各省、自治區、直轄市和計劃單列市國家稅務局、地方稅務局，揚州稅務進修學院：

　　為適應辦公自動化建設的需要，提高稅務檔案管理水平，經部分地區稅務機關試點，根據國家檔案局中央檔案館關于發布〈歸檔文件整理規則〉等7項檔案工作行業標準的通知》（檔發［2000］12號），總局決定，2001年全國稅務機關全面試行新的歸檔文件整理辦法。現將《全國稅務機關歸檔文件整理辦法（試行）》印發給你們，請遵照執行。

　　為配合此辦法試行，總局開發了稅務檔案管理軟件，可于2001年2月后在稅務系統廣域網上下載使用。望各單位將此辦法試行中發現的問題和建議及時向總局辦公廳反映，以便修改后正式下發執行。

　　附件1：歸檔章、歸檔文件目錄及其封面、檔案盒、備考表式樣（略）

　　2、全國稅務機關歸檔文件整理辦法（試行）

　　全國稅務機關歸檔文件整理辦法（試行）

　　第一條 為適應辦公自動化建設的需要，提高稅務檔案管理效率，根據國家檔案局的要求和稅務檔案工作實際，國家稅務總局決定對全國稅務機關文書檔案、案件檔案整理歸檔方法進行改革。

　　第二條 取消文書立卷、案卷裝訂和編寫頁碼，并不再編寫案卷目錄、文號索引清題目錄（或卡片）等檢索工具。將檔案管理的保管單位由案卷改為“件”。

　　第三條 確定歸檔文件的“件”。一般以每份文件為一件，文件正本（包括附件）與定稿為一件，報表、名冊、圖冊等一冊（本）為一件，來文與復文為一件。

　　第四條 文件（包括正式發文和其他應歸檔材料）定稿如果是計算機打印的，并且沒有修改筆跡，與正本內容一致，只將文頭紙或者領導簽字的一頁附在正本之后歸檔。

　　第五條 已實現辦公自動化，在本單位內部取消紙質文件的，將印刷發出的紙質文件加蓋印章存檔。

　　第六條 應歸檔的電子文件（包括各版本）與紙質文件標引一致，并存入檔案數據庫。

　　第七條 歸檔文件應齊全完整。已破損的文件應予修整，字跡模糊或易退變的文件、熱敏傳真紙文件應予復制。

　　第八條 整理歸檔文件所使用的書寫材料、紙張、裝訂材料等應符合檔案保護要求。

　　第九條 歸檔文件可以接照年度——保管期限或者保管期限——年度等方法進行分類。歸檔文件數量不多的單位可以直接按照年度進行分類。分類方法應保持穩定。

　　第十條 歸檔文件應按件選用無酸紙信封角、不銹鋼曲別針、棉線進行裝訂。裝訂時，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，復制件在后；轉發文在前，被轉發文在后；復文在前，來文在后。

　　第十一條 歸檔文件應在分類方案的最低一級類目內，按文件字號、時間、重要程度進行排列。會議文件、統計報表等成套性文件可集中排列。

　　第十二條 國家稅務總局內設機構應歸檔文件按下列順序進行排列：國稅發文件、國稅函文件、國稅明電、與其他單位的聯合發文、國稅任字、國稅辦發、國稅辦函、司局發文和便函、會議文件。簽報和其他本單位工作中形成的材料、本單位編發的信息、重要收文等。同一種文件按文號或者日期進行排列。有關同一年度同一問題的文件（如關于同一問題補充通知、更正通知，關于同一個人的任免通知）不受此限，可以排列在一起。

　　第十三條 在每“件”文件第1頁的右上部空白處蓋上本單位統一刻制的歸檔章（見圖1）（略），并使用鋼筆、藍黑或黑色墨水填寫有關內容。

　　全宗號：當地檔案館給各立檔單位檔案全宗的代號，可以刻在章上，沒有代號的可以不填。

　　年度：用4位阿拉伯數字填寫檔案所屬年度。

　　室編件號：用阿拉伯數字填寫檔案室對該件所編的順序號。

　　機構或問題：為該件所屬內設機構的全稱或者規范化的簡稱，可以刻在章上。

　　保管期限：歸檔文件保管期限的簡稱或代碼。

　　館編件號：按進館要求填寫。

　　第十四條 檔案保管期限仍按《全國稅務機關檔案管理辦法》（國稅發［1996］64號）的規定執行。

　　第十五條 抄寫歸檔文件目錄，目錄樣式如圖2（略）。

　　以“件”為單位按排列順序抄寫目錄。復文和來文為一件的，只抄寫本單位制發的文件目錄，并在“備注”中填寫“附來（復）文”。目錄統一使用A4幅面的紙張，用小四號字。

　　件號：按文件排列順序填寫。

　　責任者：填寫對該文件負責的單位名稱（使用全稱或者規范化的簡稱）或者人名。

　　文號：填寫文件字號或者期刊編號；沒有文號或者期刊編號的，不填。

　　題名：填寫文件標題，除聯合發文外，標題中的單位名稱可以省略；沒有標題的，可以填寫事由，外加“［］”。

　　日期：正式文件填寫簽發日期，其他材料填寫形成日期，用8位阿拉伯數字填寫，如“20000101”、“20011231”。

　　再數：按該件有字的負面計算，用阿拉伯數字填寫。

　　備往：填寫需要說明的問題。

　　沒有按保管期限進行分類的，在歸檔文件目錄中可以增加衛攔“期限”，填寫文件所屬保管期限。

　　第十六條 歸檔文件目錄應裝訂成冊并編制封面。歸檔文件目錄封面可以視需要設置全宗名稱、年度、保管期限、機構（問題）等項目（見圖3）（略）。其中全宗名稱即立檔單位的名稱，填寫時應使用全稱或規范化簡稱。

　　第十七條 將歸檔文件按本檔案室編號順序裝入檔案盒，并填寫檔案盒封面、盒脊上各項。

　　檔案盒封面應標明全宗名稱（見圖4a）（略），外形尺寸為310mm×220 mm（長×寬），盒脊厚度可以根據需要設置為20mm、30mm、40mm等。

　　檔案盒應根據擺放方式的不同，在盒脊或底邊設置全宗號、年度、保管期限、起止件號、盒號等必備項，并可設置機構（問題）等選擇項（見圖4b圖4c）（略）。

　　其中，起止件號填寫盒內第一件文件和最后一件文件的件號，中間用“－”號連接；盒號即檔案盒的排列順序號，在檔案移交進館時按進館要求編制。

　　檔案盒應采用無酸紙制作。

　　第十八條 在檔案盒內文件之后置放備考表，項目包括盒內文件情況說明、整理人。檢查人和日期（見圖5）（略）。

　　盒內文件情況說明：填寫盒內文件缺損、修改、補充、移出、銷毀等情況。

　　整理人：負責整理歸檔文件的人員姓名。

　　檢查人：負責檢查歸檔文件整理質量的人員姓名。

　　日期：歸檔文件整理完畢的日期。

　　第十九條 各省、自治區、直轄市和計劃單列市國家稅務局、地方稅務局，揚州稅務進修學院可以根據本辦法制定具體實施辦法。

　　第二十條 本辦法由國家稅務總局辦公廳負責解釋。

　　第二十一條 本辦法自2001年1月1日起實施。