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      也談Excel編制科目匯總表

      來源: 林玉華 編輯: 2002/06/05 09:40:07  字體:

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          筆者所在單位(福建省交通規(guī)劃設(shè)計(jì)院)現(xiàn)已實(shí)現(xiàn)會計(jì)電算網(wǎng)絡(luò)化,自然不存在編制會計(jì)科目匯總表的煩惱,但本人是長期使用電子表格的受益者,在此也想與同行分享電子表格帶來的快捷,向各位推薦自己編制的科目匯總表,希望能給你的工作帶來方便。
        
        這是一張很符合會計(jì)人員工作習(xí)慣的,界面簡單,不僅方便地提供匯總結(jié)果,同時還能對每筆會計(jì)分錄進(jìn)行稽核,可防止在輸入過程出現(xiàn)的差錯。因?yàn)椴捎脮?jì)科目號輸入方式,所以也不分會計(jì)的行業(yè),只要是借貸記賬法即可,而且編制過程簡單易懂,下面就具體介紹操作過程。

        一、匯總表編制與公式

        1.打開Excel工作表,在A1單元格輸入“憑證匯總表”作為標(biāo)題、在A2單元格輸入“月份”、B2輸入“憑證號”、C2輸入“科目號”、D2輸入“借方發(fā)生額”、E2輸入“貸方發(fā)生額”,完成了表頭的設(shè)計(jì)。

        2.在A4輸入“=A3”、B4輸入“=B3”,然后選定A4:B4單元格(用鼠標(biāo)指向A4,然后按住鼠標(biāo)左鍵并拖曳到B4,再釋放鼠標(biāo),以下簡稱選定),選擇菜單欄編輯/復(fù)制,再選定A5:B150單元格,選擇菜單欄編輯/粘貼(以下簡稱選定A4:B4復(fù)制到A5:B150)。平時需要操作的部份已全部完成(這里假設(shè)每本需要匯總的憑證的行次為148行,如果不夠,只要在粘貼時多選上單元格就行)。

        3.光標(biāo)移到C2,選定C2:E2復(fù)制到F2:H2,光標(biāo)移到I2,輸入“科目名稱”,將所有設(shè)置的會計(jì)科目號輸入到F3:F62之間,將科目號對應(yīng)的科目名稱輸入到I3:I62之間(假設(shè)使用的科目只有60個),以上的表格根本上沒有特別的地方,只是將表體A2:F150設(shè)置為憑證輸入?yún)^(qū)域,F(xiàn)2:I62設(shè)置為科目匯總結(jié)果的區(qū)域,下面就介紹計(jì)算的部分,也就是關(guān)健的部分。

        4.光標(biāo)移到G3,選擇菜單欄插入/函數(shù)(出現(xiàn)粘貼函數(shù)對話框)/常用函數(shù)/選函數(shù)名SUMIF/確定,出現(xiàn)對話框,點(diǎn)擊Range引用欄(用于條件判斷的單元格區(qū)域)的引導(dǎo)小框,編輯欄出現(xiàn)=SUMIF(),光標(biāo)移到C3選定C3:C150擊回車鍵,又回到對話框,光標(biāo)移到Criteria任意欄(數(shù)字表達(dá)式或文字形式的判定條件),輸入F3,光標(biāo)移到Sum-range引用欄(用于求和計(jì)算的實(shí)際單元格)的引導(dǎo)小框,屏幕出現(xiàn)=SUMIF(c3:c:150,f3,),光標(biāo)移到D3,選定D3:D150擊回車鍵,再擊確定鍵,這時函數(shù)引導(dǎo)已基本完成。為了方便復(fù)制還要做一些修改,光標(biāo)移到G3雙擊,就會顯示所有的公式,光標(biāo)移到公式內(nèi)C3擊“F4”鍵將C3改成$c$3、c150改成$C$150、F3改成$F3、D3改成D$3、D150改成D$150擊回車鍵,完成了本欄的設(shè)置。
        
        以上在G3單元格的操作,似乎太復(fù)雜了,看來一時難以理解,也不易掌握。但如果你操作熟練以后,這是一種很好的方法。這里再介紹一種簡單的方式,也就是光標(biāo)移到G3欄,直接輸入=SUMIF($c$3:$c$150,$f3,d$3:d$150)擊回車鍵(這里$號的位置有講究,不要隨意變動與增減)。

        5.光標(biāo)移到G3,選定G3復(fù)制到G3:H62。

        6.光標(biāo)移到F63輸入“合計(jì)”,光標(biāo)移到G63輸入=SUM(G3:G62)擊回車,再選擇G63復(fù)制到H63,全部的匯總設(shè)置已完成。

        7.現(xiàn)在設(shè)置憑證自動校對部分,光標(biāo)移到F65,輸入“憑證自動校對”,選定F2:H2復(fù)制到F66,光標(biāo)移到I66輸入“差額\"。

        8.光標(biāo)移到F67輸入=B3擊回車鍵,光標(biāo)移到F68輸入=F67+1擊回車鍵。

        9.光標(biāo)移到G60,選定G60復(fù)制到G67,雙擊G67單元欄,顯示=SUMIF($C$3:$C$150,$F67,D$3:D$150),將光標(biāo)移到$C$3:$C$150,改成$B$3:$B$150(也就是把C改成B),擊回車鍵。

        10.光標(biāo)移到G67,選定G67復(fù)制G67:H150。

        11.光標(biāo)移到I67輸入=G67-H67擊回車鍵。

        12.光標(biāo)移到I67,選定I67復(fù)制到I68:I150,全部的校對設(shè)置已搞定。

        二、表格的修飾

        1.選定工作表列標(biāo)“D”,然后按下Ctrl鍵,再選定列標(biāo)“E”、“G”、“H”、“I”(選定的列顯示黑色)之后,釋放Ctrl鍵,選擇菜單欄格式/單元格/數(shù)字/負(fù)數(shù)、小數(shù)點(diǎn)保留2位數(shù)。

        2.分別選定A1:H1、F65:I65,選擇菜單欄格式/單元格/對齊/合并單元格。

        3.選定B1:I150,選擇工具菜單/邊框/田,確定。

        4.最后光標(biāo)移B3,選擇菜單欄/窗口/凍結(jié)拆分窗口(修飾中其他部分可以不做,可這一條一定要做,便于今后操作)。修飾的內(nèi)容很多,根據(jù)個人的愛好,如顏色等等。

        5.打印設(shè)置。選擇菜單欄/文件/頁面設(shè)置/工作表/打印區(qū)域/輸入$A$3:$I$150、項(xiàng)端標(biāo)題/輸入$1:$2/確定。

        三、輸入數(shù)據(jù)與校對

        1.在輸入憑證的數(shù)據(jù)時,輸入月份和憑證號,就會自動復(fù)制到150行,當(dāng)一張憑證所有科目號及借、貸方發(fā)生額輸完后(如憑證的金額為紅字,請輸入負(fù)號),在下張憑證開始時,輸入新的憑證號,又會將余的憑證號改過來,這樣的設(shè)置,主要使輸憑證號的時間節(jié)省50%以上。

        2.當(dāng)每本憑證輸完后,光標(biāo)移到F63,就可以看出借貸方合計(jì)是否平衡,再往下移動,還可以分別看出輸入的每一張憑證,借貸方是否平衡。如不平衡可根據(jù)提供的憑證號,直接修改原來數(shù)據(jù),對虛增的金額可改為0,漏登的憑證可在匯總表的最后行,補(bǔ)登有關(guān)的數(shù)據(jù),它不影響數(shù)據(jù)的匯總。
       
        3.經(jīng)修改后每一張憑證全都平衡,而F63行的借貸合計(jì)還是不平衡,那就是你輸入不正確的科目號,或者是新增的科目號。

        四、附注

        1.本表格設(shè)計(jì),是以一本憑證的科目匯總為基礎(chǔ),如果你單位的憑證每月基本上為5本,建議你將工作簿設(shè)為5頁,并選定全表(單擊工作表左上角方塊),然后按住Shift同時選中2頁,再選中5頁,選擇菜單欄編輯/填充/至同組工作表/全部/確定,還可以在第1頁前,插入一頁,采用“三維引用”方式,進(jìn)行總匯總。

        2.每次匯總,將本表打開,并根據(jù)匯總憑證的月份,選擇菜單欄/文件/另存為“憑證匯總XX月”,這樣的設(shè)定是為了你在年末時或者根據(jù)工作的需要,將所有的憑證匯總數(shù)據(jù)連接起來,不就成為全年的憑證數(shù)據(jù)庫!那你也就可以用Excel的其他功能,完成排序、查找,就可模擬會計(jì)電算化的操作(當(dāng)然由于匯總中沒輸入摘要,也就沒有這個信息)。

        3.本匯總表是以科目號方式輸入的,而大部分會計(jì)人員并不重視科目號,這就對本匯總表的實(shí)用范圍提出疑問,在此也提供兩種方式,克服科目號的問題:
        
        (1)編制憑證時,采用帶有科目號的科目印。
        
        (2)將光標(biāo)移到A1,選定A1:A10,選擇菜單欄/插入/行,在插入的部分輸入所用的科目名稱及科目號,作為提示,如B1輸入“科目號”、C1輸入“科目名稱”,排列可采用“科目號”順序排列,也可采用“常用”科目的順序排列,也可對常用的科目用顏色表示。
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