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      登記會(huì)計(jì)賬簿的基本要求

      來源: 編輯: 2002/08/28 15:34:46  字體:

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        依據(jù)《會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作規(guī)范》第六十條規(guī)定(以下簡(jiǎn)稱《規(guī)范》),登記會(huì)計(jì)賬簿的基本要求是:

        (1)準(zhǔn)確完整。“登記會(huì)計(jì)賬簿時(shí),應(yīng)當(dāng)將會(huì)計(jì)憑證日期、編號(hào)、業(yè)務(wù)內(nèi)容摘要、金額和其他有關(guān)資料逐項(xiàng)記入賬內(nèi),做到數(shù)字準(zhǔn)確、摘要清楚、登記及時(shí)、字跡工整。”每一項(xiàng)會(huì)計(jì)事項(xiàng),一方面要記入有關(guān)的總賬,另一方面要記入該總賬所屬的明細(xì)賬。賬簿記錄中的日期,應(yīng)該填寫記賬憑證上的日期;以自制的原始憑證,如收料單、領(lǐng)料單等,作為記賬依據(jù)的,賬簿記錄中的日期應(yīng)按有關(guān)自制憑證上的日期填列。

        登記賬簿要及時(shí),但對(duì)各種賬簿的登記間隔應(yīng)該多長(zhǎng),《規(guī)范》未作統(tǒng)一規(guī)定。一般說來,這要看本單位所采用的具體會(huì)計(jì)核算形式而定。

        (2)注明記賬符號(hào)。“登記完畢后,要在記賬憑證上簽名或者蓋章,并注明已經(jīng)登賬的符號(hào),表示已經(jīng)記賬?!痹谟涃~憑證上設(shè)有專門的欄目供注明記賬的符號(hào),以免發(fā)生重記或漏記。

        (3)文字和數(shù)字必須整潔清晰,準(zhǔn)確無誤。在登記書寫時(shí),不要濫造簡(jiǎn)化字,不得使用同音異義字,不得寫怪字體;摘要文字緊靠左線;數(shù)字要寫在金額欄內(nèi),不得越格錯(cuò)位、參差不齊;文字、數(shù)字字體大小適中,緊靠下線書寫,上面要留有適當(dāng)空距,一般應(yīng)占格寬的1/2,以備按規(guī)定的方法改錯(cuò)。記錄金額時(shí),如為沒有角分的整數(shù),應(yīng)分別在角分欄內(nèi)寫上“0”,不得省略不寫,或以“一”號(hào)代替。阿拉伯?dāng)?shù)字一般可自左向右適當(dāng)傾斜,以使賬簿記錄整齊、清晰。為防止字跡模糊,墨跡未干時(shí)不要翻動(dòng)賬頁;夏天記賬時(shí),可在手臂下墊一塊軟質(zhì)布或紙板等書寫,以防汗浸。

        (4)正常記賬使用藍(lán)黑墨水?!暗怯涃~簿要用藍(lán)黑墨水或者碳素墨水書寫,不得使用圓珠筆(銀行的復(fù)寫賬簿除外)或者鉛筆書寫。”在會(huì)計(jì)的記賬書寫中,數(shù)字的顏色是重要的語素之一,它同數(shù)字和文字一起傳達(dá)出會(huì)計(jì)信息。如同數(shù)字和文字錯(cuò)誤會(huì)表達(dá)錯(cuò)誤的信息,書寫墨水的顏色用錯(cuò)了,其導(dǎo)致的概念混亂也不亞于數(shù)字和文字錯(cuò)誤。

        (5)特殊記賬使用紅墨水。“下列情況,可以用紅色墨水記賬:①按照紅字沖賬的記賬憑證,沖銷錯(cuò)誤記錄;②在不設(shè)借貸等欄的多欄式賬頁中,登記減少數(shù);③在三欄式賬戶的余額欄前,如未印明余額方向的,在余額欄內(nèi)登記負(fù)數(shù)余額;④根據(jù)國(guó)家統(tǒng)一會(huì)計(jì)制度的規(guī)定可以用紅字登記的其他會(huì)計(jì)記錄?!?br>
        在這幾種情況下使用紅色墨水記賬是會(huì)計(jì)工作中的慣例。財(cái)政部會(huì)計(jì)司編輯的《會(huì)計(jì)制度補(bǔ)充規(guī)定及問題解答(第一輯)》,在解答“應(yīng)交稅金——應(yīng)交增值稅”明細(xì)賬戶的設(shè)置方法時(shí),對(duì)使用紅色墨水登記的情況作了一系列較為詳盡的說明:在“進(jìn)項(xiàng)稅額”專欄中用紅字登記退回所購(gòu)貨物應(yīng)沖銷的進(jìn)項(xiàng)稅額;在“已交稅金”專欄中用紅字登記退回多交的增值稅額;在“銷項(xiàng)稅額”專欄中用紅字登記退回銷售貨物應(yīng)沖銷的銷項(xiàng)稅額,以及在“出口退稅”專欄中用紅字登記出口貨物辦理退稅后發(fā)生退貨或者退關(guān)而補(bǔ)交已退的稅款。

        (6)順序連續(xù)登記?!案鞣N賬簿按頁次順序連續(xù)登記,不得跳行、隔頁。如果發(fā)生跳行、隔頁,更不得隨便更換賬頁和撤出賬頁,作廢的賬頁也要留在賬簿中,如果發(fā)生跳行、隔頁,應(yīng)當(dāng)將空行、空頁劃線注銷,或者注明‘此行空白’、‘此頁空白’字樣,并由記賬人員簽名或者蓋章。”這對(duì)堵塞在賬簿登記中可能出現(xiàn)的漏洞,是十分必要的防范措施。

        (7)結(jié)出余額?!胺残枰Y(jié)出余額的賬戶,結(jié)出余額后,應(yīng)當(dāng)在‘借或貸’等欄內(nèi)寫明‘借’或者‘貸’等字樣。沒有余額的賬戶,應(yīng)當(dāng)在‘借或貸’等欄內(nèi)寫‘平’字,并在余額欄內(nèi)用‘0’表示?,F(xiàn)金日記賬和銀行存款日記賬必須逐日結(jié)出余額。”一般說來,對(duì)于沒有余額的賬戶,在余額欄內(nèi)標(biāo)注的‘0’應(yīng)當(dāng)放在“元”位。

        (8)過次承前?!懊恳毁~頁登記完畢結(jié)轉(zhuǎn)下頁時(shí),應(yīng)當(dāng)結(jié)出本頁合計(jì)數(shù)及余額,寫在本頁最后一行和下頁第一行有關(guān)欄內(nèi),井在摘要欄內(nèi)注明‘過次頁’和‘承前頁’字樣;也可以將本頁合計(jì)數(shù)及金額只寫在下頁第一行有關(guān)欄內(nèi),并在摘要欄內(nèi)注明‘承前頁’字樣。”也就是說,“過次頁”和“承前頁”的方法有兩種:一是在本頁最后一行內(nèi)結(jié)出發(fā)生額合計(jì)數(shù)及余額,然后過次頁并在次頁第一行承前頁;二是只在次頁第一行承前頁寫出發(fā)生額合計(jì)數(shù)及余額,不在上頁最后一行結(jié)出發(fā)生額合計(jì)數(shù)及余額后過次頁。

        (9)登記發(fā)生錯(cuò)誤時(shí),必須按規(guī)定方法更正,嚴(yán)禁刮、擦、挖、補(bǔ),或使用化學(xué)藥物清除字跡。發(fā)現(xiàn)差錯(cuò)必須根據(jù)差錯(cuò)的具體情況采用劃線更下、紅字更正、補(bǔ)充登記等方法更正。

        (10)定期打印。《規(guī)范》第六十一條對(duì)實(shí)行會(huì)計(jì)電算化的單位提出了打印上的要求:“實(shí)行會(huì)計(jì)電算化的單位,總賬和明細(xì)賬應(yīng)當(dāng)定期打印”;“發(fā)生收款和付款業(yè)務(wù)的,在輸入收款憑證和付款憑證的當(dāng)天必須打印出現(xiàn)金日記賬和銀行存款日記賬,并與庫(kù)存現(xiàn)金核對(duì)無誤?!边@是因?yàn)樵谝詸C(jī)器或其他磁性介質(zhì)儲(chǔ)存的狀態(tài)下,各種資料或數(shù)據(jù)的直觀性不強(qiáng),而且信息處理的過程不明,不便于進(jìn)行某些會(huì)計(jì)操作和進(jìn)行內(nèi)部或外部審計(jì),對(duì)會(huì)計(jì)信息的安全和完整也不利。
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