對外貿企業存貨實行電算化管理的具體設想

來源: 對外經貿財會·肖碧紅編輯： 2002/10/24 09:20:53　　字體：大小

選課中心

實務會員買一送一

選課中心

資料專區

需要的都在這里

資料專區

課程試聽

搶先體驗

課程試聽

高薪就業

從零基礎到經理

高薪就業

    外貿企業的存貨主要包括：商品采購（在途商品）、庫存出口商品、庫存進口商品、庫存其他商品、待運和發出商品、加工商品等商品存貨，還有材料物資、包裝物、低值易耗品等非商品存貨。

    存貨會計核算的一項主要任務就是正確地計算和確定存貨的數量與價值以及存貨發出和銷售的數量與價值，正確計算銷售成本。加強存貨管理，首先要求建立和健全商品出入庫制度，完善商品出入庫手續；其次就是對商品的出入庫實行全面的電算化管理。

    一、商品存貨實行電算化管理的要求

    商品的出入庫要求實行全面的電算化管理，即各種表格的填制和各種單證的輸入，各種賬的生成，及各部門之間的資料傳送、信息反饋都要求通過系統來實現。因此，要求系統軟件將倉庫、業務、財務處理融為一體，實現一體化管理，改進一般財務軟件按財務流程進行財務處理的局限，通過業務分類，輸入相應的原始憑證信息直接生成記賬憑證，對一些相同的數據、資料、信息實行共享，相互牽制，確保數據資料的一致性、準確性，達到正確計算和確定存貨的數量與價值、商品的銷售數量與成本，提高企業經濟效益的目的。

    二、商品存貨對系統軟件的要求及具體做法

    （一）有關數據資料的傳送和接收

    1.倉庫在輸入各種“商品入庫單”時，只需輸入商品的合同號、貨號（或編號）、實進數量，電腦就馬上能從業務管理系統上取得有關商品的名稱規格、計量單位、單價、金額、稅率、稅額、包裝尺碼、毛重、凈重、供應商等資料。同樣，在輸入各種“商品出庫單”時，只需輸入單證的編號，就馬上能從業務管理系統上調出該單的具體內容，再與“出庫單”核對。如一致，按確認即可；如與“出庫單”的“實發數量”不一致，則在“實發數量”欄上輸入實發數量，并據以登記“庫存商品明細賬”。同時將信息反饋到業務管理系統上，這樣，將大大減輕倉庫入賬的工作量。

    2.業務部門能及時在電腦上查詢商品的出入庫情況，根據供貨合同的具體要求對“商品入庫單”的資料進行認真審核和確認。根據“商品出庫單”的“實發數量”來確認實際出口情況，以便及時發現問題，與供貨單位聯系，確保出口業務的正常進行，對已審核確認后的“商品入庫單”、“商品出庫單”等所有單據不得隨意改動，電腦自動將“實進數量”和“實發數量”登記“庫存商品明細賬”，確保進賬資料的真實性和準確性。同時，對倉庫送來的“商品驗收發現問題報告單”及時提出處理意見，并將信息反饋到倉庫。

    3.業務部門收到供貨單位開的發票等有關單證后，只需輸入發票上的合同號，馬上就能調出該合同的詳細資料，便于快速審核所開發票的內容是否正確，如商品貨號、名稱規格、數量、單價等是否與供貨合同相符。相符的根據已審核確認的“商品入庫單”編制“付款申請表”。編制時，只需輸入“商品入庫單”的編號（可一次調出多個），生成一個總的“付款申請表”，明細資料按具體貨號列出。對直接在工廠出貨的商品在“商品采購”科目核算。如屬同一供貨單位，可與進倉的共編一份“付款申請表”，但必須在“付款申請表”的具體貨號上注明“進倉”或“直出”。“付款申請表”由部門經理審核無誤后，連同“商品入倉單”及供貨單位開出的發票等單證送交財務部門付款。同時，對已生成“付款申請表”的“商品入庫單”作付款記錄，如部分付款的應在具體貨號對應的備注欄上注明，作為日后付款的依據。

    4.財務部門收到業務部門送來的“付款通知單”、“商品入庫單”、發票等有關單證后，只需輸入“付款申請表”的編號，就可以從業務管理系統調出該“付款通知單”的明細資料，并能直接在“付款通知單”上隨意調出相應的“商品入庫單”，與業務送來的資料進行核對。核對無誤后，財會人員只需按一下確認，就可生成相應的“會計憑證”，并根據“付款申請表”明細內容登記“庫存商品明細賬”及“商品采購”明細賬。同時，將“付款申請表”的編號自動記入銀行存款的明細賬內。財務部門付款后，馬上將信息反饋到業務部門。如貨款的付出日期、扣稅金額、扣費金額、實付金額等，方便業務部門隨時查詢。

    5.財務部門收到業務部門送來的“出口發票”或“內銷發票”和“商品出庫單”等單證后，只需輸入“出口發票”或“商品出庫單”的編號（可一次輸入多編號），先從倉庫管理系統調出該“商品出庫單”的資料，與業務送來的資料進行核對。核對無誤后，財會人員只需按一下確認，再直接在業務系統上取出各具體商品的成本加以匯總，就可生成相應的“會計憑證”。并根據“商品出庫單”明細內容登記“庫存出口商品明細賬”，同時根據“出口發票”的內容登記其他有關科目的明細賬。

    6.月末，對已入庫未付款的商品進行預估。即將業務已確認的“入庫通知單”中沒有付款記錄的，進行列表并加以匯總，編制“會計憑證”，下月初用“紅字”沖回。在工廠直出的根據“商品采購”科目的貸方余額進行預估。

   （二）財務與倉庫、業務對賬

    每月或每季度月結后，倉庫、業務、財務各按合同、貨號編制“庫存商品結存表”，相互之間進行對賬，編制“庫存商品對賬調節表”。對有疑問的商品，只需在“調節表”上點一下，就能調出該商品出倉的詳細資料，以便及時發現問題，及時調整。季度編制“庫存商品對賬情況表”。

    （三）商品存貨的分析（編制各種分析表）

    在電算化系統中，應同時具有對商品存貨進行多方面分析的功能，如賬齡分析；合理庫存與不合理庫存比率的分析；商品結構的分析；商品進價的分析等。通過分析，使企業能及時發現問題，及時處理。

上一篇：會計電算化條件下審計面臨的挑戰及對策

下一篇：ERP也要講究個性化