淺談實行會計電算化后的會計檔案管理

來源: 《中國會計電算化》編輯： 2003/11/26 09:57:29　　字體：大小

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　　　隨著我國會計電算化事業的不斷發展，如何做好會計電算化會計檔案的管理工作，以使其發揮更大、更好的作用。筆者根據企、事業單位會計電算化工作的實踐，就如何做好會計電算化會計檔案的管理工作，談談個人的看法，僅供參考。
　　
　　一、會計電算化會計檔案的特點
　　
　　眾所周知，傳統的會計檔案是指會計憑證、會計帳簿和會計報表等會計核算專用材料，它是記錄和反映經濟業務的重要史料和證據。這些史料和證據具有嚴格的數據平衡性、時序性和嚴肅性、不得隨意篡改。各級企、事業單位實行會計電算化以后，由于產生了許多依附于計算機磁性介質上的數據與文件，財務人員的所有日常工作以及歷年會計資料的調閱均在計算機上完成，隨之而使會計檔案賦予了許多新的特點。筆者根據工作的實踐，總結出會計電算化會計檔案具有以下一些顯著特點：
　　 1、會計電算化檔案不僅保留了傳統意義上的會計檔案，而且還包括存儲在計算機硬盤中的會計數據、其他磁性介質或光盤存儲的會計數據。即會計電算化檔案存儲的范圍和領域擴大了。
　　 2、傳統的會計檔案具有直觀可視性，而存儲在磁性介質上的會計檔案必須在特定的計算機硬件與軟件系統環境中才可以使用，也才具有生命力。即會計電算化檔案的調用需要一定的軟硬件環境。
　　 3、會計電算化檔案的載體不僅是通過打印等輸出的傳統意義上的紙張，更主要的是磁性介質或光盤。即會計電算化檔案的保管不僅是作為會計資料信息載體的紙張而且更重要的是磁性介質或光盤。
　　 4、會計電算化檔案具有易遭破壞，難留痕跡的特點，同時他們又受載體的質量、載體存放環境、載體存儲信息的有效期等條件的影響，即對會計電算化檔案的安全性、完整性要求更高。
　　 5、實行電算化的時間越長，會計檔案與財務軟件的版本數越多，即會計電算化檔案更需要科學地管理。
　　
　　二、如何做好電算化會計檔案工作
　　
　　為了更有效地做好電算化會計檔案工作，我們必須根據電算化會計檔案的特點，分別做好會計檔案的收集、管理與保存、利用等方面的工作。
　　 l、電算化會計檔案的收集。所謂電算化會計檔案的收集是指在一定的時間間隔內(如一個會計年度)，把計算機系統中的所有會計數據拷貝(備份)存儲到磁性介質或光盤上，從而形成脫離于原計算機系統的會計檔案。財務部門應把財務數據的備份文件保存好，以防計算機硬件系統損壞后能在最短的時間內，在最小的損失下恢復原有的會計電算化系統。
　　除了備份之外，還應收集計算機硬件系統的型號、存儲空間的大小、外部設備的配套類型等;計算機操作系統、網絡操作系統以及漢字操作系統;財務軟件的編程語言、數據庫系統類型;財務軟件的系統名稱、版本號;財務軟件的銷售與維護公司的名稱、地址、電話與聯系人以及與會計電算化軟件系統相配套的各種說明書及使用手冊。
　　 2、電算化會計檔案的管理與保存。由于電算化會計檔案是存儲在磁性介質或光盤上的，根據這些信息載體的物理特性，在形成這些檔案時應準備雙份即采用“AB備份法”進行數據的備份，并且每份上要注明形成檔案的時間與操作員姓名，并貼上寫保護，存放在兩個不同的地點，以防止地震或火災等意外情況引起整個會計電算化系統的毀滅與系統的不可恢復性。在保存這些檔案時應遠離磁場，注意防潮、防塵等。對采用磁性介質保存的檔案，還應定期進行檢查，定期進行復制，防止由于磁性介質的損壞，而使會計檔案丟失，造成無法挽救的損失。
　　此外，還應注意電算化會計檔案與對應的財務軟件版本的一致性。因為在不同版本軟件下形成的會計檔案其會計數據的結構有可能不同，這就有可能產生會計檔案不能被調閱或者產生某些預料外的錯誤。因此，筆者建議會計電算化檔案除保存各版本的備份財務數據外還應保存對應版本的會計電算化軟件系統版本，二者的一致性是非常必要的。顯然，其收集與管理工作也是比較艱巨的。
　　 3、電算化會計檔案的利用。即電算化會計檔案的調閱。在長期開展會計電算化的過程中，隨著軟件系統的不斷升級，我們所調閱的會計檔案會有下述兩種情況:(l)所調閱的會計檔案的版本號與當前會計電算化系統版本號一致，此時只需將您所需調閱的檔案通過電算化軟件系統中的檔案調閱（或數據恢復)功能進行調閱即可;(2)所調閱的會計檔案的版本號與當前會計電算化系統版本號不一致，此時您只需在另外一臺電腦上安裝與此檔案相對應版本的電算化系統，然后再進行調閱。
　　
　　三、會計電算化會計檔案的整理與再利用
　　　
　　電算化會計檔案通過整理有著與傳統意義上的會計檔案所無法比擬的優勢。通過整理可以利用歷年的數據對本單位、本部門進行歷史會計數據的比較與分析，從而為企業或部門的決策者提供可靠的決策依據，另外還可以得出本單位、本部門、甚至某一地區過去、現在與將來的發展情況與發展趨勢，使決策者在遵循市場經濟規律的前提下，制定出適合自身發展的行為規范，改善經營管理、提高經濟效益。我們還可以利用會計電算化會計檔案的數據設計出一些有利于管理與決策的數據模型，建立一整套比較完善的決策支持系統，以實現會計電算化會計檔案的再利用。
　　實行會計電算化之后，除了日常的事務外，我們還應對整個計算機系統的安全性、穩定性做一定的工作，如計算機病毒的防范及最近的計算機千年蟲等問題。做好了以上工作，我們有理由相信會計電算化檔案的管理工作也一定會更出色，我們的工作也將會有條不紊，會計電算化事業也將會蒸蒸日上。
　　

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