應收賬款日常管理制度

來源: 編輯： 2010/12/08 14:21:43　　字體：大小

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　　為了進一步規范應收賬款的日常管理和健全客戶的信用管理體系，對應收賬款在銷售的事前、事中、事后進行有效控制，特制定本管理規范。

　　一、建立客戶檔案，進行有效的信用評估和跟蹤記錄：

　　二、事前控制：（簽約到發貨）

　　從初識客戶到維護老客戶，業務人以及經辦業務的各級管理人員都應全面了解客戶的資信情況，選擇信用良好的客戶進行交易。

　　對客戶的審查內容（5W）：

　　1、who 人員素質，銷售業績，社會關系

　　2、where 地理位置，物流配送情況

　　3、when 從事本行業的時間，何時開始合作，有否合作經歷

　　4、what 信用檔案，有無不良紀錄

　　5、why 關鍵點，為什么要合作，合作原因，合作動機，合作前景

　　對客戶的評定等級

　　A 類客戶，回款2個月內

　　B 類客戶，回款5個月內（最好預付一部分貨款）

　　C 類客戶，回款8個月內（必須預付一部分貨款）

　　D 類客戶，回款時間相當長，不可靠（必須貨款兩清）

　　簽約時要對銷售合同的各項條款進行逐一審查核對，合同的每一項內容，都有可能成為日后產生信用問題的憑證。合同是解決應收賬款追收的根本依據。

　　在銷售合同中應明確的主要內容：

　　1、明確交易條件，如：品名、規格、數量、交貨期限、價格、付款方式、付款日期、運輸情況、驗收標準等；

　　2、明確雙方的權利義務和違約責任；

　　3、確定合同期限；

　　4、簽訂時間和經辦人簽名加蓋合同專用章或公司印章（避免個人行為的私章、單一簽字或其它代用章）；

　　5、電話訂貨，最好有傳真件作為憑證。

　　合同的簽訂必須經過市場部經理審核確認才可以蓋章。

　　三、事中控制：（發貨到收款）

　　1、發貨查詢，貨款跟蹤。每次發貨前客服部必須與銷售合同保持核對；公司在銷售貨物后，就應該啟動監控程序，根據不同的信用等級實施不同的收賬策略，在貨款形成的早期進行適度催收，同時注意維持跟客戶良好的合作關系。（由銷售人員和客服中心進行全程跟蹤）

　　收賬策略如下：

　　A 類客戶，按常規合同

　　B 類客戶，最好預付一部分貨款

　　C 類客戶，必須預付一部分貨款

　　D 類客戶，必須貨款兩清

　　2、回款記錄，賬齡分析。財務要形成定期的對賬制度，每隔一個月或一季度必須同顧客核對一次賬目，形成定期的對賬制度，不能使管理脫節，以免造成賬目混亂互相推諉、責任不清；并且詳細記錄每筆貨款的回收情況，經常進行賬齡分析。

　　有幾種情況容易造成單據、金額等方面的誤差。

　　1、產品結構為多品種、多規格；

　　2、產品的回款期限不同，或同種產品回款期限不同；

　　3、產品出現平調、退貨、換貨時；

　　4、客戶不能夠按單對單（銷售單據或發票）回款；

　　以上情況會給應收賬款的管理帶來困難，定期對賬避免雙方財務上的差距像滾雪球一樣越滾越大，而造成呆、死賬現象，同時對賬之后要形成具有法律效應的文書，而不是口頭承諾。

　　四、事后控制：（欠款到追收）

　　1、欠款到追收。對拖欠賬款的追收，要采用多種方法清討，催收賬款責任到位。原則上采取大區經理負責制，再由大區經理落實到具體的業務員身上。如果是單一的大區經銷商或代理商，則由客服中心定期對其進行溝通、催付。對已發生的應收賬款，可按其賬齡和收取難易程度，逐一分類排序，找出拖欠原因，明確落實催討責任。對于確實由于資金周轉困難的企業，應采取訂立還款計劃，限期清欠，采取債務重整策略。應收賬款的最后期限，不能超過回款期限的1/3（如期限是60天，最后收款期限不能超過80天）；如超過，即馬上采取行動追討。

　　2、總量控制，分級管理。財務部門負責應收賬款的計劃、控制和考核。銷售人員是應收賬款的直接責任人，公司對銷售人員考核的最終焦點是收現指標。貨款回收期限前一周，電話通知或拜訪負責人，預知其結款日期，并在結款日按時前往拜訪。

　　追款三步驟：

　　①、聯系：電話聯系溝通債務分析分析拖款征兆

　　銷售人員或客服中心要適時與客戶保持電話聯系，隨時了解客戶的經營狀況、財務狀況、個人背景等信息并分析客戶拖款征兆。

　　②、信函：期限實地考察保持壓力確定追付方式

　　銷售人員要對客戶進行全程跟進，與客戶接觸率與成功回收率是成正比的，越早與客戶接觸，與客戶開誠布公的溝通，被拖欠的機會就會越低。并且給予客戶一個正確的觀念，我們對所有欠款都是非常嚴肅的，是不能夠容忍被拖欠的。

　　③、走訪：資信調查合適的催討方式

　　銷售人員要定期探訪客戶，客戶到期付款，應按時上門收款，或電話催收。即使是過期一天，也應馬上追收，不應有等待的心理。遇到客戶風險時，采取風險預警和時時、層層上報制，在某個責任人充分了解、調查、詳細記錄客戶信用的情況下，由主管、經理等參與分析，及時對下屬申報的問題給予指導和協助。

　　3、對已拖欠款項的處理事項：

　　①、文件：檢查被拖欠款項的銷售文件是否齊備；

　　②、收集資料：要求客戶提供拖欠款項的事由，并收集資料以證明其正確性；

　　③、追討文件：建立賬款催收預案。根據情況不同，建立三種不同程度的追討文件―——預告、警告、律師函，視情況及時發出；