采用電子計算機替代手工記賬，是指應用會計軟件輸入會計數據，由電子計算機對會計數據進行處理，并打印輸出會計賬簿和報表。替代手工記賬是會計電算化的目標之一。替代手工記賬后，各單位應做到當天發生業務，當天登記入賬，期末及時結賬并打印輸出會計報表；要靈活運用計算機對數據進行綜合分析，定期或不定期地向單位領導報告主要財務指標和分析結果。
（一）替代手工記賬的單位應具備的條件
替代手工記賬的單位，應具備以下條件：
（1）配備了適用的會計軟件和相應的計算機硬件設備。
（2）配備了相應的會計電算化工作人員。
（3）建立了嚴格的內部管理制度。
具備條件的單位應盡快采用計算機替代手工記賬。替代手工記賬之前，地方單位應根據當地省、自治區、直轄市、計劃單列市財政廳（局）的規定，中央直屬單位應根據國務院業務主管部門的規定，計算機與手工記賬并行三個月以上（一般不超過六個月），且計算機與手工核算的數據相一致，并應接受有關部門的監督。
替代手工記賬的過程是會計工作從手工核算向電算化核算的過渡階段，由于計算機與手工并行工作，會計人員的工作強度比較大，各單位需要合理安排財務會計部門的工作，提高工作效率。
計算機與手工并行工作期間，可采用計算機打印輸出的記賬憑證替代手工填制的記賬憑證，根據有關規定進行審核并裝訂成冊，作為會計檔案保存，并據以登記手工賬簿。如果計算機與手工核算結果不一致，要由專人查明原因并向本單位領導書面報告。
（二）替代手工記賬方式下的記賬憑證
記賬憑證的類別，可以采用一種記賬憑證或收、付、轉三種憑證的形式；也可以在收、付、轉三種憑證的基礎上，按照經濟業務和會計軟件功能模塊的劃分進一步細化，以方便記賬憑證的輸入和保存。
（三）計算機內會計數據的打印輸出和保存
計算機內會計數據的打印輸出和保存是替代手工記賬單位的重要工作，根據會計電算化的特點，各單位應注意以下問題：
（1）采用電子計算機打印輸出書面會計憑證、賬簿、報表的，應當符合國家統一會計制度的要求，采用中文或中外文對照，字跡清晰，作為會計檔案保存，保存期限按《會計檔案管理辦法》的規定執行。
（2）在當期所有記賬憑證數據和明細分類賬數據都存儲在計算機內的情況下，總分類賬可以從這些數據中產生，因此可以用“總分類賬戶本期發生額及余額對照表”替代當期總分類賬。
（3）現金日記賬和銀行存款日記賬的打印，由于受到打印機條件的限制，可采用計算機打印輸出的活頁賬頁裝訂成冊，要求每天登記并打印，每天業務較少、不能滿頁打印的，可按旬打印輸出。一般賬簿可以根據實際情況和工作需要按月或按季、按年打印；發生業務少的賬簿，可滿頁打印。
（4）在保證憑證、賬簿清晰的條件下，計算機打印輸出的憑證、賬簿中表格線可適當減少。
（四）介質存儲要求
采用磁帶、磁盤、光盤、微縮膠片等介質存儲會計賬簿、報表作為會計檔案保存的單位，應滿足以下要求：
（1）采用磁帶、磁盤、光盤、微縮膠片等介質存儲會計數據，不再定期打印輸出會計賬簿，應征得同級財政部門的同意。
（2）保存期限同打印輸出的書面形式的會計賬簿、報表。
（3）記賬憑證、總分類賬、現金日記賬和銀行存款日記賬仍需要打印輸出，還要按照有關稅務、審計等管理部門的要求，及時打印輸出有關賬簿、報表。
（4）大中型企業應采用磁帶、光盤、微縮膠片等介質存儲會計數據，盡量少采用軟盤存儲會計檔案。
