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Excel數(shù)據(jù)有效性的妙用-制作流程單據(jù)中的信息提示框！簡單！
實(shí)務(wù)工作中很多企業(yè)的流程單據(jù)，比如費(fèi)用報銷單等并不是從外部購買的，而是公司財務(wù)人員自己設(shè)計出來的。今天我們就給大家介紹一個報銷單設(shè)計時的優(yōu)化技巧。
在報銷單上很多單元格我們都是有填報的特定要求的，比如格式的要求，比如內(nèi)容上的要求。為了防止報銷人亂填，財務(wù)可能會寫一個填報說明，在旁邊或者在下方，有一大堆文字。這樣可能讓使用者看著覺得非常麻煩。
那么怎么樣讓這個說明看起來明了又簡單呢？實(shí)務(wù)工作中我們見到過如下圖所示這樣的提示框。
這樣的提示框是怎樣制作的呢？可以使用“數(shù)據(jù)”選項(xiàng)卡下的數(shù)據(jù)有效性功能。我們以C8到C15 單元格為例，首先選中這片區(qū)域，然后點(diǎn)擊數(shù)據(jù)有效性，在輸入信息處，比如我們錄入“請按照指定的費(fèi)用類型填寫 ”。此時，當(dāng)鼠標(biāo)點(diǎn)擊該單元格的時候，就出現(xiàn)了“請按照指定的費(fèi)用類型填寫 ”的提示。操作步驟如下圖。
再比如，為保證銀行賬號顯示正確，因?yàn)槲覀冎繣xcel中當(dāng)數(shù)字超過11位時就變成科學(xué)計數(shù)法顯示了，前面加一個單引號可以讓數(shù)字格式變?yōu)橐晕谋靖袷酱鎯Α?/p>
我們在此處用數(shù)據(jù)有效性功能設(shè)置輸入信息為“輸入銀行賬號前請先在單元格中輸入英文半角下的單引號”。那么報銷人員剛要填寫她的銀行卡卡號時，就出現(xiàn)如何正確填寫的提示了。
能夠避免以后打印出來財務(wù)人員看不到該員工完整的銀行卡卡號。操作步驟如下圖。
好了，費(fèi)用報銷單設(shè)計時使用數(shù)據(jù)有效性進(jìn)行信息提示的簡單優(yōu)化技巧大家掌握了嗎？更多內(nèi)容歡迎大家關(guān)注胡雪飛老師的《財務(wù)人員必會之Excel流程表單設(shè)計技巧》。查看課程詳情>>
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