第一章 總則

　　第一條 為了切實做好我省各級國家行政機關的公文處理工作，使之規范化、制度化，根據《國家行政機關公文處理辦法》，結合我省實際情況，制定本細則。

　　第二條 國家行政機關的公文（包括電報，下同），是傳達貫徹黨和國家的方針、政策，發布行政法規和規章，請示和答復問題，指導和商洽工作，報告情況，交流經濟的重要工具。各級國家行政機關工作人員必須發揚深入實際、聯系群眾、調查研究、實事求是和認真負責的工作作風，克服官僚主義、形式主義和文牘主義，努力提高公文處理工作的效率和質量，為社會主義現代化建設服務。

　　第三條 公文處理必須做到準確、及時、安全。公文由各單位文書部門統一收發、分辦、傳遞、用印、立卷和歸檔。

　　第四條 各級國家行政機關的公文工作應當貫徹黨政分開的原則。

　　第五條 公文處理工作必須嚴格執行有關保密規定，確保國家機密安全。

　　第六條 各級國家行政機關從事公文處理的工作人員，要繼承和發揚忠誠積極，克已奉公，努力學習，鉆研業務，辦事認真，埋頭苦干，遵守紀律，嚴守機密的優良傳統和作風。

　　公文處理工作人員，應選配身體健康、歷史清楚、政治可靠、思想素質和業務素質優良具有高中以上文化程度的共產黨員或共青團員擔任，經過專業培訓，方可上崗工作，保持相對穩定。

　　第二章 公文主要種類

　　第七條 國家行政機關的主要公文種類有：

　　（一）命令（令）、指令

　　發布重要行政法規和規章，采取重大強制性行政措施，任免、獎懲有關人員，撤銷下級機關不適當的決定等，用“命令（令）”。

　　發布指示性的規定性相結合的措施或要求，用“指令”。

　　（二）決定、決議

　　對重要事項或重大行動作出安排，用“決定”。

　　經會議討論通過并要求貫徹執行的事項，用“決議”。

　　（三）指示

　　對下級機關布置工作，闡明工作活動的指導原則，用“指示”。

　　（四）布告、公告、通告

　　公布應當普遍遵守或周知的事項，用“布告”。

　　向國內外宣布重要事項用“公告”。

　　在一定范圍內公布應當遵守或周知的事項，用“通知”。

　　（五）通知

　　發布行政規章，轉發上級機關、同級機關和不相隸屬機關的公文，批轉下級機關的公文，要求下級機關辦理和需要周知或共同執行的事項，用“通知”。

　　（六）通報

　　表彰先進，批評錯誤，傳達重要情況，用“通報”。

　　（七）報告、請示

　　向上級機關匯報工作、反映情況、提出建議，用“報告”。

　　請求上級機關指示、批準的事項，用“請示”。

　　（八）批復

　　答復請示事項，用“批復”。

　　（九）函

　　相互商洽工作，詢問和答復問題，向有關主管部門請求批準等，用“函”。

　　（十）會議紀要

　　傳達會議議定事項和主要精神，要求與會單位共同遵守、執行的，用“會議紀要”。

　　會議決定事項如涉及人事任、免、機構設置、人員編制、經費劃撥以及政策性強、涉及面廣的重大事項等，必須以其它公文種類專項行文。

　　第三章 公文格式

　　第八條 公文格式通常由公文名稱、發文字號、簽發人、秘密等級、緊急程度、標題、主送機關、正文、附注、印章、發文時間、附件、主題詞、抄送機關等部分組成。

　　（一）公文名稱（或發文機關名稱），置于首頁頂端；發文安號之上，一般用紅色套印。幾個機關的聯合發文，應將主辦機關排列在前。

　　（二）發文字號，包括發文機關代號、年號、須序號，置于文件名稱之下的正中，幾個機關的聯合發文，一般只標明主辦機關發文字號。發文機關應確定固定的代號，并報上一級機關備案。

　　（三）公文標題，置于文頭橫線之下、主送機關之上，居中排列，兩端短于正文。一行排不下時可分列兩行以至數行，分行時注意不能把一個詞拆為兩部分。標題一般應標明發文機關全稱（“函”可以下標），準確簡要地概括公文的主要內容，并標明公文種類。在標題中，除發布的法規性文件應加書名號外，其它公文一般不加書名號。會議通過的文件，應在標題之下，正文之上的括號中注明會議名稱和通過日期。

　　（四）向上級政府報送的請示，應注明本級政府或本部門簽發人。簽發人，一般置于發文字號的右側。

　　（五）緊急公文按緊急程序分為“特急”、“急”兩種，標注在公文首頁右上角。

　　（六）秘密公文的秘密等級分為“絕密”、“機密”、“秘密”三種。注在公文首頁右上角；絕密、機密文件應有份數編號，注在公文首頁左上角。如果既是秘密文件，又是緊急文件，應先注明緊急程序，再注秘密等級，緊急程序和秘密等級上下排列。

　　（七）主送機關。置于標題之下、正文之上，起頭頂格。機關名稱應為全稱或規范化簡稱，排列順序力求相對統一。請示一般只寫一個主送機關。

　　（八）落款，包括發文機關、印章和年月日。機關印章應蓋在落款日期處，除會議紀要和翻印的文件外，國家行政機關的各類公文，無論是打印還是鉛印，都必須加蓋發文機關印章。印章與正文應保持一定間隔，如正文結束后落款需另起一頁，應在落款頁注明“此頁無正文”。落款的年月日以領導人簽發的日期為準。發文機關用全稱。幾個機關聯合發文，應將主辦機關排列在前，并按文頭上排列的機關順序加蓋印章。

　　（十）如有附注（如“此件發至縣級單位”、“此件可登報”等），應注在落款之下、主題詞之上，并加括號。

　　（十一）抄送機關，置于公文末頁下端。上下標以橫線。送上級機關的用“抄報”或“報送”，送同級機關和下級機關的用“抄送”。抄送（報）機關 名稱應用全稱或規范化簡稱，排列順序力求相對統一。

　　（十二）主題詞。置于抄送欄左上側，詞目之間應空有一定距離。

　　（十三）印發機關，設在公文末頁下方最終一行，注明公文的印發同關和印發時間。印發時間以送印日期為準。在印發機關及印發時間下方橫線的右下側，注明印發份數。

　　（十四）文字從左至右橫寫、橫排。公文紙一般用十六開型（長260毫米、寬185毫米），左側裝訂。需公開張貼的“布告”、“公告”、“通告”等用紙大小，可根據實際需要確定。

　　第四章 行文規則

　　第九條 各級國家機關的行文關系，應根據各自隸屬關系和職權范圍確定。

　　（一）同級政府各部門之間、具有業務對應關系的上下級部門之間，可以互相行文。政府各部門也可根據本級政府的授權和本部門的工作職權，對下一級政府直接行文，屬于授權審批的文件，應抄報本級政府備案。

　　（二）同級人民政府、一級人民政府同上一級政府的各部門、政府各部門之間，可以聯合行文。

　　（三）向下級機關的重要行文，應抄報直接上級機關，也可抄送同級有關部門。政府各部門向下一級人民政府的行文，應抄報本級人民政府。向上級機關的請示，除領導直接交辦的事項外，不要直接送領導者個人，也不要同時抄送同級和下級機關。

　　（四）受雙重領導的機關上報公文，應根據內容寫明主報和抄報機關，由主報機關負責答復請示的問題。上級機關向受雙重領導的下級機關行文時，應同時抄送另一上級機關。

　　（五）根據黨政分開的原則，行政機關一般不得直接向上級黨的組織行文，也不得在行文中同時將上級黨的組織和上級行政機關并列為主送機關。如公文內容涉及黨的工作，應與黨的組織聯合行文；一般應盡量減少黨政機關聯合行文。

　　（六）凡屬政府各部門職權范圍內的業務文件，可自行下達或與同級有關部門聯合下達，不要再報請上級機關批轉；需向上級主管部門報送的業務文件，應直接向上經主管部門行文，不要再向本級政府請示或要求以本級政府名議上報。

　　（七）各級國家行政機關不得越級請示，因緊急，特殊情況必須越級行文時，應說明情況并抄報越過的機關。

　　請示問題的行文程序為：

　　各地區行政公署、各市（地級）人民政府，省政府各工作部門、各直屬機構，可直接向省政府行文；

　　省政府各工作部門、各直屬機構所管轄的二級局和事業、企業單位，應向所屬上級部門（機構）行文；

　　各縣（市、區）人民政府，應向怕屬地區行政公署、市人民政府行文；

　　各縣（市、區）人民政府的委、辦、局及鄉政府，應向所屬縣（市）、區政府行文。

　　第十條 凡涉及幾個部門之間的問題，部門之間應協商一致后再行文。如有分歧意見，應由有關部門負責同志直接協商解決，在未取得一致意見以前，一律不得向下行文。確屬部門之間解決不了的問題，由主辦部門說明情況，提出意見并附相關部門的意見，報同級人民政府處理。

　　第十一條 向上級機關報送的請示公文，必須一事一報，不得一文數事，也不得將“請示”和“報告”混用或在情況報告和簡報中夾帶請示問題。

　　第十二條 各級國家行政機關向上級機關報送請示問題的公文時，一律經上級機關的辦公廳（室）按辦文程序處理，不得直接呈送上級機關領導人審批。

　　第十三條 凡經批準在報刊上發表的國家行政機關公文，應視為正式公文，必須遵照招待。如不另行文，應在發表時注明。

　　第十四條 凡是能通過當面協商、電話聯系、會議決定和領導面示等方式解決或答復的問題，可不另行文。

　　第十五條 各級國家行政機關應按規定份數向本級和上級人民政府報送文件。向上級政府報送的各類簡報、期刊等，要經過嚴格篩選。除必須向上級政府報告的重要情況和工作經驗外，一般的簡報、期刊不要不分輕得，逐期報送。

　　第五章 公文辦理

　　第十六條 公文辦理一般包括登記、分辦、批辦、承辦、催辦、擬稿、審核、簽發、繕印、傳遞、歸檔、銷毀等程序。

　　第十七條 公文由文書部門統一收發。通過會議等途經發給的公文（除會議要求收回的文件外），收文者回單位后應及時交文書部門登記處理。

　　第十八條 凡需辦理的公文、文書部門應根據公文內容和性質，按照規定的程序，及時送領導人批示或交有關業務部門辦理。內容涉及幾個部門的公文，應確定主辦部門。緊急公文、文書部門應提出辦理時限。

　　第十九條 凡涉及其他部門或地區的問題，主辦機關應主動會同有關部門或地區協商辦理，不關方面應積極協作配合。辦理結果由主辦機關負責匯總、有關方面會簽后上報。上報的公文，對有關方面不一致的意見，要如實反映。

　　第二十條 對上級機關交辦的公文和下級機關的請示，各級國家行政機關都應及時辦理和答復。對短期內難以辦結的事項，應說明原因，不得積壓擱置。復文時，應注明發文機關的文號或上級機關交辦的收文、轉辦號。

　　第二十一條 對辦理過程中的公文，文書部門要負責檢查催辦。對逾期或日久未辦的公文，要查明情況，限時辦結，防止漏辦和壓誤。對上級政府領導同志批標的重要問題，要列入查辦，限時專項辦理，保證按時上報辦理結果。

　　第二十二條 下級機關上報的公文，如有下列情況，上級機關的文書部門不作處理并退回原文；

　　（一）請示內容不符合國家法律、法規、不符合黨和國家的方針、政策，又未說明其特殊性的；

　　（二）不符合黨政分開原則的；

　　（三）無特殊情況的越級請示；

　　（四）應由報文機關自行解決或可以通過其它途經解決的；未經有關部門協商一致或雖經協商但沒有如實反映有關部門意見、不符合會簽程序的；

　　（五）一文數事、多頭主報、不蓋公章和其它明顯違反《國家行政機關公文處理辦法》以及本細則有關規定的。

　　第二十三條 公文處理必須嚴格執行有關保密規定。

　　（一）秘密（包括機密、絕密）公文要有嚴格的登記、簽收、保管制度。絕密文件和密碼電報一律由機要人員（或指定專人）負責簽收和管理；秘密文件應由機要通信部門或專人遞送，不能通過普通郵政寄送。

　　（二）禁止用普遍傳真機和明碼電報傳輸秘密公文和答復密電中提出的問題。

　　（三）禁止明碼電報和密碼電報混用。嚴禁在公文中出現“密碼電報”字樣和收、發電文號，嚴格禁止復印必碼電報，也不許將密碼電報全文原樣轉發。

　　（四）上級機關的發文，除絕密或注明不準翻印的以外，經下一級機關的秘書長或辦公廳（室）主任批準，可以翻印、轉發。翻印時，應注明翻印的機關、份數和時間。

　　第二十四條 草擬公文應注意：

　　（一）要符合國家的法律、法規，符合黨和國家的方針、政策及有關規定。如提出新的政策規定，應加以說明。

　　（二）情況要確實，觀點要明確，條理要清楚，層次要分明，文字要精煉，書寫要工整，標點要準確，篇幅要力求簡短。

　　（三）人名、地名、數字、引文要準確。時間應寫具體年月日。

　　（四）公文中的數字、除發文字號、統計表、計劃表、序號、百分比、專用術語和其它必須用阿拉伯數碼者外，一般用漢字書寫，在同一公文中，數字的使用應前后一致。計量單位，應嚴格執行《計量法》的統一規定。

　　（五）引用公文應注明制發機關、發文時間、標題和文號。

　　（六）用詞要準確、規范。在使用簡稱時，應先用全稱，并加以說明。不寫不規范的字。

　　（七）要根據公文內容和行文規則，準確使用公文種類，標明緊急程序和秘密等級。

　　第二十五條 公文送領導人簽發之前，應由文書部門或主辦業務部門的負責人審核把關，審核的重點是：

　　（一）有無必要行文。

　　（二）是否符合公文的審批程序和行文規則。

　　（三）公文內容是否符合黨和國家和方針、政策、法律法規、規章；與本機關過去已發的公文在內容上有無矛盾；措施和辦法是否切實可行。

　　（四）標題、文字、緊急程序、秘密等級、公文種類、格式等是否確切、規范，是否符合國家行政機關公文處理辦法和本細則的有關規定。

　　第二十六條 經審核無誤的公文草稿，應按公文的簽發權限送領導人簽發。

　　（一）向經上機關的重要請示、報告，以及政策性強、涉及面廣的重要公文，應由正職或委托主持日常工作的副職領導人簽發。

　　（二）內容依據會議決定或辦理例行手續的公文，由主要領導人授權，可由秘書長（或辦公廳、室主任）簽發。

　　第二十七條 草擬、修改、審批公文應用鋼筆、毛筆。文件主批人審批公文時應答署自己的意見、姓名和年月日，不能用劃圈代替。裝訂線左側不要批寫文字。

　　第六章 公文立卷、歸檔、銷毀

　　第二十八條 公文辦完后，應根據文書立卷、歸檔的有關規定，由文書部門或業務部門及時將公文定稿、正本和有關材料整理立卷。文收處理工作人員必須堅持經常收集整理，及時立卷，為歸檔做好準備。

　　第二十九條 公文立卷應以本機關形成的公文為重點，根據公文形成的特征、相互聯系和保存價值分類整理，保證立卷材料齊全、完整，正確反映本機關的主要工作情況，便于保管、查找和利用。

　　第三十條 每年五月底前應將上年度需要立卷歸檔的公文及時整理、裝訂。案卷立好后，要按照有關規定定期向檔案部門移交。移交時應有嚴格的交接手續。個人不得保存應存檔的公文。

　　第三十一條 對于沒有存檔價值和存查必要的公文，經過鑒別和主秘檔案工作的負責人批準，可定期銷毀。銷毀秘密公文，要進行登記，派人監督，保證不丟失、不漏銷。

　　第七章 附 則

　　第三十二條 本細則自發布之日起施行。本省過去發布的有關國家行政機關公文處理的規定，凡與《國家行政機關公文處理辦法》和本細則不一致的，以《國家行政機關公文處理辦法》和本細則為準。

　　1989年11月17日