會計電算化操作管理制度

來源: 編輯： 2003/05/06 08:30:21　　字體：大小

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　　為了加強會計核算軟件的操作使用管理，確保會計核算軟件的正常運行及會計信息的全面、準確與安全特制定本制度。

　　一、操作使用人員：

　　操作使用人員是指有權使用會計核算軟件完成職責范圍內會計電算工作的財務人員或財務部門工作人員。

　　根據會計電算化工作要求財務部門配備以下操作使用人員；

　　（一）系統管理人員：負責所有會計核算軟件數據的初始化、數據備份與恢復、系統運行錯誤的登記與排除工作；負責系統操作使用的組織與管理工作，分配操作人員的工作權限，并設置操作使用人員的保密字。

　　（二）數據錄入員：按照操作規程錄入憑證數據，并負責錄入數據的正確性校驗，對操作中出現的問題作詳細記錄并及時報告系統管理員。數據錄入人員無權修改原始憑證或手制憑證上的數據，不得進行憑證復核操作。出納人員，系統維護人員不能擔任數據錄入人員工作。

　　（三）數據復核員：負責對已錄入計算機的憑證編號及數據的完整性、正確性審核，確保入帳數據的完整與正確。

　　（四）數據管理人員：負責已復核數據的入帳、入帳后憑證、帳頁的打印輸出工作，協助系統管理員定期做好數據備份工作，負責程序軟盤、存檔數據軟盤、輸出憑證、帳頁及其他資料的保管工作，做好軟件數據擴資料的安全保密工作。

　　（五）系統維護人員：負責對會計電算化硬件和軟件的檢查及運行故障處理工作，以保障會計電算化工作的正常運行。

　　二、操作使用人員的操作權限：

　　（一）系統管理員必須根據用友財務軟件的特點和本單位會計電算體系與核算方式。會計科目的設置必須符合會計制度與單位核算、管理的要求。報表格式必須符合上級主要部門和財政主管部門要求。

　　（二）數據錄入員進行數據錄入操作時應嚴格按照憑證內容輸入數據。不得擅自修改憑證數據，如發現憑證數據錯誤立即通知憑證編制人員或系統管理人員，并根據修正后的憑證修改錄入的數據。數據錄入人員除可以進行數據錄入操作外，還可以進行數據查詢工作，但不得進行數據復核操作，復核人員亦不能進行數據錄入操作，復核時發現憑證錄入錯誤，必須通知數據錄入人員進行修改，復核人員不得進行已錄入數據的修改操作，待數據錄入人員修正錄入數據后再進行復核簽字操作。

　　（三）系統維護人員除實施數據維護時，一般情況下不允許隨意打開系統數據庫進行操作。實施維護時不準修改數據庫結構。其他操作人員一律不允許實施數據庫操作。

　　（四）用于會計電算化的硬件和會計軟件只有操作人員才能上機操作使用。其他人員一律不允許上機。操作人員必須經過培訓并經系統管理員認可合格后方可上機。

　　（五）操作使用人員上機操作前后必須填寫“上機操作登記簿”，如實填寫操作人員姓名、上機時間、操作內容、下機時間、操作期間系統運行情況等。操作人員的保密字必須牢記，并注意要安全保密，否則出現問題，操作人員和系統管理人員有不可推卸有責任。

　　（六）出納員、維護人員、程序人員均不準實施數據錄入操作。

　　（七）備份數據軟盤和存檔數據軟盤、帳頁、憑證、報表及其他資料由數據管理人員按規定統一復制、核對、存放、保管。

　　三、會計憑證的審核與管理：

　　會計憑證是計算機處理會計核算業務的依據。必須保證入帳前錄入計算機的會計憑證準確、可靠，因此應從以下幾方面嚴格把關：

　　（一）業務作主的審核：

　　財務部門收到業務人員編制的業務憑證后首先由稽核人員審核業務發生的真實性和準確性，確認無誤后再審查業務作主有無業務負責人，業務主管的簽章，如確認無誤則上機制單依此手工編制記帳憑證。

　　（二）手工記帳憑證的審核：

　　制單人手工編制完的記帳憑證必須交稽核人員審核后才能交數據錄入人員錄入。稽核人員必須認真審核憑證摘要的規范性、清晰性；憑證分錄和數據的合法性、準確性。如無誤再檢查憑證科目的平衡關系，最后審查制單人是否簽字。

　　（三）機制憑證的復核

　　數據錄入人員錄入憑證數據后，由數據復核人員對錄入的憑證進行復查，確保與手工作主的一致性和復核人員復核無誤后簽字。

　　（四）復核后的憑證必須打印輸出、并經有關人員（稽核員、制單人員、出納、數據錄入員、數據復核人員、會計主管等）確認簽字后方可進行記帳操作。

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