也談有關初始項目的修改

來源: 福建省財會管理干部學院電教中心·胡燕編輯： 2002/03/26 14:05:18　　字體：大小

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拜讀了貴刊2000年第4期《在不增刪憑證的情況下進行有關初始項目的修改》一文(以下簡稱《在文》)，對文中所介紹的修改有關初始項目的方法有不同的意見，在此與《在文》作者商榷，并請大家指正。

　　正如《在文》所述，“會計科目一經使用，則初始化的有關內容不得隨意修改。”眾所周知，所有會計軟件在輸入憑證時都能夠自動進行借貸平衡檢查，保證了每張憑證及日常帳務處理符合借貸平衡的基本要求，而期初余額則是各科目單獨輸入的。正因此，在全部期初數據輸入后必須進行試算平衡，正確后方可建帳，一旦初始建帳完成，轉入日常帳務處理后，就不能直接修改期初數據。而《在文》接下來的一段話卻說“必須修改有關初始內容時，原則上雖然不能修改，但仍可靈活采用本文所述方法來達到自己的目的”。這種“靈活性”正是會計軟件應用中的大忌，違反了會計軟件控制的基本要求。試想，如果已輸入了幾個月的憑證后還允許修改科目期初余額，如何保證試算平衡?這幾個月的帳目是否要全部重新結帳？

　　《在文》所提到的“對已使用的某科目增設下級科目”的問題，在實踐中并不少見，會計軟件應對此提供合適的解決方法，使之既不違反會計原則又簡便易行，否則就難以適應會計工作的實際需要。從筆者所使用過的商品化會計軟件來看，可采用以下兩種方法：

　　1.有的軟件(如安易)允許直接增設下級科目。例如，為221科目增設下級科目時，將221科目的期初余額和發生額自動轉入增設的第一個下級科目中。在年終結帳完畢，一月份憑證尚未輸入之前，允許對各科目余額進行調整。因此，增設下級科目最好放在每年一月進行。

　　2.現有的商品化會計軟件普遍可設立多套帳，允許各套帳之間進行數據交換。因此，出現上述問題時，另建一套帳并將原套帳的數據復制過來略加修改即可。

　　此外，還有一個教學上的小問題。《在文》中舉例時提到“將221科目隨意改為另外一個科目(如現金101)”。筆者認為，在遇到類似需要臨時借用其他科目的情況時，應向學生建議盡量采用未使用過的或不常用的科目，而不是“現金”這類常用科目，這樣在改回來時，查找和修改都比較方便，可降低出錯的機率。

　　從上述討論可看出，選用商品化會計軟件不能只看其主要流程和界面，而需要深入了解其細節，特別是糾錯功能、擴展功能等方面，要做到既不違反會計原則又簡便易行，這也是會計軟件需要進一步提高和完善之處。

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