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      關(guān)于提高審計(jì)效率的幾個(gè)重要步驟

      來(lái)源: 李梅·財(cái)會(huì)通訊 編輯: 2002/10/02 09:07:03  字體:

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        如何提高審計(jì)效率是每個(gè)會(huì)計(jì)師事務(wù)所都關(guān)注的問(wèn)題。許多會(huì)計(jì)師事務(wù)所已經(jīng)悟出,只要稍稍改進(jìn)一下工作方法,就可以在削減工作時(shí)間的同時(shí)保持甚至提高審計(jì)質(zhì)量,訓(xùn)事務(wù)所創(chuàng)造更多的盈利。AICPAPCPS業(yè)務(wù)部的一個(gè)專門(mén)調(diào)查委員會(huì)曾接受委托對(duì)一批以擁有健全質(zhì)量控制體系而著稱的中小型會(huì)計(jì)師事務(wù)所進(jìn)行了調(diào)查,從中發(fā)現(xiàn)了許多對(duì)提高審計(jì)效率行之有效的方法與措施。總的來(lái)說(shuō),這次調(diào)查研究表明,提高審計(jì)效率有四個(gè)重步驟: 
       
        一、管理和培訓(xùn)客戶 
          
        如果客戶能夠?yàn)閳?zhí)業(yè)的CPA提供一切有用的資料,審計(jì)人員的工作效率將會(huì)大幅度提高。反之,如果審計(jì)人員必須花費(fèi)大量時(shí)間自己整理所需資料,尋找、謄寫(xiě)所需文件,審計(jì)周期會(huì)大大加長(zhǎng)。位于美國(guó)貝塞斯達(dá)州馬里蘭市Johnson & Lambert 會(huì)計(jì)公司,為了防止這類問(wèn)題,其事務(wù)所已經(jīng)嘗試創(chuàng)建了兩套獨(dú)立的審計(jì)隊(duì)伍:一是個(gè)傳統(tǒng)審計(jì)隊(duì)伍;另一個(gè)被稱之為“全壘打”隊(duì)伍。“全壘打”隊(duì)的特點(diǎn)在于他們會(huì)為本職審計(jì)工作的順利開(kāi)展而對(duì)客戶進(jìn)行一些培訓(xùn),每次審計(jì)工作開(kāi)始前必須有一次與被審計(jì)單位高層人員的對(duì)話,告知其會(huì)計(jì)工作中有何不足之處,審計(jì)人員可以提供什么幫助以及收取業(yè)務(wù)費(fèi)用的根據(jù)。在此基礎(chǔ)上,審計(jì)人員將會(huì)擬定一份與傳統(tǒng)業(yè)務(wù)完全不同的業(yè)務(wù)約定書(shū),將會(huì)計(jì)工作與審計(jì)工作嚴(yán)格區(qū)分開(kāi)來(lái)。 
          
        而在達(dá)拉斯的Weaver& Tidwell會(huì)計(jì)公司,合伙人加里·霍夫曼(Garry Hoffman)則會(huì)在審計(jì)計(jì)劃討論會(huì)上與客戶共同協(xié)商提供業(yè)務(wù)效率的方法。 
          
        除此之外,調(diào)查還發(fā)現(xiàn)了其他確保客戶為審計(jì)業(yè)務(wù)做好準(zhǔn)備的方法:(1)從高層管理者開(kāi)始培訓(xùn);執(zhí)業(yè)者與客戶董事會(huì)成員會(huì)面,就審計(jì)價(jià)值問(wèn)題進(jìn)行交流,促使他們參與審計(jì)業(yè)務(wù)準(zhǔn)備工作;(2)將事情明晰化;事務(wù)所會(huì)以標(biāo)準(zhǔn)樣本及規(guī)定提交期限的方式提供一份所需會(huì)計(jì)資料的詳細(xì)清單;(3)當(dāng)顧客能夠提供符合標(biāo)準(zhǔn)的資料時(shí),降低審計(jì)費(fèi)用;事務(wù)所發(fā)現(xiàn)通過(guò)這項(xiàng)措施,可以大大減少CPA投入準(zhǔn)備工作中的時(shí)間,實(shí)現(xiàn)“雙贏”;(4)如果客戶還沒(méi)做好準(zhǔn)備,則根據(jù)情況調(diào)整計(jì)劃,重新安排實(shí)地調(diào)查程序;(5)幫助客戶逐步提高合作素質(zhì);剛開(kāi)始客戶有可能不能有效完成事務(wù)所期望的合作事項(xiàng),但是通過(guò)逐步訓(xùn)練,客戶將能越來(lái)越多的提供合作。 
          
        二、保持客戶與工作人員的穩(wěn)定 
          
        營(yíng)造良好的工作環(huán)境有助于審計(jì)效率的提高,這得到許多事務(wù)所的贊同。當(dāng)事務(wù)所能夠留住老顧客時(shí),因?yàn)閷?duì)客戶狀況和涉及的業(yè)務(wù)領(lǐng)域駕輕就熟,可節(jié)約許多重新了解和準(zhǔn)備的時(shí)間,可以更快找出有效的審計(jì)方法,提高審計(jì)效率。同時(shí),由于熟悉顧客情況,審計(jì)人員可以為客戶提供一些改進(jìn)工作方式等方面有價(jià)值的建議,為事務(wù)所客戶咨詢服務(wù)開(kāi)辟了溪徑。 
          
        成功的事務(wù)所還認(rèn)為,審計(jì)人員的相對(duì)穩(wěn)定也很重要,因?yàn)檫@有助于對(duì)具體客戶及對(duì)整個(gè)客戶經(jīng)驗(yàn)值的提升。為了防止人員的流失,事務(wù)所可采取的措施有:(1)在工作時(shí)間長(zhǎng)度上做一些努力,詳細(xì)列明和實(shí)施反超時(shí)政策;(2)完善激勵(lì)機(jī)制,為員工提供一個(gè)承認(rèn)和提高合伙人身份的機(jī)會(huì);(3)提供靈活的時(shí)間安排和穿著休閑服上班的政策,創(chuàng)造一個(gè)寬松的工作環(huán)境;(4)提供一份有競(jìng)爭(zhēng)力的報(bào)酬與紅利政策;(5)保持工作的趣味性,包括允許執(zhí)業(yè)人員在工作中享有相應(yīng)的權(quán)利,承擔(dān)相應(yīng)的義務(wù),鼓勵(lì)員工參與計(jì)劃過(guò)程。 
           
        三、正確的計(jì)劃過(guò)程 
           
        在被調(diào)查的事務(wù)所中,花費(fèi)在計(jì)劃方面的時(shí)間在整個(gè)審計(jì)過(guò)程中所占比例大相徑庭,從2%到25%之間不等。但大多數(shù)人都確信:對(duì)審計(jì)效率而言,計(jì)劃是關(guān)鍵。    
           
        計(jì)劃首先是要對(duì)客戶與自身情況有一個(gè)充分的了解。通過(guò)對(duì)客戶整體狀況的掌握,密蘇里州斯普林菲爾德市Davis. Lynn & Moots會(huì)計(jì)公司的托尼·林恩 (Tony Lynn)說(shuō):“我們大大降低了業(yè)務(wù)時(shí)間,不需要花費(fèi)大量時(shí)間在符合性測(cè)試上,可以更快進(jìn)入實(shí)質(zhì)性測(cè)試階段。”另外,作為計(jì)劃過(guò)程的一部分,事務(wù)所還會(huì)復(fù)核客戶前些年度的工作底稿,以便熟悉以往與客戶之間存在的問(wèn)題,找出自身在工作中可能存在的不足及可以改進(jìn)的地方。計(jì)劃過(guò)程中其他的步驟還有:(1)與客戶面對(duì)面討論工作進(jìn)程并闡明客戶自身的義務(wù);(2)將客戶的試算表下載到事務(wù)所的軟件中,為后續(xù)工作做準(zhǔn)備;(3)發(fā)送委托審計(jì)確認(rèn)書(shū);(4)準(zhǔn)備引導(dǎo)性的工作時(shí)間表;(5)與事務(wù)所其他喲審計(jì)人員共同復(fù)核上一年度計(jì)劃決議,吸取好的建議,對(duì)工作進(jìn)行改進(jìn)。 
          
        然而,調(diào)查中也發(fā)現(xiàn),并非所有成功的事務(wù)所都有詳細(xì)的計(jì)劃過(guò)程。有些只是簡(jiǎn)單地復(fù)核一下上一年度的審計(jì)業(yè)務(wù),看看有什么可以改進(jìn)的地方;有些則是在問(wèn)題很明晰的情況下,從審計(jì)開(kāi)始時(shí)就建立一個(gè)確定的工作計(jì)劃,不再更改。這些方法均需要擁有豐富的經(jīng)驗(yàn)作基礎(chǔ),因此也就越來(lái)越多地被那些擁有大量具有豐富審計(jì)經(jīng)驗(yàn)人員的小型事務(wù)所所采用。 
          
        四、風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估 
          
        調(diào)查發(fā)現(xiàn),將工作強(qiáng)度與風(fēng)險(xiǎn)水平相聯(lián)系,本質(zhì)上就是一個(gè)提高效率的好辦法。 
          
        為了減少審計(jì)工作量,分析性復(fù)核被認(rèn)為是最有效的辦法。一個(gè)工作效率高的審計(jì)隊(duì)伍每開(kāi)始進(jìn)行一個(gè)具體的審計(jì)步驟時(shí)都會(huì)想:我們是否可以采用分析性復(fù)核來(lái)完成呢?現(xiàn)在,每一位從業(yè)人員都正試圖采用分析性復(fù)核的方法來(lái)減少實(shí)質(zhì)性測(cè)試的工作量。這是因?yàn)椋治鲂詮?fù)核與實(shí)質(zhì)性交易測(cè)試相比有以下幾大優(yōu)點(diǎn):(1)節(jié)約審計(jì)時(shí)間;(2)可以及時(shí)發(fā)現(xiàn)有問(wèn)題領(lǐng)域;(3)實(shí)施起來(lái)更有趣,還可以幫助審計(jì)人員更深層次地了解客戶業(yè)務(wù)。 
          
        在審計(jì)過(guò)程中,可以用分析性復(fù)核代替交易測(cè)試節(jié)約審計(jì)時(shí)間的領(lǐng)域有:(1)應(yīng)收應(yīng)付及已收已付租金;(2)利息收入;(3)累計(jì)折舊;(4)薪金及薪金稅;(5)直接郵件募款收入及有關(guān)郵費(fèi);(6)供應(yīng)物資;(7)預(yù)付費(fèi)用(如租金,保險(xiǎn)費(fèi));(8)專業(yè)咨詢費(fèi)用;(9)年度會(huì)議收入。 
           
        除了工作重排與技術(shù)改進(jìn)外,其中被認(rèn)為是效率審計(jì)中關(guān)鍵的,可節(jié)約20%一30%的審計(jì)時(shí)間的是實(shí)地完成審計(jì)業(yè)務(wù)。其提高審計(jì)效率的小竅門(mén)有: 
           
        l、采用先進(jìn)技術(shù),減少繁重的謄寫(xiě)工作,使用膝上型電腦,甚至手提打印機(jī)來(lái)為實(shí)地工作提供方便; 
           
        2、在工作底稿中加入備忘錄,這樣能夠保留測(cè)試目標(biāo)及實(shí)施措施的記錄以及記錄下工作中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題;        
           
        3、認(rèn)按照工作進(jìn)程存放工作底稿,這樣能夠描述工作中每一步都做了些什么,為什么這樣做及結(jié)果如何; 
           
        4、減少文件數(shù)量,將工作底稿文件的厚度限制在一英寸以內(nèi); 
           
        5、保留一份從客戶手中得到的總結(jié)報(bào)告,而不要將所有資料都保存下來(lái),以免下一年度還要將所有有用或無(wú)用的資料都翻閱一遍; 

        6、召開(kāi)全所范圍內(nèi)的工作會(huì)議,以商討如何做好工作底稿的編制工作; 
          
        7、讓合伙人或上層管理者與實(shí)地工作者隨時(shí)保持聯(lián)系,減少信息反饋的時(shí)間及總的工作時(shí)間。這樣,實(shí)地工作者能夠就有關(guān)問(wèn)題得到迅速指示,以便及時(shí)改變對(duì)審計(jì)工作的安排; 
          
        8、將工作底稿模式及流程標(biāo)準(zhǔn)化,這樣便于理解,也使得工作底稿中的數(shù)據(jù)更具參考價(jià)值。 
          
        其實(shí),提高審計(jì)效率并沒(méi)有一個(gè)固定的模式,無(wú)論事務(wù)所的工作方式如何,通過(guò)探索都一定可以發(fā)現(xiàn)能夠提高審計(jì)效率的方法。
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