從會計電算化到電子財務

來源: 編輯： 2004/12/06 09:54:54　　字體：大小

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    煙草行業財務電算化系統覆蓋率已接近100％，這為下一代財務信息化系統建設———ERP財務（企業資源計劃管理系統下的財務管理）系統奠定了較好的基礎，但應用模式的根本差異也在一定程度上影響了ERP財務的理解和實施。

    財務電算化系統使得會計人員從財務賬冊中解放出來，但并未從根本上提高財務信息質量。新的數字煙草建設策略導入了價值流管理思想，根據國外先進煙草企業的財務信息化經驗，與數字煙草戰略匹配的將是ERP財務、電子財務。核算是會計最基本的職能之一，但會計電算化系統和ERP財務系統之間應用卻存在著較大的差異，試比較如下。

    差異一：組織設置。組織設置是系統應用的基礎，是系統應用中最關鍵的因素之一。電算化系統通常對應會計主體與賬套、獨立核算單位與會計主體設置，企業無法選擇其他更適應于業務原型的組織設置方案。煙草企業除了法人、分廠、非法人的公司、駐外辦事處、部門等形式外還有更靈活的多級責任中心，ERP財務系統可以支持復雜的多組織體系并支持財務、業務獨立的組織架構。

    差異二：會計科目。會計科目是財務信息記錄、分類、匯總、統計的依據，但電算化系統與ERP財務系統在會計科目設置上存在較大差異。

    （1）結果型與過程型。電算化系統根據手工核算原理設置成結果型會計科目，僅記錄業務結果。而ERP財務強調財務與業務的實時一致性，記錄業務價值流全過程，利于實時監控、溯源查詢，科目設置屬于過程型。先進的與業務集成的ERP財務系統需要設置一些過渡科目，用于記錄價值流過程中財務核算暫不體現的業務動作。這些保證賬實實時相符的調整科目是確保企業管理決策層更實時、更真實、更透明地了解企業運營信息的基礎。以卷煙生產企業原輔料采購為例，在“貨到票未到”的情況下，原輔料驗收入庫或投入生產過程后，電算化系統中是無法體現其價值的，月末暫估后才會體現在當月報表中，但估價的不確定性及與真實業務的背離對于企業內部管理、內部控制有百害而無一益。ERP財務設置的過渡科目反映此原輔料相關的業務過程，它包括待檢、驗收、移庫、出庫、投產等一系列庫存狀態。這是實現財務業務一體化的前提。

    （2）核算型與管理型。電算化系統的科目設置是核算型的，而ERP財務的科目是管理型的。以最常見的債務類科目———應付賬款為例，電算化系統采用了與手工核算一樣的方式，即在一級科目應付賬款下設置供應商明細科目。這種方式易于理解，但無法對債務進行財務層面的監管，僅能滿足簡單的核算需求。相反ERP財務通過啟用專門監管應付債務的供應商子賬管理應付賬款，把供應商與采購業務集成管理，通過長期供應商與一次供應商的差別方案有效記錄、跟蹤、管理供應商及往來款項，內在的集成性確保總賬與子賬的實時一致性。同理可擴展至客戶管理、存貨管理、固定資產管理、資金管理等，由于這些子賬與業務實時集成，為業務財務共有，所以管理功能強大，方便融入業務財務部門的管理思想。

    差異三：信息源不同。電算化系統的信息源基本依靠手工錄入或部分的數據導入，而ERP財務系統的信息源與業務系統完全一致。信息源的惟一性，確保了財務信息的真實、實時、完整。

    兩系統間管理會計層面基本上沒有可比性，因為以成本管理為核心的管理會計，在模仿手工核算的電算化系統或非集成應用的財務系統中根本無法實現企業領導決策層關注的內部管理及內部控制。

    ERP財務融入了管理會計內的成本中心會計、產品成本會計、利潤中心會計、獲利分析會計、集團控制會計等，并通過業務信息倉庫構建包含管理駕駛艙、績效管理、業務計劃&預測模擬等內容的企業戰略管理平臺。

    國外先進企業的發展經驗證明，ERP財務的下一階段電子財務將融入更多的財務協作內容，并用供應鏈的管理思想革新財務運營方式，實現關系會計主體間的財務供應鏈管理。

    理解ERP財務、電子財務的管理思想有助于縮小行業財務系統與國外先進企業財務系統間的差距，進一步推進我國數字煙草戰略下的財務系統建設。

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