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      會計電算化對審計的影響

      來源: 中國總會計師·雷凱鋒 編輯: 2002/04/30 10:08:58  字體:

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           會計電算化的實施,大大提高了會計信息處理的速度和準(zhǔn)確性,能為用戶提供及時、準(zhǔn)確的會計信息,是會計事業(yè)發(fā)展史上一次史無前例的飛躍。但在這個飛躍也給審計工作帶來很大的影響,歸納起來主要有下列幾方面:
        
        一、審計線索的改變
        
        由于會計實行電算化,使審計線索發(fā)生很大變化,傳統(tǒng)的手工會計系統(tǒng)中的審計線索在電算化系統(tǒng)中將會中斷甚至消失。在手工系統(tǒng)中,由原始憑證到記賬憑證,由過賬到財務(wù)報表的編制,每一步都有文字記錄,都有經(jīng)手人簽字,審計線索十分清楚。審計人員進(jìn)行審行,完全可以根據(jù)需要進(jìn)行順查、逆查或抽查。但在電算化會計系統(tǒng)中,傳統(tǒng)的賬薄沒有了,絕大部分的文字記錄消失了,代之的是存有會計資料的磁盤和磁帶,這些磁性介質(zhì)上的信息是以機(jī)器可讀的形式存在的,肉眼不能識別。此外,從原始數(shù)據(jù)進(jìn)入計算機(jī),到財務(wù)報表的輸出,這中間的全部會計處理集中由計算機(jī)按程序指令自動守成,傳統(tǒng)的審計線索在這里中斷了、消失了。傳統(tǒng)的查賬方法,對電算化的會計個體已不完全適用。為了能有效地審計電算化的會計個體,在電算化會計系統(tǒng)的設(shè)計和開發(fā)時必須注意審計需求,要留下新的審計線索。例如,要留下每筆經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的詳細(xì)記錄,而不能只留下更新后的當(dāng)前余額。有些系統(tǒng)中的暫存文件,經(jīng)過一定的時間就要被刪掉。如果審計需要查這些文件,則應(yīng)拷貝,以便查尋。
        
        二、會計系統(tǒng)內(nèi)部控制的改變
        
        國際上近代的審計都是以系統(tǒng)為基礎(chǔ)的,即審計師要對會計系統(tǒng)的內(nèi)部控制進(jìn)行審查和評價,以作為制定審計方案和決定抽查范圍的依據(jù)。由于會計系統(tǒng)實現(xiàn)了電算化,手工會計系統(tǒng)原有的內(nèi)容控制已不能適應(yīng)電子數(shù)據(jù)處理的新特點,不能有效地降低電算化會計系統(tǒng)特有的風(fēng)險。例如,在電算化會計系統(tǒng)中,會計信息的處理和存貯高度集中于計算機(jī),會使手工會計系統(tǒng)中的某些職責(zé)分離,互相寄制的控制失效。為了系統(tǒng)的安全可靠和系統(tǒng)處理與存貯的會計信息準(zhǔn)確完整,必須考慮電算化系統(tǒng)的特點,針對其固有的風(fēng)險,建立新的內(nèi)部控制。這些內(nèi)部控制除了有關(guān)電子數(shù)據(jù)處理的制度、規(guī)定和人工執(zhí)行的程序控制外,內(nèi)部控制的程序化是電算化會計信息系統(tǒng)的一個重要特點。如何識別、研究、審查和評價這些新的內(nèi)容控制,尤其是程序化的內(nèi)部控制,是會計電算化給審計提出的又一個新問題。美國注冊會計師協(xié)會發(fā)表的第3號審計準(zhǔn)則概論指出:"如果客戶在其會計系統(tǒng)中使用了電子數(shù)據(jù)處理,無論應(yīng)用是簡單的帶是復(fù)雜的,審計員都要充分地了解整個系統(tǒng), 使得能識別和評價系統(tǒng)的基本會計控制的特點。在包括較復(fù)雜的電子數(shù)據(jù)處理應(yīng)用的情況下,審計員在執(zhí)行必要的審計方案中將要就應(yīng)用專業(yè)化的電子數(shù)據(jù)處理的專門知識"。在會計電算化條件下,由于內(nèi)部控制變化了,審計人員必然研究電算化系統(tǒng)的內(nèi)部控制,掌握其審查方法。對程序控制,審計員要利用計算機(jī)輔助審計技術(shù)進(jìn)行審計。對于電算化會計信息系統(tǒng)內(nèi)部控制的弱點,審計人員要能評估其影響,并向被審單位提出改進(jìn)的建議。
        
        三、審計內(nèi)容的改變
        
        在會計電算化條件下,審讓的監(jiān)督職能雖然沒有改變,但審計內(nèi)容卻發(fā)生了變化。在電算化會計信息系統(tǒng)中,會計事項由計算機(jī)按程序自動進(jìn)行處理,如果系統(tǒng)的應(yīng)用程序出錯或被非法篡改,則計算機(jī)只會按給定的程序以同樣錯誤的方法處理所有的有關(guān)會計事項,系統(tǒng)就可能被不知,鬼不覺地嵌入非法的舞弊程序,不法分子可以利用這些舞弊程序大量侵吞企業(yè)的財物。系統(tǒng)的處理是否合規(guī)、合法、安全可靠,都與計算機(jī)系統(tǒng)的處理和控制功能有直接關(guān)系。電算化會計信息系統(tǒng)的特點,及其固有的風(fēng)險,決定了審計的內(nèi)容要增加對計算機(jī)系統(tǒng)處理和控制功能的審查。在會計電算化條件下,審計人員要花費(fèi)較多的時間和精力來了解和審查計算機(jī)系統(tǒng)的功能,以證實其處理的合法性、正確性和完整性,保證系統(tǒng)的安全可靠。 

        當(dāng)一個系統(tǒng)已經(jīng)完成并投用后,再對它進(jìn)行改進(jìn),比在系統(tǒng)設(shè)計、開發(fā)階段進(jìn)行困難得多,費(fèi)用昂貴得多。因此,除要對投用后的電算化會計信息系統(tǒng)進(jìn)行事后審計處,還應(yīng)提倡在系統(tǒng)的設(shè)計、開發(fā)階段,應(yīng)有審計人員參與進(jìn)行事前和事中的審計。他們在系統(tǒng)設(shè)計開發(fā)的各個階段要注意審查和考核下列問題:一是系統(tǒng)的功能是否恰當(dāng)、完備、能否滿足用戶核算和管理的要求;二是系統(tǒng)的數(shù)據(jù)流程、處理方法是符合會計制度、法規(guī)、法令和財經(jīng)紀(jì)律的要求;三是系統(tǒng)是否建立了恰當(dāng)?shù)某绦蚩刂?,以防止或及時發(fā)現(xiàn)無意的差錯或有意的舞弊;四是系統(tǒng)是否保留了充分的審計線索,能否為日后順利開發(fā)審計提供必需的條件;五是系統(tǒng)的安全保密措施和管理制度是否健全,能否為系統(tǒng)日后安全可靠地運(yùn)行系統(tǒng)的開發(fā)控制。審計人員還參與系統(tǒng)的調(diào)試、檢測和驗收,盡可能及時地發(fā)現(xiàn)系統(tǒng)的問題,及時提出改進(jìn)意見。

        四、審計技術(shù)的改變

        在手工會計處理的條件下,審計可根據(jù)具體情況進(jìn)行順查、逆查或抽查。審查一般采用審閱、核對、分析、比較、調(diào)查和證實等方法。所有審查工作都是由人工完成的。在會計電算化條件下,會計的特點決定了審計的內(nèi)容和技術(shù)的改變。雖然人工的各種審查技術(shù)仍是很重要的,但計算機(jī)輔助審計是必不可少的審計技術(shù)。

        信息處理的電算化和信息存貯的電磁化,如果沒有全部打印輸出紙質(zhì)的賬表文件,磁性介質(zhì)上的會計資料是肉眼所不能識別的,審計人員只能利用計算機(jī)對它進(jìn)行審查。即使系統(tǒng)的全部賬表都要硬拷貝,利用計算機(jī)比手工可以更迅速、更有效地完成審閱、核對、分析、比較等各項審查工作。例如,計算機(jī)可以幫助審計人員審閱賬務(wù)文件,找出滿足指定條件的會計記錄;可以對眾多的會計事項進(jìn)行統(tǒng)計抽樣,以便審計員對缺抽出樣本進(jìn)一步審查;還可以根據(jù)系統(tǒng)所記錄的會計資料計算出各種財務(wù)比率、變化率和進(jìn)行各種分析比較等等。
       
        在會計電算化條件下,既要對計算機(jī)系統(tǒng)的處理和控制功能進(jìn)行審查,又要采用計算機(jī)輔助審計技術(shù)。對計算機(jī)系統(tǒng)功能的審查,必須運(yùn)行計算機(jī),讓計算機(jī)執(zhí)行各種操作和處理,也就是利用計算機(jī)開展審計。此項審查是不能離開計算機(jī)僅由人工來完成的。 

        另一個計算機(jī)輔助審計技術(shù)的應(yīng)用是,在電算化會計信息系統(tǒng)的設(shè)計開發(fā)過程中,可事先在被審計的計算機(jī)系統(tǒng)中的嵌入審計程序。這些程序可以執(zhí)行審計監(jiān)督,建立審計跟蹤文件,記錄符合指定條件的會計事項及其操作處理的有關(guān)信息,以便日后審計人員踴躍追查。這些程序還可以執(zhí)行一些特殊的審計功能。

        五、對審計人員的要求更高

        在會計電算化條件下,由于審計線索內(nèi)容控制、內(nèi)容和審計技術(shù)的改變,決定了對審計人員的要求高了。不懂得計算機(jī)的審計人員,因?qū)徲嬀€索的改變而無法踴躍審計;不懂得電算化會計系統(tǒng)的特點和風(fēng)險而不能識別和審其內(nèi)部控制;不懂得使有計算機(jī)而無法對計算機(jī)進(jìn)行審查或利用計算機(jī)進(jìn)行審計。因此,要求審計人員不僅要有會計、審計理論和實務(wù)知識,而且要掌握計算機(jī)和電算化會計方面的知識和技能。
       
        由上述可見,會計電算化給審計提出了許多新問題、新要求。傳統(tǒng)的手工審計已不能適應(yīng)電算化的要求。學(xué)習(xí)、研究和開展計算機(jī)審計是審計部門和審計人員的新課題和新任務(wù)。
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