如何管理企業(yè)外埠資金？

　　外埠資金作為企業(yè)貨幣資金的一部分，如疏于管理，可能出現(xiàn)資金流失、費(fèi)用失控等現(xiàn)象，影響企業(yè)經(jīng)營秩序，嚴(yán)重的將波及企業(yè)生存安全。

　　企業(yè)在經(jīng)營活動(dòng)中需要在生產(chǎn)區(qū)域之外開設(shè)銀行賬號(hào)，組織材料的采購、零星結(jié)算等，以壓縮結(jié)算周期和管理成本，這一部分資金統(tǒng)稱為企業(yè)的外埠資金。從核算方式看，部分企業(yè)將外埠資金反映在“銀行存款”或“其它貨幣資金”科目，納入企業(yè)貨幣資金核算；也有企業(yè)將外埠資金反映在“其他應(yīng)收款”科目，通過往來賬項(xiàng)核算。從管理角度看，因外埠資金遠(yuǎn)離企業(yè)管理本部，資金收付業(yè)務(wù)需要一定的時(shí)間才能反映到企業(yè)資金控制中心，管理起來較為困難，是貨幣資金管理的薄弱環(huán)節(jié)。但外埠資金作為企業(yè)貨幣資金的一部分，如疏于管理，則可能出現(xiàn)資金流失、費(fèi)用失控等現(xiàn)象，影響企業(yè)經(jīng)營秩序，嚴(yán)重的將波及企業(yè)生存安全。因此，加強(qiáng)外埠資金管理，是企業(yè)資金管理的重要組成部分，必須采取切實(shí)可行的管理措施，以保障企業(yè)資產(chǎn)的安全完整。根據(jù)目前多數(shù)企業(yè)狀況，筆者建議在管理外埠資金時(shí)應(yīng)重點(diǎn)從以下幾個(gè)方面著手：

　　一、加強(qiáng)外埠資金賬戶設(shè)立時(shí)的審查。企業(yè)因經(jīng)營活動(dòng)需要而在外埠開戶時(shí)，企業(yè)財(cái)務(wù)部門應(yīng)加強(qiáng)對開戶的審查，重點(diǎn)審查設(shè)立的必要性、規(guī)范性、可控性和唯一性。只有資金收付業(yè)務(wù)頻繁、持續(xù)時(shí)間較長的經(jīng)營單位如企業(yè)組建的非法人駐外辦事機(jī)構(gòu)等，才有必要開設(shè)銀行賬戶。財(cái)務(wù)部門應(yīng)對需開戶的單位及業(yè)務(wù)進(jìn)行可控性和規(guī)范性測驗(yàn)，特別注意審查監(jiān)督的有效性和賬務(wù)處理的可操作性。唯一性的涵義有兩種，一是指經(jīng)審查同意開設(shè)外埠賬戶的任何一個(gè)單位或一項(xiàng)業(yè)務(wù)，只能開設(shè)一個(gè)外埠賬戶，以便于企業(yè)財(cái)務(wù)部門隨時(shí)了解資金流向；二是指外埠存款賬戶只能在指定的用途下使用。雙重涵義體現(xiàn)了賬戶歸企業(yè)所有、管理受企業(yè)監(jiān)控的特點(diǎn)。需要說明，企業(yè)外派職工以私人名義設(shè)立的銀行戶頭或信用卡，屬于職工個(gè)人所有，應(yīng)與企業(yè)外埠資金嚴(yán)格區(qū)分，不得通過外埠存款賬戶進(jìn)行結(jié)算，以分清責(zé)任，防止差錯(cuò)和舞弊行為的發(fā)生。

　　二、明確外埠資金負(fù)責(zé)人，建立崗位責(zé)任制。企業(yè)設(shè)立外埠資金的根本目的，是為特別部門或業(yè)務(wù)結(jié)算上的便利，因此外埠資金終歸有明確的使用者。一旦外埠資金設(shè)立，企業(yè)即應(yīng)明確外埠資金管理責(zé)任人，企業(yè)財(cái)務(wù)部門可以委托外埠資金的使用者為管理負(fù)責(zé)人，以企業(yè)規(guī)章制度或合約的形式，明確管理負(fù)責(zé)人與企業(yè)財(cái)務(wù)部門的權(quán)利義務(wù)關(guān)系、外埠資金授權(quán)額度、開支范圍及用途。企業(yè)財(cái)務(wù)部門應(yīng)同時(shí)設(shè)置監(jiān)控外埠資金的會(huì)計(jì)崗位，規(guī)范資金使用程序，及時(shí)反饋外埠資金負(fù)責(zé)人資金使用的準(zhǔn)確性和合理合法性。

　　三、健全內(nèi)控制度，實(shí)施必要的監(jiān)控管理手段。在審查開戶的基礎(chǔ)上，財(cái)務(wù)部門應(yīng)健全內(nèi)部控制制度，對外埠資金管理的方法、原則、程序進(jìn)行規(guī)范。外埠資金應(yīng)強(qiáng)調(diào)過程管理，掌握外埠經(jīng)營單位的財(cái)務(wù)狀況，發(fā)現(xiàn)問題，及時(shí)采取補(bǔ)救措施。以筆者對部分企業(yè)的調(diào)查，建議強(qiáng)制外埠資金必須在“銀行存款”賬戶或“其它貨幣資金”賬戶中反映，不得在往來賬款中核算和歸類，有條件的外埠資金使用者，應(yīng)建立規(guī)范的財(cái)務(wù)賬目記錄；不具備建賬條件的，至少應(yīng)建立外埠資金收付“流水賬”，以備財(cái)務(wù)部門核對審查，審計(jì)部門監(jiān)督，保持資金使用的可追溯性。可追溯性是企業(yè)內(nèi)控制度嚴(yán)密程度的重要體現(xiàn)，外埠資金的流動(dòng)必須有真實(shí)可靠的記錄，健全違規(guī)行為的處罰措施，確保外埠資金的運(yùn)作納入工廠正常管理渠道。外埠資金的使用者，必須通過可靠途徑，及時(shí)向企業(yè)財(cái)務(wù)部門傳遞外埠資金收支單據(jù)，包括銀行資金劃付憑證、銀行對賬單等，一方面這是企業(yè)會(huì)計(jì)檔案的重要組成部分，另一方面也便于企業(yè)財(cái)務(wù)部門及時(shí)進(jìn)行賬務(wù)處理，保證賬、款一致。如出現(xiàn)賬、款不一致時(shí)，企業(yè)即可采取資金保全措施，凍結(jié)外埠存款賬戶，待查明原因、明確責(zé)任后，予以解凍。

　　四、保留企業(yè)對外埠資金的統(tǒng)一調(diào)度權(quán)。外埠資金是企業(yè)貨幣資金的重要組成部分，企業(yè)財(cái)務(wù)部門可通過預(yù)留銀行印鑒等方式，保留對外埠資金的統(tǒng)一調(diào)用權(quán)。外埠資金在使用上雖然具有一定目的性，資金管理責(zé)任人雖然在授權(quán)額度內(nèi)有一定的調(diào)度權(quán)限，但當(dāng)企業(yè)財(cái)務(wù)部門認(rèn)為必要時(shí)，仍有權(quán)將外埠資金調(diào)回企業(yè)本部，以滿足企業(yè)管理高層對資金的需求和對外埠資金負(fù)責(zé)人的監(jiān)督。

　　五、充分認(rèn)識(shí)外埠資金特有的時(shí)間性。在特定的時(shí)間內(nèi)，企業(yè)通過外埠資金來完成某一特定的經(jīng)營活動(dòng)，當(dāng)建立外埠資金的理由不復(fù)存在或已經(jīng)轉(zhuǎn)移時(shí)，企業(yè)財(cái)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)清理外埠資金，收回余款，注銷賬戶。

　　外埠資金因其特殊性，在使用過程中必須慎之又慎，在管理上要常抓不懈，緊盯不放，一方面給企業(yè)創(chuàng)造寬松的經(jīng)營環(huán)境，另一方面也不給不法分子以可乘之機(jī)，以保障企業(yè)資產(chǎn)安全。

　　六、財(cái)務(wù)管理過程中應(yīng)注意外埠資金的來源必須是企業(yè)本部的財(cái)務(wù)部門，必須堅(jiān)持“收支兩條線”的原則。外埠資金賬戶不能作為收入賬戶，不能給外埠資金使用者以貨幣回收權(quán)，避免“坐支”現(xiàn)象，事后記賬；另一方面，不能一次請款多次使用，轉(zhuǎn)移請款意圖，逃避管理監(jiān)督。這樣即便于企業(yè)確認(rèn)收入，又制約了外埠支出，才能切實(shí)發(fā)揮財(cái)務(wù)的監(jiān)督職能。

　　筆者所在企業(yè)的外埠資金，經(jīng)歷了松散的事后反映到緊密的事前管理事中控制過程。以前的管理模式，一度使企業(yè)大量資金處于失控和被動(dòng)操作狀態(tài)，扯皮推諉指揮失靈的狀況即讓企業(yè)債權(quán)債務(wù)不真實(shí)，又使部分人員滋長了安樂享受的思想，存在著極大的隱患；通過現(xiàn)在的實(shí)時(shí)監(jiān)督管理，既規(guī)范了各自的程序，又明確了操作各方的權(quán)限，很好地貫徹了會(huì)計(jì)法“真實(shí)、完整”的要求，極大地促進(jìn)了企業(yè)的健康穩(wěn)定發(fā)展。