第一章　總則

    第一條　為了貫徹中央辦公廳、國務院辦公廳頒發的《機關檔案工作條例》，加強我省各級黨、政機關、人民團體、（以下簡稱機關）檔案的科學管理，更好地為機關工作和社會主義各項事業服務，特制定本辦法。

　　第二條　機關檔案工作是機關工作的組成部分，是提高機關工作效率和工作質量的必要條件，是維護機關歷史真實面貌的一項重要工作，各級領導同志應予重視和支持。

　　第三條　各機關所形成的全部檔案，均應由本機關檔案部門集中統一管理，達到完整、準確、系統和有效利用的要求。

　　第四條　機關檔案部門必須貫徹執行黨和國家的保密、保衛制度，確保檔案和檔案機密的安全。

　　第二章　機關檔案工作任務、機構、體制、干部

    第五條　機關檔案工作的基本任務是，做好機關檔案室工作和對所屬單位的檔案工作進行指導、監督與檢查。具體任務是：

　　（一）對本機關文書部門或業務部門的文書立卷歸檔工作進行指導和監督；

　　（二）收集、整理、保管和統計本機關的檔案，向同級檔案管理機關報告工作；

　　（三）編制檔案檢索工具和參考資料，及時、準確地提供檔案為機關工作服務；

　　（四）負責檔案的鑒定、銷毀工作；

　　（五）定期向檔案館移交具有永久（地、市、縣機關包括長期）保管價值的檔案；

　　（六）收集、整理、保管與本機關檔案內容有關的資料，配合檔案提供利用；

　　（七）擬定本機關和本專業系統檔案工作的規劃，檔案的管理制度和辦法；

　　（八）進行調查研究，不斷總結、交流和推廣檔案工作的先進經驗；

　　（九）培訓本系統的檔案干部；

　　（十）完成領導交辦的與檔案工作有關的其它事項。

　　第六條　各機關必須設立相應的檔案工作機構。省直凡對下有業務指導關系的專業主管機關，應成立檔案處、科，對下沒有業務指導關系的，應建立檔案室。地（市）縣直屬機關也應建立檔案室（科），區、鄉（社）應建立聯合檔案室，由鄉黨委秘書集中統一管理各種檔案，并承擔對下屬機構的檔案業務指導任務。

　　第七條　各機關的檔案工作，要有一位負責同志分管，由辦公室主任或政秘部門的負責同志具體領導。業務上受同級和上級檔家業務管理機關的指導、監督與檢查。駐在地方的中央、省直屬單位的檔案工作，實行以專業主管機關為主，地方檔案管理機關為輔的管理體制。

　　第八條　各機關應為檔案部門配備政治上可靠，具有高中畢業或高中以上文化程度和一定專業知識、能夠勝任工作的相應數量的干部。

　　第九條　檔案干部應保持相對穩定。調出具有業務職稱的檔案干部，應事先征得檔案管理機關的同意。

　　第十條　檔案干部要努力學習馬列主義、毛澤東思想，堅持四項基本原則，認真執行黨和國家的各項方針、政策，熱愛檔案事業，刻苦鉆研業務，注意總結經驗，不斷提高政治思想、科學文化和檔案業務水平。

　　第十一條　各級專業主管機關的檔案部門都要采用多種形式，對所屬單位的文書、檔案干部進行業務培訓，組織經驗交流，開展學術研究活動，不斷提高他們的業務水平、學識水平和科學管理水平。

　　第三章　文書立卷和歸檔

    第十二條　機關要建立、健全文書平時歸卷和年終立卷歸檔制度。凡機關工作活動中形成的具有保存價值的文件材料（包括黨、政、工、團，人事、紀檢、保衛、財會等工作中形成的，以及機關領導人負責承辦完畢的文件材料），均應由文書部門或有關業務部門進行立卷、整理，并定期向檔案部門歸檔和移交。

　　第十三條　各單位應建立、健全文書立卷歸檔制度，并列入有關人員的職責范圍，作為對干部考核、晉升的內容之一。

　　第十四條　歸檔的文件材料，要做到齊全、完整，保持文件之間的歷史聯系，區分保存價值，分類清楚，案卷標題簡明確切，便于保管和利用。具體要求：

　　（一）要注意收集機關黨組和人事部門的文件材料，政治運動和案件材料；會議和外出活動帶回的文件材料；機關負責人、知名人士在各種會議上的講話、學術報告；上級負責人來本地區視察工作的講話、錄音帶、照片、題詞；內部工作計劃、調查、統計報告；重要的電話、值班記錄；作為文書檔案附件的圖表、圖紙、計算材料；反映機關及其領導人活動的簡報等文件材料。

　　（二）不同年代的文件要分年立卷；跨年代的案件要放在結案年代；跨年代的會議放在會議召開的年代；跨年代的長期規劃放在開始年代；跨幾個年度的工作總結放在針對的結束年代。

　　（三）文件和電報要按照內容的聯系，合并整理立卷。

　　（四）應按照保管期限表的規定，將不同價值的文件材料分別組卷，聯系密切的文件可以就高不就低。

　　（五）卷內文件按文件內容之間的聯系和事情的來龍去脈、發展過程、重要程度等，進行系統排列。

　　（六）案卷標題要簡明確切、通順、結構完整，并要準確地反映卷內文件的內容和文件排列的次序。

　　（七）永久、長期保管的案卷，要編寫卷內目錄，編定張號，填寫卷內備考表，去掉金屬物，裝訂時做到不漏頁，不倒頁，不壓字。

　　（八）填寫案卷目錄和書寫卷皮，一律用鋼筆或毛筆書寫，字跡要工整、清楚、美觀。

　　第十五條　機關檔案部門應積極對文書立卷工作進行檢查、指導，以保證立成案卷的質量。

　　第十六條　歸檔時間一般應在第二年第一季度，最遲不超過第二季度。交接雙方根據移交目錄清點核對，并履行簽字手續。

　　第十七條　各級檔案管理部門要對同級直屬機構，各級專業主管機關要對直屬單位的案卷質量實行驗收發證制度，凡案卷質量符合要求的，就發給合格證。

　　第四章　檔案的管理和提供利用

   第十八條　機關檔案室接收文書部門的案卷，按下列要求進行加工整理：

　　（一）　對每年形成的案卷，一般應先按保管期限后按組織機構或問題的方法進行排列，再按保管期限、年代、機構或問題的次序統一編大流水號（歸檔文件不齊全的，可用鉛筆暫編小流水號）。

　　（二）不同保管期限的案卷應分別編制案卷目錄。

　　（三）根據檔案內容和機關職能活動，逐年編寫當年機關沿革和檔案情況說明，其內容包括機關的性質、任務、人員編制，內部機構設置、工作分工、人員配備，機關領導人姓名、任職時間，機構和人員的變化情況，重要的工作活動，以及案卷整理的情況、問題等。

　　（四）縣以上黨、政領導機關制發的重要文件，除定稿和一份復印件歸檔外，還要保留兩套復印件，分別按文號順序或問題性質整理、編目，裝訂成冊，另行存放。

　　第十九條　機關檔案部門應建立檔案的登記、統計制度，對檔案的收進、移出、保管、利用數量和效果進行登記和統計，并按規定向檔案業務管理機關報送檔案工作基本情況統計表。

　　第二十條　機關檔案部門應根據國家的有關規定，制定本機關或本專業系統的《檔案材料保管期限表》，經機關領導人批準后執行，并報同級檔案業務管理機關備案。

　　第二十一條　機關應定期對超過保管期限的檔案進行鑒定。鑒定檔案必須在機關辦公室主任或秘書部門領導同志的主持下，由檔案部門和有關業務部門組成鑒定小組共同進行。鑒定工作結束后，要提出工作報告，對確無保存價值的檔案進行登記造冊，經機關領導人批準銷毀。批準銷毀的報告，要歸入機關全宗卷。

　　第二十二條　機關銷毀檔案，應指定兩人負責監銷，防止檔案遺失和泄密。監銷人要在銷毀清冊上簽字。

　　第二十三條　機關的檔案庫房和櫥柜要堅固適用，逐步達到防震，防盜、防火、防蟲、防鼠、防潮、防塵、防高溫、防光等要求。有條件的機關檔案部門，要逐步采用先進技術設備，實現檔案管理的科學化和現代化。

　　第二十四條　機關檔案部門要成立、健全庫房管理制度，定期和不定期地檢查檔案的保管狀況。對蟲蛀、霉變、紙質老化、字跡褪色的檔案要盡快采取補救措施。

　　第二十五條　機關檔案部門應根據檔案內容和工作需要，編制重要文件卡片（目錄）和專題人名索引等檢索工具，自編或會同有關部門編寫機關工作大事記、歷年組織沿革、基礎數字匯編、專題概要等參考資料，積極主動地開展檔案的利用工作，為機關各項工作服務并注意掌握檔案的利用效果。

　　第二十六條　機關檔案部門應建立健全檔案的借閱、摘抄、復制等利用工作制度。根據檔案的機密程度，確定不同的利用范圍、利用方法和審批手續。機關檔案部門保管的檔案，主要供本機關和上級主管機關使用，對外提供利用要從嚴掌握。提供機密檔案，要經機關領導人批準。

　　第二十七條　檔案保管人員調動工作時，應在離職前辦理交接手續。

　　第五章　檔案的移交

    第二十八條　省直機關（含三級機構）應將永久保存的檔案，在本機關保存二十年左右，省轄市、行署和縣以下機關應將永久、長期保存的檔案在機關保存十年左右，連同檔案目錄（一式三份）全宗介紹和有關的檢索工具、參考資料等，一并向有關檔案館移交，區、鄉（社）收到的上級黨．政機關普發的文件作短期保管，可不向縣檔案館移交。

　　第二十九條　各級臨時機構形成的全部檔案，必須系統地整理好，向有關主管機關的檔案部門或檔案館移交。一個機關的全部檔案是不可分割的整體，應統一向一個檔案館移交。

　　第三十條　機關撤銷或合并時，必須將本機關的全部檔案收集齊全，妥善保管，不得分散，并按下列辦法進行處理：

　　（一）撤銷機關的檔案，應向有關的檔案館進行移交或由有關主管機關代管；

　　（二）機關撤銷的業務分別劃歸幾個機關的，其檔案材料不得分散，可由其中一個機關代管或向有關的檔案館移交；

　　（三）一個機關并入另一個機關或幾個機關合并為一個新的機關，其檔案材料應移交給合并后的機關代管或向有關的檔案館移交；

　　（四）一個機關的一部分業務或者一個部門劃撥給另一個機關，其檔案材料不得帶人新劃撥機關，如果工作需要利用，可以借閱或者復制；

　　（五）機關撤銷或者合并時，沒有處理完畢的文件材料，可以移交給新的機關繼續處理，并作為新的機關的檔案加以保管；

　　（六）一個機關改變了領導關系，原工作活動中形成的全部檔案仍屬原來的全宗，實行集中統一管理。

　　第六章　附則

    第三十一條　各機關可根據本辦法結合本機關的具體情況，制定本機關的實施細則。

　　第三十二條　本辦法公布以前已整理好的檔案，只要附合以前的有關規定，一般不要調整。省直機關一九八二年及其以前的永久卷和長期卷應一道進館，從一九八三年開始只向省檔案館移交永久卷。

　　第三十三條　企業、事業單位的檔案工作應參照本辦法執行，其中科學技術檔案工作應按《科學技術檔案工作條例》辦理。

　　第三十四條　本辦法自批準之日起施行，一九七五年的《安徽省文書立卷和檔案工作暫行辦法》同時作廢。