi)用單據(jù)的審核，流程不得出現(xiàn)無(wú)法提前定義的例外情況。典型的財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心常見(jiàn)流程里不少業(yè)務(wù)處理環(huán)節(jié)都具備高度的標(biāo)準(zhǔn)化、高度的重復(fù)性特點(diǎn)，符合財(cái)務(wù)機(jī)器人的適用標(biāo)準(zhǔn)，因此財(cái)務(wù)機(jī)器人在財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心有著廣闊的應(yīng)用空間。

（三）操作運(yùn)行是否跨越多個(gè)系統(tǒng)

當(dāng)單個(gè)程序無(wú)法有效完成任務(wù)且工作內(nèi)容跨越多個(gè)系統(tǒng)軟件時(shí)，RPA技術(shù)在工作中的高效性才能充分體現(xiàn)。它能兼容不同的系統(tǒng)、軟件，克服人為操作的局限性，自由地在不同的界面轉(zhuǎn)換。通過(guò)模擬人員的閱讀和操作方式，在不干擾、不改變現(xiàn)有企業(yè)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的情況下快速自動(dòng)完成相關(guān)任務(wù)。

例如登錄ERP系統(tǒng)，把實(shí)時(shí)銷(xiāo)售收入信息從模塊中導(dǎo)出來(lái)，上傳到PPT模板中形成圖表；或者把紙質(zhì)的憑證發(fā)票、賬冊(cè)、合同的信息掃描到計(jì)算機(jī)里，識(shí)別為電子邏輯信息，然后自動(dòng)去記賬、出具報(bào)表。

(四）流程和IT設(shè)備是否穩(wěn)定

在穩(wěn)定的流程和IT系統(tǒng)中，財(cái)務(wù)機(jī)器人能快速響應(yīng)任務(wù)要求，按設(shè)定的格式輸出信息。財(cái)務(wù)機(jī)器人不適合被部署到經(jīng)常變化的流程中去，頻繁升級(jí)或者變更流程會(huì)導(dǎo)致RPA項(xiàng)目維護(hù)難度直線上升，導(dǎo)致數(shù)據(jù)容易出錯(cuò)，產(chǎn)生高額的變更設(shè)計(jì)費(fèi)用，項(xiàng)目工期延期，用戶(hù)信任度降低。

結(jié)語(yǔ)：作為企業(yè)的天然數(shù)據(jù)中心，財(cái)務(wù)部門(mén)可以匯聚、分析經(jīng)營(yíng)相關(guān)數(shù)據(jù)，幫助企業(yè)洞察市場(chǎng)，預(yù)測(cè)趨勢(shì)，實(shí)現(xiàn)更加高效、科學(xué)、精準(zhǔn)的決策。為了實(shí)現(xiàn)更大的價(jià)值，財(cái)務(wù)部門(mén)需要將基于規(guī)則、重復(fù)性強(qiáng)、耗時(shí)耗力的工作自動(dòng)化，充分釋放人力價(jià)值，讓財(cái)務(wù)人員將更多精力投入到財(cái)務(wù)分析、預(yù)測(cè)等更具附加值的工作中去。RPA技術(shù)的應(yīng)用可以為財(cái)務(wù)自動(dòng)化轉(zhuǎn)型插上翅膀，同時(shí)也能破除財(cái)務(wù)工作的困局，大幅提升企業(yè)的經(jīng)營(yíng)管理效率。

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