在財務軟件的使用中，定義賬套、系統設置，到憑證轉入、審核、記賬、結賬，每一個環節都不能省略，而且必須根據單位的實際去設置，因此大凡使用賬務處理系統的財務人員都基本上能熟練掌握及運用這些功能模塊。但在實際使用賬務處理系統時，許多人都忽略或未使用財務軟件中的一個相當便捷的模塊，這就是定義和運用自動轉賬分錄。
我們知道在會計業務中存在一類轉賬憑證，它們每月重復或年年重復且有規律地出現。例如，每月提取折舊費，按月上交稅金，按月發放工資，月底結轉管理費用到損益賬戶，年底進行收入、費用的決算等。這些憑證的摘要、借貸方科目，金額的來源或計算方法基本不變，如果我們要編制此類憑證，每月都將做許多這樣的重復工作，而且所取金額必須從計算機記賬后查閱，記錄后才能錄入，稍有不慎，就會出現遺漏或輸入錯誤。
因此，在財務軟件的賬務處理系統中專門設置了“自動轉賬分錄定義”模塊，我們可以把此類憑證的摘要、借貸方科目，金額的來源或計算方法預先設置好定義存入計算機，并用不同的“分錄號”標記命名。使用時，告訴計算機“自動轉賬分錄”的分錄號，由計算機自動調入該“自動轉賬分錄”，并根據預先定義的金額來源或計算方法自動取數，填制相應的金額并產生憑證。這樣就不必經常重復輸入此類憑證，可成倍地提高錄入速度。
自動轉賬分錄必須先定義后使用。在定義過程中有一定的難度，如熟練掌握了電子報表取數方法，其定義則難度不大，一旦定義成功，使用起來非常便捷。下面，筆者以安易軟件為例介紹一下自動轉賬分錄的定義。
定義自動轉賬分錄的三個難點解決了，其他問題也就迎刃而解。
一是“借／貸”符號的錄入。鍵入“J”則為“借”，鍵入“D”則為“貸”，至于方向與正常編制憑證的方向相同。
二是會計科目的輸入�？梢暂斎胫洿a，也可以按F2鍵調出一張科目代碼，科目名稱對照表，選擇應選科目即可；也可以直接輸入科目代碼。
三是金額來源，這是難點之中的難點。它主要指此科目的人民幣金額如何取得。此時按F2鍵可出現表達式復選框，雙擊所選項后出現金額選項框，雙擊所選項后確定即可。在實際工作中金額來源表達式是不同的，一些是從科目表取數，一些是從部門表取數，也有一些是常數和憑證輸入數，應根據實際情況逐步摸索使用。像稅率、折舊率、分配系數等則選“常數”。此時，出現“轉入常數”窗口，提示輸入一個常數。如稅率為33％，則常數輸入0.33，表達式中則乘以0.33作為常數的來源。為加快定義自動憑證速度，在自動憑證左下方有“公式遞推”框，對于同類科目，如52101（管理費用———工資）、52102（管理費用———辦公費）、52103（管理費用———其他）等，在金額來源設定中只要設定一項公式后，點擊“公式遞推”后，521的每一個下級科目都會自動增加，公式也會相應擴展。
定義好的自動憑證，為驗證其正確性，便于修改，可單擊“試編”。試編后的數據不會存入計算機，也不參與記賬，我們可放心使用。當然，不可輕易使用“編制”，否則我們只能用“刪除”鍵刪除。
