關于會計電算化的會計管理問題

來源: 黃明亮、周斌、楊文俊編輯： 2002/03/26 14:15:49　　字體：大小

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一、日常使用管理

　　計算機替代手工記帳后的日常使用管理是通過對系統運行的管理，保證系統正常運行，完成預定任務，保證系統內各資源信息的安全與完整。具體包括：（1）機房管理。對機房的管理旨在為計算機設備創造一個良好的運行環境，防止各種非法人員進入機房，保護機內程序和數據的安全。（2）上機操作管理。應包括以下幾個內容：上機運行系統的規定，操作使用人員的職責，操作權限與操作程序等內容。

　　二、系統維護管理

　　系統維護管理包括硬件維護與軟件維護兩部分。硬件維護主要內容是在系統運行過程中，出現硬件故障時，及時進行故障分析，并做檢查記錄，在設備更新、擴充、修復后，由系統維護人員安裝和調試。軟件維護主要包括正確性維護、適應性維護、完善性維護三種。正確性維護是指診斷和改正錯誤的過程；適應性維護是指單位的會計工作發生變化時，為適應而進行的修改活動；完善性維護是為了改善已有功能的需求而進行的軟件修改活動。

　　三、會計檔案管理

　　電算化會計信息系統的檔案管理主要是指打印出的各種帳簿、報表、憑證、存貯會計數據和程序的軟盤及其他存貯介質，系統開發運行中編制的各種文檔以及其他會計資料。會計檔案管理是在會計電算化后會計工作連續進行的保障；是電算化會計信息系統維護的保證，是保證系統內數據安全完整的關鍵環節，也使會計信息得以充分利用。

　　（一）記帳憑證的生成與管理。計算機替代手工記帳單位的記帳憑證生成有兩種方式：

　　1.由原始憑證直接錄入計算機，由計算機打印輸出。在這種情況下，記帳憑證上應有錄入人員的簽名或蓋章，稽核人員簽名或蓋章，會計主管人員的簽名或蓋章，收付款記帳憑證還應由出納人員簽名或蓋章。打印輸出生成的記帳憑證視同手工填制的記帳憑證，按《會計人員工作規則》、《會計檔案管理辦法》的有關規定立卷歸檔保管。

　　2.手工事先作好記帳憑證，計算機錄入記帳憑證然后進行處理，在這種情況下，保存手工記帳憑證與機制憑證皆可。

　　（二）會計帳簿、報表的生成管理

　　1.日記帳每天打印，一般帳簿可以根據實際情況和工作需要按月或按季、按年打印，發生業務少的帳簿可滿頁打印。

　　2.現金、銀行存款帳采用打印輸出的活頁帳裝訂。

　　3.在所有記帳憑證數據和明細分類帳數據都存儲在計算機內的情況下，總分類帳可用“總分類帳本期發生額及余額對照表”替代。

　　4.在保證憑證、帳簿清晰的條件下，計算機打印輸出的憑證、帳簿中表格線可適當減少。

　?。ㄈ╆P于磁性介質及其他介質的管理。存有會計信息的磁性介質改其他介質，在未打印成書面形式輸出之前，應妥善保管并留有附本。為了便于利用計算機進行查詢及在電算化系統出現故障時，進行恢復，這些介質都應視同會計資料或檔案進行保存，直至會計信息完全過時為止。

　?。ㄋ模╆P于會計電算化系統文檔資料管理。會計電算化系統開發的全套文檔資料，視同會計檔案保管，保管期截至該系統停止使用或有重大修改之后的3年。

　　四、會計人員管理

　　計算機替代手工記帳后應加強對會計信息系統的維護，及對使用人員的管理。基本方法是按照“責、權、利”相結合的基本管理原則，明確各類人員的職責、權限并盡量將之與各類人員的利益掛鉤，建立健全崗位責任制，一方面加強內部牽制，保護資金財產的安全；另一方面提高工作效率，充分發揮系統的運行效益，使會計信息更加安全與完整。

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