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會計檔案自動備份淺析
會計檔案的自動備份，即不需人員操作，由程序自動對備份的時機進行判斷，當條件符合時，自動對會計檔案進行備份。本文試圖通過對會計檔案自動備份的必要性及可行性進行分析，對會計檔案的安全性作一探索。
一、會計檔案自動備份的必要性
1、現(xiàn)有的部分會計軟件，特別是一些專用會計軟件，按用戶要求，將打印輸出的帳簿、報表、憑證等作為會計檔案進行保存。會計人員在使用電算化會計軟件時，如不能及時和正確地對會計檔案進行磁性備份，當數(shù)據(jù)庫發(fā)生故障需要恢復(fù)時，往往沒有磁性備份可以利用。這就要求在程序設(shè)計時應(yīng)考慮這一現(xiàn)狀，在操作人員素質(zhì)偏低的條件下或使用單位不主動進行磁性介質(zhì)的備份時自動對會計檔案進行備份。這樣可以進一步降低對基層操作人員的要求，只要其保證錄入正確即可。當數(shù)據(jù)庫被破壞需要恢復(fù)時，如果沒有手工備份的數(shù)據(jù)庫，維護人員就可以利用自動備份的數(shù)據(jù)而不會受到影響。
2、現(xiàn)有的一些性能比較完善的電算化軟件考慮到數(shù)據(jù)庫的安全，將系統(tǒng)操作人員的操作時間、操作內(nèi)容以日志文件的形式予以保存，這樣在非合法用戶對系統(tǒng)進行改動或操作員對系統(tǒng)進行了非法操作，可以作為一條重要的線索及時更正，這在一定程度上保證了數(shù)據(jù)庫的安全性。但計算機技術(shù)的迅速發(fā)展，大大簡化了數(shù)據(jù)庫的修改，不運行應(yīng)用程序直接對數(shù)據(jù)庫進行修改的難度大大降低。例如：利用Delphi的SQL ExPloer可以直接對數(shù)據(jù)庫進行操作，且操作極為簡便，這方便了軟件開發(fā)人員和維護人員的工作。但是，一旦有人在不運行程序的情況下直接對數(shù)據(jù)庫進行修改，則日志文件中沒有記錄，監(jiān)察人員很難發(fā)現(xiàn)系統(tǒng)被改動過。具備自動備份功能的會計軟件可將備份庫隱藏在不易被發(fā)現(xiàn)的目錄下或其他硬盤中，當被修改的數(shù)據(jù)庫進行備份時，系統(tǒng)會將其與備份庫進行比較，如發(fā)現(xiàn)以前的數(shù)據(jù)與備份庫中的數(shù)據(jù)不一致，可提出警告，從而及時發(fā)現(xiàn)問題。
3、便于審計和監(jiān)督?？梢栽O(shè)想軟件開發(fā)商將自動備份的資料，如備份庫路徑、文件名等交給相應(yīng)機構(gòu)。在出現(xiàn)問題時便于審計和監(jiān)督。例如，審計部門在進行審計時，可與軟件開發(fā)商聯(lián)系，利用開發(fā)商提供的資料，直接對數(shù)據(jù)完整的備份庫進行審計，從而發(fā)現(xiàn)源數(shù)據(jù)庫與備份庫的不同，查出審計對象的非法操作。
二、會計檔案自動備份的可行性
1、自動備份的條件日益成熟。首先，當前計算機硬件的性能不斷提高，從處理速度來看，處理器的主頻已達到1000MHZ，這使計算機在自動備份會計檔案時，操作員幾乎察覺不到。從存儲量來看，10G以上正成為流行配置。備份數(shù)據(jù)庫不會對計算機中其他程序的資源要求產(chǎn)生太大影響。其次，計算機軟件技術(shù)在迅速發(fā)展，使軟件開發(fā)難度降低，從而使添加自動備份功能時成本增加不多。在突破性能與成本的束縛后，自動備份的技術(shù)應(yīng)在會計檔案的保存中發(fā)揮更大的作用。
2、解決思路。當時間符合軟件設(shè)定的條件時，例如每月的1號或每個星期五即自動對指定的會計檔案進行備份。備份的時機可以選在每次必須執(zhí)行的任務(wù)時，例如啟動應(yīng)用程序或應(yīng)用關(guān)閉程序時。根據(jù)筆者的經(jīng)驗，最好選擇在關(guān)閉程序時執(zhí)行，因為程序關(guān)閉時需要執(zhí)行的任務(wù)較少，這時執(zhí)行會計檔案備份的任務(wù)不會使操作員覺得等待時間太長而難以忍受，且技術(shù)上也較易實現(xiàn)，例如在Delphi中，只要在Onclose事件中輸入程序代碼，這樣當應(yīng)用程序關(guān)閉時，程序會自動判斷條件，從而決定是否對會計檔案進行備份。在備份時，將源數(shù)據(jù)庫的數(shù)據(jù)與備份庫進行比較，如果編號為源數(shù)據(jù)庫獨有，則說明是上一次備份后的新記錄，將其添加到備份庫中。如果編號相同而內(nèi)容不同，說明源數(shù)據(jù)庫被改動，提出警告等待進一步處理；如果編號與內(nèi)容均相同，說明記錄是正確的，則處理下一條記錄。
一、會計檔案自動備份的必要性
1、現(xiàn)有的部分會計軟件，特別是一些專用會計軟件，按用戶要求，將打印輸出的帳簿、報表、憑證等作為會計檔案進行保存。會計人員在使用電算化會計軟件時，如不能及時和正確地對會計檔案進行磁性備份，當數(shù)據(jù)庫發(fā)生故障需要恢復(fù)時，往往沒有磁性備份可以利用。這就要求在程序設(shè)計時應(yīng)考慮這一現(xiàn)狀，在操作人員素質(zhì)偏低的條件下或使用單位不主動進行磁性介質(zhì)的備份時自動對會計檔案進行備份。這樣可以進一步降低對基層操作人員的要求，只要其保證錄入正確即可。當數(shù)據(jù)庫被破壞需要恢復(fù)時，如果沒有手工備份的數(shù)據(jù)庫，維護人員就可以利用自動備份的數(shù)據(jù)而不會受到影響。
2、現(xiàn)有的一些性能比較完善的電算化軟件考慮到數(shù)據(jù)庫的安全，將系統(tǒng)操作人員的操作時間、操作內(nèi)容以日志文件的形式予以保存，這樣在非合法用戶對系統(tǒng)進行改動或操作員對系統(tǒng)進行了非法操作，可以作為一條重要的線索及時更正，這在一定程度上保證了數(shù)據(jù)庫的安全性。但計算機技術(shù)的迅速發(fā)展，大大簡化了數(shù)據(jù)庫的修改，不運行應(yīng)用程序直接對數(shù)據(jù)庫進行修改的難度大大降低。例如：利用Delphi的SQL ExPloer可以直接對數(shù)據(jù)庫進行操作，且操作極為簡便，這方便了軟件開發(fā)人員和維護人員的工作。但是，一旦有人在不運行程序的情況下直接對數(shù)據(jù)庫進行修改，則日志文件中沒有記錄，監(jiān)察人員很難發(fā)現(xiàn)系統(tǒng)被改動過。具備自動備份功能的會計軟件可將備份庫隱藏在不易被發(fā)現(xiàn)的目錄下或其他硬盤中，當被修改的數(shù)據(jù)庫進行備份時，系統(tǒng)會將其與備份庫進行比較，如發(fā)現(xiàn)以前的數(shù)據(jù)與備份庫中的數(shù)據(jù)不一致，可提出警告，從而及時發(fā)現(xiàn)問題。
3、便于審計和監(jiān)督?？梢栽O(shè)想軟件開發(fā)商將自動備份的資料，如備份庫路徑、文件名等交給相應(yīng)機構(gòu)。在出現(xiàn)問題時便于審計和監(jiān)督。例如，審計部門在進行審計時，可與軟件開發(fā)商聯(lián)系，利用開發(fā)商提供的資料，直接對數(shù)據(jù)完整的備份庫進行審計，從而發(fā)現(xiàn)源數(shù)據(jù)庫與備份庫的不同，查出審計對象的非法操作。
二、會計檔案自動備份的可行性
1、自動備份的條件日益成熟。首先，當前計算機硬件的性能不斷提高，從處理速度來看，處理器的主頻已達到1000MHZ，這使計算機在自動備份會計檔案時，操作員幾乎察覺不到。從存儲量來看，10G以上正成為流行配置。備份數(shù)據(jù)庫不會對計算機中其他程序的資源要求產(chǎn)生太大影響。其次，計算機軟件技術(shù)在迅速發(fā)展，使軟件開發(fā)難度降低，從而使添加自動備份功能時成本增加不多。在突破性能與成本的束縛后，自動備份的技術(shù)應(yīng)在會計檔案的保存中發(fā)揮更大的作用。
2、解決思路。當時間符合軟件設(shè)定的條件時，例如每月的1號或每個星期五即自動對指定的會計檔案進行備份。備份的時機可以選在每次必須執(zhí)行的任務(wù)時，例如啟動應(yīng)用程序或應(yīng)用關(guān)閉程序時。根據(jù)筆者的經(jīng)驗，最好選擇在關(guān)閉程序時執(zhí)行，因為程序關(guān)閉時需要執(zhí)行的任務(wù)較少，這時執(zhí)行會計檔案備份的任務(wù)不會使操作員覺得等待時間太長而難以忍受，且技術(shù)上也較易實現(xiàn)，例如在Delphi中，只要在Onclose事件中輸入程序代碼，這樣當應(yīng)用程序關(guān)閉時，程序會自動判斷條件，從而決定是否對會計檔案進行備份。在備份時，將源數(shù)據(jù)庫的數(shù)據(jù)與備份庫進行比較，如果編號為源數(shù)據(jù)庫獨有，則說明是上一次備份后的新記錄，將其添加到備份庫中。如果編號相同而內(nèi)容不同，說明源數(shù)據(jù)庫被改動，提出警告等待進一步處理；如果編號與內(nèi)容均相同，說明記錄是正確的，則處理下一條記錄。
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