電子會計信息系統的應用控制

來源: 劉陽編輯： 2007/01/09 09:12:42　　字體：大小

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　　應用控制和具體的應用系統有關，是為確保數據處理完整、正確而實施的控制。

　　數據采集控制

　　電子商務環境下的會計數據采集分為兩種類型：手工采集和自動采集。

　　手工采集方式下的控制：第一，原始單據審核控制。原始單據的審核實際上是對數據合法性的認定，財務人員應根據審核無誤的單證輸入有關業務數據，既不能重復，也不能遺漏，更不能擅自修改。確保輸入系統的數據均被批準是輸入控制的首要任務。第二，輸入正確性控制。數據輸入到計算機中后，在送入計算機處理之前要對數據進行人工目測核對，看輸入的數據和原始單據有什么差異；然后，利用嵌入到計算機中校驗程序進行檢驗。第三，數據輸入完整性控制。在數據輸入時，對一批處理的業務單證，以某種特征為基礎（如憑證張數、金額）計算總數，輸入該批業務之后，由計算機程序自動計算該批總數，二者予以核對，判斷該批業務是否全部輸入到計算機。第四，錯誤糾正控制。對于輸入到系統中的錯誤數據應提供改正和重新輸入的機會，并且對改錯與重新輸入也要實施控制，要保留修改痕跡。

　　自動采集方式下的控制：第一，網上公證控制：利用網絡的實時傳遞功能實現原始交易憑證的三方監控。比如，每一家企業都在互聯網認證機構申請數字簽名和私有密鑰，當交易發生時，交易雙方將單據或有關證明均傳到認證機構，由認證機構核對確認，進行數字簽名并予以加密，然后將已加密憑證和未加密憑證同時轉發給雙方，這樣就完成了一筆交易雙方認可并經互聯網認證機構公證的交易。在這種交易中，交易一方因無法獲得另一方的數字簽名和私有密鑰，很難偽造或篡改交易憑證。主管人員或審計人員一旦對某筆業務產生懷疑，只需將加密憑證提交客戶和認證機構解密，將其結果與未加密的憑證對照，問題便迎刃而解。第二，電子單據審查控制：對于取得的電子單據要進行審查，審查電子單據的簽名、電子單據的合法與正確性等，以便為進一步的處理打下基礎。

　　數據處理控制

　　處理控制是通過預先編好的計算機程序實現的。常用的控制措施有：

　　處理權限控制。應用程序中應設計處理權限授權功能，只有經過授權批準的人員才能執行處理操作。

　　參照檢測控制。利用某些數據處理結果應當與另一組數據處理結果相等，或具有其他對應關系而對數據處理的正確性實施控制。

　　合理性檢驗控制。由計算機程序為數據處理結果確定一個合理的范圍，如果數據處理結果溢出范圍，則系統應自動報警，通知有關人員，以便查明原因。

　　業務時序控制。在應用系統處理業務的過程中，許多處理都是有順序關系的，違反順序的處理應該通過預先設置的檢查發現。

　　審計跟蹤控制。在數據處理過程中，應當產生必要的審計跟蹤，以便對各項交易進行追蹤審查。對于系統成功處理的交易應記錄在交易日志中，交給適當的用戶核對與系統的輸入是否一致；未能成功處理的交易應記錄在錯誤文件中，交給適當的用戶糾正錯誤并重新提交。

　　備份及恢復控制。在會計信息系統運行過程中，偶爾也會出現因意外情況而中斷處理的情況，如果此時正在對文件進行更新處理，數據的完整性將會受到破壞。因此，應當做一些必要的備份，一旦處理過程發生意外中斷，可恢復到處理前的狀態，并再次進行處理，從而保證數據處理的正確性。

　　數據輸出控制

　　輸出控制主要是保證輸出信息的正確性，并且要保證輸出信息只能提供給經過授權的使用者。輸出控制主要包括：

　　輸出數據的正確性控制。在IT環境下，特別是在集成環境中，數據的輸出有財務軟件的保證，一般不會出現錯誤。但以防萬一還是應該采取多種手段進行控制，如：合計數控制、抽樣統計控制、數據稽核控制等。

　　輸出權限控制。信息系統的輸出方式有屏幕顯示、打印輸出和電子版本輸出（磁盤輸出）。對于這三種方式都要設立相應的權限控制，可以與軟件集成，只有特定的、經過授權的用戶才可以執行輸出操作，而且不同權限的人應該只能輸出相應權限的內容。