隨著我國會計電算化的推廣實施，會計電算化事業得到不斷發展。會計電算檔案的管理作為單位會計基礎工作之一，在實際工作中有一些環節需按新的變化做出調整。那么實施電算化后如何做好會計檔案的管理工作呢？除了按照《會計檔案管理辦法》、《會計電算化工作規范》等規定外，應該結合企、事業單位會計電算化工作的具體實踐，形成一套適應本單位的會計檔案管理辦法及制度。

　　會計電算化的出現，使傳統會計檔案的內涵和外沿均發生了變化，對管理工作提出了更高的要求。只有掌握電算化會計檔案的特點才能管理好會計檔案；同時管理好電算檔案，才能充分發揮電算化信息系統在單位經營管理中的作用。

　　一、會計電算化會計檔案的特點

　　眾所周知，傳統的會計檔案主要是指會計憑證、會計賬簿和會計報告等會計核算專業材料，是記錄和反映經濟業務的重要史料和證據?，F在財務人員采用無紙化辦公形式，所有日常工作均在計算機上完成，會計信息的管理有以下一些顯著特點：

　　第一，電算化會計檔案比傳統會計檔案具有更廣泛的內涵。表現突出的是存儲的范圍和領域擴大了。它不僅保留了傳統意義上的紙介質會計檔案，而且還新增了存儲在磁性介質或光存儲介質上的會計數據。

　　第二，電算化會計檔案的存貯和調用具有很高的技術要求。傳統的會計檔案具有直觀可視性，而存儲在磁性介質上的會計檔案必須在特定的計算機硬件與軟件系統環境中才可以使用。

　　第三，會計電算化檔案具有多形式的載體。不僅包含通過打印等輸出的傳統意義上的會計資料信息載體紙張，更主要的是磁盤、光盤、存儲芯片。

　　第四，會計電算化檔案具有易遭破壞，難留痕跡的特點，同時他們又受載體的質量、載體存放環境、載體存儲信息的有效期等條件的影響，因此對會計電算化檔案的安全性、完整性要求更高。

　　第五，電算化會計檔案的使用和會計軟件的版本密切相關。隨著單位使用的會計軟件的升級，新軟件對原會計檔案的兼容應于考慮，即會計電算化檔案更需要科學地管理。

　　二、如何做好電算化會計檔案管理工作

　　為了更有效地做好電算化會計檔案工作，我們必須根據電算化會計檔案的特點，分別做好會計檔案的輸出、管理與保存、利用等方面的工作。

　　第一，做好電算化會計檔案的輸出。所謂電算化會計檔案的輸出是指在一定的時間間隔內（如一個會計年度），把計算機系統中的所有會計數據打印拷貝存儲到存儲介質上，從而形成脫離于原計算機系統的會計檔案。平時采用計算機打印輸出會計憑證、銀行日記賬和現金日記賬，并把打印的活頁賬裝訂成冊?？傎~及一般賬簿可按年打印。年末應把完整的賬套數據備份出來，存入光盤或磁盤。另外還應收集計算機硬件系統的型號、存儲空間的大小、外部設備的配套類型等；計算機操作系統；財務軟件的編程語言、數據庫系統類型；財務軟件的系統名稱、版本號；財務軟件的銷售與維護公司的名稱、地址、電話與聯系人以及與會計電算化軟件系統相配套的各種說明書及使用手冊。

　　第二，做好電算化會計檔案的管理與保存。由于電算化會計檔案是存儲在磁性介質或光盤上的，根據這些信息載體的物理特性，在形成這些檔案時應采用雙備份法進行數據的備份，并且在每份備份上注明形成檔案的時間與數據文件容量、版本型號，并貼上寫保護字樣，存放在兩個不同的建筑物。并選擇遠離磁場、防火、防潮、防塵的場所等。對采用磁性介質保存的檔案，要定期進行檢查，定期進行復制，如每半年復制一次，且最好復制雙份存放在不同的地點，防止由于磁性介質的損壞，而使會計檔案丟失，造成無法挽救的損失。

　　此外，還應注意電算化會計檔案與對應的財務軟件版本的一致性。因為在不同版本軟件下形成的會計檔案其會計數據的結構有可能不同，這就有可能產生用現在的高版本軟件不能查閱調閱原會計檔案或者產生某些預料外的錯誤。因此，建議在系統管理員配合下，會計電算化檔案除保存各版本的原備份賬套外還應保存其升級后的會計賬套，二者的一致性是非常必要的。

　　第三，做好電算化會計檔案的利用。在長期開展會計電算化的過程中，隨著軟件系統的不斷升級，我們所調閱的會計檔案會有下述兩種情況：一是所調閱的會計檔案的版本號與當前會計電算化系統版本號一致，此時只需將所需調閱的檔案通過電算化軟件系統中的賬套恢復功能進行調閱即可；二是所調閱的會計檔案的版本號與當前會計電算化系統版本號不一致，此時可以在另外一臺電腦上安裝與此檔案相對應版本的電算化系統，然后再進行調閱。也可對原版本會計賬套進行升級，但這會受軟件功能設計的限制，不能保證完全成功。

　　三、電算化會計檔案的整理與再利用

　　電算化會計檔案通過整理有著與傳統意義上的會計檔案所無法比擬的優勢。通過整理可以利用歷年的數據對本單位、本部門進行歷史會計數據的比較與分析，并進行科學預測，從而為企業或部門的決策者提供可靠的決策依據，另外還可以得出本單位、本部門、甚至某一地區過去、現在與將來的發展情況與發展趨勢，使決策者在遵循市場經濟規律的前提下，制定出適合自身發展的行為規范，改善經營管理、提高經濟效益。我們還可以利用會計電算化會計檔案的數據設計出一些有利于管理與決策的數據模型，建立一整套比較完善的決策支持系統，以實現會計電算化會計檔案的再利用。

　　電算化會計檔案管理是重要的會計基礎工作，需要單位內各分支、各相關人員相互協調共同完成。實行會計電算化之后，我們還應對檔案管理的安全性、穩定性做一定的工作，如通過用戶識別控制操作日志管理、存取、權限限制等方式加強安全保密措施，同時做好計算機病毒的防范、建立好檔案專人管理接觸制度等。

　　綜上所述，只要分別做好會計電算化檔案的輸出、管理與保存、利用等環節的工作，會計電算化檔案一定會在單位的經營管理中將發揮出更大作用，取得更明顯的效果。