會計檔案管理，這些問題要注意！

來源: 中稅答疑編輯：蘇米亞 2019/08/28 20:00:28　　字體：大小

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會計檔案是指單位在進行會計核算等過程中接收或形成的，記錄和反映單位經濟業務事項的，具有保存價值的文字、圖表等各種形式的會計資料，包括通過計算機等電子設備形成、傳輸和存儲的電子會計檔案。

實務中，由于工作疏忽一旦單位或個人違反《會計檔案管理辦法》，則很可能會受到由縣級以上人民政府財政部門、檔案行政管理部門依據《中華人民共和國會計法》、《中華人民共和國檔案法》等法律法規做出的處理處罰。那么，會計檔案管理，哪些問題需要注意呢？且看下方~

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問題1

哪些會計資料應當進行歸檔？

根據規定，下列會計資料應當進行歸檔：

1.會計憑證，包括原始憑證、記賬憑證；

2.會計賬簿，包括總賬、明細賬、日記賬、固定資產卡片及其他輔助性賬簿；

3.財務會計報告，包括月度、季度、半年度、年度財務會計報告；

4.其他會計資料，包括銀行存款余額調節表、銀行對賬單、納稅申報表、會計檔案移交清冊、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊、會計檔案鑒定意見書及其他具有保存價值的會計資料。

問題2

單位會計管理機構臨時保管會計檔案有何時限要求？

單位的會計機構或會計人員所屬機構（統稱單位會計管理機構）按照歸檔范圍和歸檔要求，負責定期將應當歸檔的會計資料整理立卷，編制會計檔案保管清冊。

當年形成的會計檔案，在會計年度終了后，可由單位會計管理機構臨時保管一年，再移交單位檔案管理機構保管。因工作需要確需推遲移交的，應當經單位檔案管理機構同意。單位會計管理機構臨時保管會計檔案最長不超過三年。臨時保管期間，會計檔案的保管應當符合國家檔案管理的有關規定，且出納人員不得兼管會計檔案。

問題3

單位會計管理機構在辦理會計檔案移交時應注意哪些問題？

單位會計管理機構在辦理會計檔案移交時，應當編制會計檔案移交清冊，并按照國家檔案管理的有關規定辦理移交手續。

紙質會計檔案移交時應當保持原卷的封裝。電子會計檔案移交時應當將電子會計檔案及其元數據一并移交，且文件格式應當符合國家檔案管理的有關規定。特殊格式的電子會計檔案應當與其讀取平臺一并移交。

單位檔案管理機構接收電子會計檔案時，應當對電子會計檔案的準確性、完整性、可用性、安全性進行檢測，符合要求的才能接收。

問題4

單位保存的會計檔案能否對外借出？

單位保存的會計檔案一般不得對外借出，確因工作需要且根據國家有關規定必須借出的，應當嚴格按照規定辦理相關手續。

會計檔案借用單位應當妥善保管和利用借入的會計檔案，確保借入會計檔案的安全完整，并在規定時間內歸還。

問題5

單位委托中介機構代理記賬的，應注意哪些問題？

單位委托中介機構代理記賬的，應當在簽訂的書面委托合同中，明確會計檔案的管理要求及相應責任。

問題6

建設單位在項目建設期間形成的會計檔案何時需要移交？

建設單位在項目建設期間形成的會計檔案，需要移交給建設項目接受單位的，應當在辦理竣工財務決算后及時移交，并按照規定辦理交接手續。

問題7

經鑒定可以銷毀的會計檔案，應當履行哪些銷毀程序？

經鑒定可以銷毀的會計檔案，應當按照以下程序銷毀：

1.單位檔案管理機構編制會計檔案銷毀清冊，列明擬銷毀會計檔案的名稱、卷號、冊數、起止年度、檔案編號、應保管期限、已保管期限和銷毀時間等內容。

2.單位負責人、檔案管理機構負責人、會計管理機構負責人、檔案管理機構經辦人、會計管理機構經辦人在會計檔案銷毀清冊上簽署意見。

3.單位檔案管理機構負責組織會計檔案銷毀工作，并與會計管理機構共同派員監銷。監銷人在會計檔案銷毀前，應當按照會計檔案銷毀清冊所列內容進行清點核對;在會計檔案銷毀后，應當在會計檔案銷毀清冊上簽名或蓋章。電子會計檔案的銷毀還應當符合國家有關電子檔案的規定，并由單位檔案管理機構、會計管理機構和信息系統管理機構共同派員監銷。

特別提醒——會計檔案的保管期限要牢記！

會計檔案的保管期限分為永久、定期兩類。定期保管期限一般分為10年和30年。會計檔案的保管期限，從會計年度終了后的第一天算起。具體要求如下：

《企業和其他組織會計檔案保管期限表》

序號	檔案名稱	保管期限	備注
一	會計憑證
1	原始憑證	30年
2	記賬憑證	30年
二	會計賬簿
3	總賬	30年
4	明細賬	30年
5	日記賬	30年
6	固定資產卡片		固定資產報廢清理后保管5年
7	其他輔助性賬簿	30年
三	財務會計報告
8	月度、季度、半年度財務會計報告	10年
9	年度財務會計報告	永久
四	其他會計資料
10	銀行存款余額調節表	10年
11	銀行對賬單	10年
12	納稅申報表	10年
13	會計檔案移交清冊	30年
14	會計檔案保管清冊	永久
15	會計檔案銷毀清冊	永久
16	會計檔案鑒定意見書	永久

《財政總預算、行政單位、事業單位和稅收會計檔案保管期限表》

		保管期限
序號	檔案名稱	財政	行政單位	稅收	備注
		總預算	事業單位	會計
一	會計憑證
1	國家金庫編送的各種報表及繳庫退庫憑證	10年		10年
2	各收入機關編送的報表	10年
3	行政單位和事業單位的各種會計憑證		30年		包括：原始憑證、記賬憑證和傳票匯總表
4	財政總預算撥款憑證和其他會計憑證	30年			包括：撥款憑證和其他會計憑證
二	會計賬簿
5	日記賬		30年	30年
6	總賬	30年	30年	30年
7	稅收日記賬（總賬）			30年
8	明細分類、分戶賬或登記簿	30年	30年	30年
9	行政單位和事業單位固定資產卡片				固定資產報廢清理后保管5年
三	財務會計報告
10	政府綜合財務報告	永久			下級財政、本級部門和單位報送的保管2年
11	部門財務報告		永久		所屬單位報送的保管2年
12	財政總決算	永久			下級財政、本級部門和單位報送的保管2年
13	部門決算		永久		所屬單位報送的保管2年
14	稅收年報（決算）			永久
15	國家金庫年報（決算）	10年
16	基本建設撥、貸款年報（決算）	10年
17	行政單位和事業單位會計月、季度報表		10年		所屬單位報送的保管2年
18	稅收會計報表			10年	所屬稅務機關報送的保管2年
四	其他會計資料
19	銀行存款余額調節表	10年	10年
20	銀行對賬單	10年	10年	10年
21	會計檔案移交清冊	30年	30年	30年
22	會計檔案保管清冊	永久	永久	永久
23	會計檔案銷毀清冊	永久	永久	永久
24	會計檔案鑒定意見書	永久	永久	永久