對 于 一 個 生 產 或 貿 易 型 企 業 ， 銷 貨 記 錄 是 必 不 可 少 的 ， 記 錄 的 具 體 內 容 包 括 銷 售 產 品 的 名 稱 及 品 種 、 銷 售 毛 利 、 購 貨 商 、 銷 往 地 區 等 . 財 務 部 通 過 對 這 些 銷 貨 記 錄 進 行 分 析 ， 給 企 業 管 理 者 提 供 生 產 經 營 的 重 要 信 息 ：哪 些 產 品 暢 銷 及 在 什 么 地 區 受 歡 迎 ， 哪 些 產 品 毛 利 率 高 ， 哪 些 購 貨 商 需 求 量 大 及 其 他 信 息 . 而 上 述 信 息 在 Excel的 幫 助 下 ， 將 能 很 輕 松 地 得 到 ， 特 別 是 在 企 業 的 銷 貨 記 錄 偏 多 （每 月 幾 萬 條 等 ）， 與 手 工 相 比 ， 電 算 化 將 顯 示 出 極 大 的 優 越 性 ， 下 面 舉 例 說 明 .

　　我 們 以 一 家 食 品 加 工 企 業 為 例 ， 該 公 司 銷 售 部 在 與 客 戶 達 成 銷 售 協 議 后 ， 根 據 客 戶 的 要 求 開 出 銷 貨 清 單 ， 銷 貨 清 單 按 順 序 編 號 ， 記 載 日 期 、 銷 售 的 產 品 名 稱 、 數 量 、 銷 售 單 價 、 銷 售 金 額 、 購 貨 商 、 銷 貨 地 區 等 內 容 ， 銷 貨 清 單 的 其 中 一 聯 送 往 財 務 部 ， 財 務 部 據 此 開 具 銷 售 發 票 . 財 務 部 因 此 擁 有 銷 貨 清 單 、 銷 售 發 票 等 銷 貨 記 錄 的 原 始 單 據 ， 再 利 用 手 中 掌 握 的 其 他 資 料 ， 財 務 部 可 將 綜 合 的 銷 貨 記 錄 輸 入 電 腦 ， 作 為 分 析 的 數 據 源 . 輸 入 時 間 根 據 業 務 量 的 大 小 ， 可 選 擇 每 天 、 每 隔 幾 天 或 月 末 一 次 輸 入 . 下 面 便 是 該 公 司 2000年 3月 已 輸 入 電 腦 的 綜 合 銷 貨 記 錄 ， 因 篇 幅 所 限 ， 且 不 影 響 Excel功 能 的 演 示 ， 此 處 數 據 作 了 簡 化 處 理 ， 實 務 中 的 銷 貨 記 錄 可 能 遠 不 止 這 些 .

　　接 下 來 利 用 Excel中 的 數 據 分 析 功 能 對 該 公 司 2000年 3月 的 數 據 進 行 分 析 . 

一 、 排 序

　　單 擊 Excel中 的 “ 數 據 ” ， 在 下 拉 菜 單 單 擊 “ 排 序 ” ， 屏 幕 上 出 現 對 話 框 ， 根 據 需 要 選 擇 首 要 關 鍵 字 、 次 要 關 鍵 字 及 第 三 關 鍵 字 或 只 選 擇 首 要 關 鍵 字 . 如 首 要 關 鍵 字 選 擇 銷 售 額 ， 次 要 關 鍵 字 選 擇 品 種 ， 第 三 關 鍵 字 選 擇 購 貨 商 ， 數 據 順 序 均 選 擇 遞 增 ， 然 后 單 擊 “ 確 定 ” ， 則 上 面 所 示 的 綜 合 銷 貨 記 錄 將 會 按 你 的 需 要 進 行 排 列 ： 第 一 順 序 按 銷 售 金 額 由 小 到 大 列 示 ， 同 一 銷 售 額 按 品 種 列 示 ， 而 銷 售 金 額 、 品 種 都 相 同 的 情 況 下 ， 計 算 機 會 選 擇 按 購 貨 商 順 序 列 示 . 對 于 字 符 型 的 關 鍵 字 ， 可 在 對 話 框 中 的 “ 選 項 ” 選 擇 按 字 母 排 序 還 是 按 筆 畫 排 序 . 如 果 只 選 擇 首 要 關 鍵 字 ， 電 腦 將 按 首 要 關 鍵 字 排 序 ， 對 于 首 要 關 鍵 字 相 同 的 記 錄 ， 電 腦 按 默 認 的 方 式 排 列 .

　　Excel的 這 一 功 能 使 我 們 即 便 是 面 對 雜 亂 無 章 的 銷 貨 記 錄 ， 也 能 讓 它 變 得 有 條 不 紊 ， 而 且 可 以 隨 時 獲 得 一 些 有 用 的 信 息 . 例 如 ， 管 理 層 想 獲 悉 本 月 哪 些 產 品 的 毛 利 率 較 高 ， 則 可 選 擇 按 毛 利 率 排 序 ， 立 刻 可 以 看 到 牛 肉 的 毛 利 率 最 高 （ 19％ ～ 20％ ） ， 其 次 為 家 禽 （ 15％ ～ 18％ ） ， 熟 食 的 毛 利 率 最 低 僅 有 5％ ～ 6％ . 這 一 信 息 能 幫 管 理 層 了 解 企 業 的 現 狀 ， 多 生 產 毛 利 率 高 的 產 品 ， 更 好 地 完 成 利 潤 最 大 化 的 目 標 . 還 有 一 些 信 息 需 要 結 合 “ 分 類 匯 總 ” 功 能 一 起 使 用 才 能 獲 得 ， 將 在 后 面 說 明 .

　　二 、 篩 選

　　單 擊 Excel中 的 “ 數 據 ” ， 選 擇 “ 篩 選 ” ， 篩 選 分 為 自 動 篩 選 和 高 級 篩 選 . 單 擊 自 動 篩 選 ， 標 題 欄 將 出 現 下 拉 框 ， 你 可 以 根 據 需 要 選 擇 希 望 看 到 的 記 錄 . 例 如 ， 你 想 知 道 本 月 銷 售 額 最 大 的 五 條 記 錄 ， 則 可 在 下 拉 框 選 擇 “ 前 10個 ” ， 并 在 接 下 來 的 對 話 框 將 10改 為 5， 單 擊 確 定 ， 屏 幕 上 會 按 你 的 要 求 只 顯 示 本 月 銷 售 金 額 最 大 的 前 五 條 記 錄 . 你 也 可 以 自 定 義 顯 示 的 條 件 ， 例 如 ， 你 想 了 解 華 星 公 司 本 月 的 購 貨 記 錄 ， 則 可 在 購 貨 商 的 下 拉 框 選 擇 “ 自 定 義 ” ， 接 下 來 的 對 話 框 選 擇 “ 等 于 ” “ 華 星 ” 即 可 . 高 級 篩 選 類 似 于 自 動 篩 選 的 自 定 義 ， 但 更 自 由 和 靈 活 ， 在 此 不 再 詳 述 .

　　由 上 述 可 知 ， 排 序 和 篩 選 都 能 按 我 們 的 要 求 對 數 據 進 行 排 列 和 挑 選 ， 在 銷 貨 記 錄 的 分 析 中 很 有 作 用 ， 但 如 果 我 們 將 其 與 “ 分 類 匯 總 ” 結 合 起 來 ， 將 能 得 到 一 些 更 有 價 值 的 信 息 .

　　三 、 分 類 匯 總

　　先 將 本 月 的 銷 貨 記 錄 按 “ 類 別 ” 排 序 ， 再 單 擊 “ 數 據 ” 下 的 “ 分 類 匯 總 ” ， 屏 幕 上 出 現 對 話 框 ， 分 類 字 段 選 擇 “ 類 別 ” ， 匯 總 方 式 選 擇 “ 求 和 ” ， 匯 總 項 選 擇 “ 銷 售 金 額 ” 和 “ 銷 售 毛 利 ” ， 單 擊 確 定 ， 則 銷 貨 記 錄 會 按 不 同 的 類 別 匯 總 銷 售 額 和 銷 售 毛 利 ， 如 表 2所 示 .

　　這 樣 ， 企 業 可 以 知 道 哪 種 產 品 最 暢 銷 ， 哪 種 產 品 對 公 司 的 毛 利 貢 獻 最 大 . 如 果 類 別 很 多 ， 難 以 一 眼 識 別 ， 可 將 上 圖 的 分 級 顯 示 折 疊 即 單 擊 表 格 左 邊 的 級 別 按 鈕 “ 2” ， 再 按 銷 售 額 或 銷 售 毛 利 排 序 .

　　有 時 候 ， 企 業 需 要 了 解 哪 些 購 貨 商 或 哪 些 地 區 的 需 求 量 比 較 大 ， 操 作 的 方 法 同 上 ， 只 需 在 選 擇 “ 類 別 ” 的 時 候 相 應 的 改 為 選 擇 “ 購 貨 商 ” 或 “ 銷 貨 地 區 ” 即 可 ， 如 果 只 想 看 到 某 一 個 購 貨 商 或 某 一 個 地 區 的 銷 售 情 況 ， 可 以 先 作 篩 選 ， 再 按 上 述 步 驟 進 行 ， 再 此 不 再 贅 述 .

　　四 、 數 據 透 視 表

　　分 類 匯 總 的 功 能 也 可 由 數 據 透 視 表 來 完 成 ， 區 別 在 于 分 類 匯 總 可 以 分 級 顯 示 ， 還 可 以 進 一 步 進 行 排 序 篩 選 等 其 他 處 理 . 但 數 據 透 視 表 可 以 表 現 更 為 復 雜 的 關 系 ， 且 很 直 觀 ， 這 是 排 序 、 篩 選 和 分 類 匯 總 所 無 法 做 到 的 . 例 如 ， 我 們 想 同 時 看 到 該 公 司 的 產 品 在 不 同 地 區 的 銷 售 和 毛 利 情 況 ， 則 可 單 擊 “ 數 據 ” 下 的 “ 數 據 透 視 表 ” ， 進 入 數 據 透 視 表 向 導 ， 在 第 三 個 步 驟 時 選 擇 “ 銷 貨 地 區 ” 作 為 行 ， 選 擇 “ 品 名 ” 作 為 列 ， 數 據 選 擇 “ 銷 售 金 額 ” 和 “ 銷 售 毛 利 ” ， 再 在 第 四 步 驟 單 擊 確 定 ， 就 可 得 到 表 3：

　　這 個 表 能 讓 我 們 一 目 了 然 地 看 到 各 地 區 、 各 品 種 的 銷 售 和 毛 利 情 況 ， 如 上 海 的 銷 售 業 績 最 好 ， 海 鮮 C的 銷 量 最 大 ， 家 禽 T的 毛 利 最 高 ， 海 鮮 在 南 京 較 受 歡 迎 等 ， 這 些 信 息 無 論 是 對 財 務 部 的 財 務 預 測 ， 還 是 銷 售 部 的 促 銷 活 動 以 及 公 司 管 理 層 的 宏 觀 決 策 都 將 有 所 幫 助 ， 這 也 正 是 利 用 Excel分 析 銷 貨 記 錄 的 意 義 所 在 .

　　Excel有 很 多 能 為 企 業 服 務 的 功 能 ， 而 財 務 人 員 也 大 多 并 不 陌 生 ， 問 題 在 于 是 否 花 時 間 去 思 考 如 何 將 Excel運 用 到 實 務 當 中 ， 只 要 做 個 有 心 人 ， 就 會 有 所 發 現 .