——實施ERP過程中流程與財務融合的實務點滴
ERP系統成功上線并順利完成了交接，是大家值得慶賀的一件大事。在實施的過程中，也出現了這樣那樣的問題，但我們這個團隊自始至終循著“發現問題-分析問題-解決問題”這個模式，圓滿地處理了相關問題，確保了系統的正常運轉，終于讓當初不被人識的QAD公司的ERP系統由一只丑小鴨轉變成了一只白天鵝，在我們的日常工作中成了一項不可或缺的工具。由于ERP流程與財務的成功融合，公司還榮獲勝QAD公司2006年度最佳用戶獎。作為一名財務人員，有幸參與并見證了這一切，現將ERP實施過程中流程與財務融合的一些點滴成文，與大家分享。
初次結賬，遭遇過渡賬戶余額不平
有句俗話叫萬事開頭難，這句話一點也不假。對于運行QAD公司的MRG/PRO系統后財務的第一次結賬，大家心里難免有些忐忑。雖然是法定的元旦休息日，財務人員還是早早來到了辦公室，作好結賬前的準備工作，將所有的憑證過賬，然后將總賬余額和庫存余額一一核對……一切工作都有條不紊地進行著。在查看總帳余額報表時，我們發現了過渡賬戶（科目代碼999999）的借方和貸方金額不平。按當時設計過渡賬戶的思路，到結賬時它的借貸金額一定是相等的。接下來，我們查找總帳的明細帳，并將，一條一條的明細記錄被打印了出來，順著這個軌跡，我們最終查到了原因：在初始化設置賬戶時，未將所有委外加工的物料的項目設置全，而是設置為999999科目。鑒于這種情況，我從總賬模塊將過渡賬戶的余額作了調整，使過渡賬戶的借貸平衡了。
DR：999999 CR：庫存相關科目（1211/1221等）
結完賬后，對屬于委外加工的所有物料進行了賬戶設置，將物料及轉包使用差異和費率差異進行了科目設置（見附圖1）。
庫存與總賬比較：生產成本少了幾十萬
剛上線運行了四個月的ERP系統，因為公司發展戰略的需要而要轉換到新的庫中。這對大家來說又是一個嚴峻的考驗，但大家并沒有被困難所嚇倒。在對系統有四個月的操作經驗的指引下，大家按規范流程一步一步地抓落實。按系統的設計邏輯，庫中在制品的生產成本（庫存科目124110）應該與總賬的生產成本（總帳410110下的在制品科目）是相等的。但在系統轉換的一次核對中，發現這兩個數據是不一致的，前者比后者多了幾十萬。原因何在？首先我們將涉及到生產成本的明細記錄導了出來，經過緊張的計算、分析和比對，問題的癥結找到了：在進行加工單會計結算時，本應將生產成本中的工（Labour）和費（Burden）結轉到料上來，但我們在部門的維護中沒有設置工和費，這樣工和費未結轉到料上來，才導致賬戶的金額少了幾十萬。
原因找到了，接下來是賬務的調整，我們按差異的金額及時地在總帳中進行了工和費結轉到料上的賬務處理，確保了這兩項金額的一致，賬務處理為：
DR：410110 CR：410120 410130
同時，DR：410120 410130 CR：相關科目
結完賬后，在系統中對部門中的工費分別進行了設置（見附圖2科目為410120和410130）。經過追蹤，至今未出現類似的情況。
記賬憑證的金額出現了“？”號
在我們對ERP系統日常的操作和監控中，最有意思的一次莫過于發現記賬憑證的幾條記錄的金額出現“？”號了。這次的“？”號在我們的一次加工單會計結算就被發現了，于是對馬上問題進行了追蹤。經過對系統中運行數據的查找與分析，發現問題產生在加工單物料清單的維護上：因生產的需要，在發放未入BOM（Bill of material）的物料時，操作人員在“計量單位”這個欄目輸入了“？”，計算物料的價值時，數量的計量單位“？”乘以單價，這樣就使賬務上也出現了“？”的金額。
問題的原因查找到了，接下來的工作是如何處理。詢問了ERP的實施顧問，她們說以前還未見過這樣的情況。于是我們會同IT部在模擬庫進行了一系列的測試，做同樣的工單，一個輸入正確的計量單位，一個輸入帶“？”的計量單位，再將兩個工單產生的財務結果進行比較，然后根據正確財務結果的數據來填寫有“？”金額的記賬憑證（見附圖3），這樣，問題就得到了圓滿的解決。
重復生產怎么有余額了？
因為公司在ERP上線時是沒有進行工時匯報的，所以重復生產線是沒有庫存余額的。所發生的工費是這樣處理的：系統進行重復生產時，通過預提將其放入一個“水池”里，表現為該產品類生產成本的負數金額，實際發生的工費通過重復生產結算賬務處理流進這個“水池”，賬戶中為該產品類生產成本的正數金額。如有差異則是系統維護有誤。弄清了這個原理，我們的檢查并有了針對性。
一次，在檢查重復生產的在制品余額時，我們居然發現它有了余額！于是分析工作也緊鑼密鼓地展開了，在檢查到SMT（Surface mounting technology）工序的回沖（Flashback）事務時，這個異常便得到了合理的解釋：因當時回沖的物料更換比較頻繁，操作人員在回沖入庫時多回沖了某個訂單的數量，導致下一回沖序列有負數待沖數量（見附圖4） .這樣，解決問題的方案也出臺了，即用負數回沖了多回沖的這個訂單的數量。
當然，上述僅僅是我們解決系統流程與財務融合過程中所遇到的幾個典型事件而已。系統還在繼續運行，新的問題還會產生，但只要我們有了克難制勝的心態，一切問題都會迎刃而解。不僅如此，憑借ERP系統這個平臺，我們的財務核算工作也逐步由過去的事后控制變為事中控制和事前控制，在IT等部門的協助下，我們相繼開發出了費用控制表、零件成本變化曲線圖等模塊（見附圖5、6），為公司的管理上臺階提供了有力的依據。
我們深信，隨著QAD公司ERP系統運行的逐步深入和系統潛能的充分開發，ERP系統將在公司的發展壯大過程中發揮越來越重要的作用！
參考資料
1.QAD公司的MFG/PRO電子版文檔……………… QAD公司
2.企業會計準則
3.《企業成本學》………………………………李定安 主編
