[摘要]國內(nèi)保險(xiǎn)公司，特別是國有獨(dú)資保險(xiǎn)公司機(jī)構(gòu)龐大、人員及網(wǎng)點(diǎn)眾多，但由于信息技術(shù)落后，資金分散，管理不力，不能形成網(wǎng)絡(luò)上的優(yōu)勢和核心競爭力。如果建立起適合保險(xiǎn)業(yè)的、科學(xué)的信息、資金和單證管理系統(tǒng)，并以財(cái)務(wù)管理為紐帶將三者有機(jī)結(jié)合起來，必將大大提高保險(xiǎn)公司的管理效率和效益。

　　現(xiàn)代信息技術(shù)的應(yīng)用極大地改變了企業(yè)傳統(tǒng)的經(jīng)營方式和管理方式。在目前企業(yè)管理中出現(xiàn)了信息流、資金流、單證流的管理模式，特別是在日常財(cái)務(wù)管理方面，出現(xiàn)了以資金管理為中心，信息技術(shù)為手段，單證管理做保證的三位一體的財(cái)務(wù)管理體系，財(cái)務(wù)管理向著更注重效率和效益的方向發(fā)展。保險(xiǎn)公司作為面向社會大眾的金融企業(yè)，其信息、資金及單證無論是規(guī)模還是在經(jīng)營活動中的重要程度上都不亞于其他行業(yè)，因而更要注重信息、資金、單證三位一體的財(cái)務(wù)管理方法。

　　一、保險(xiǎn)公司建立信息、資金、單證三位一體財(cái)務(wù)管理體系的必要性

　　保險(xiǎn)公司，特別是國有獨(dú)資保險(xiǎn)公司，其規(guī)模一般較大，但管理較為粗放。從信息管理系統(tǒng)來看，不僅沒有建立成功的電子商務(wù)，利用銀行電子支付系統(tǒng)也不充分，而且現(xiàn)有的各營業(yè)網(wǎng)點(diǎn)之間、上下級之間尚不能進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)化管理，數(shù)據(jù)不能共享；基層公司的業(yè)務(wù)處理和財(cái)務(wù)處理沒有實(shí)行標(biāo)準(zhǔn)化、系統(tǒng)化的電子處理程序，業(yè)務(wù)、收付費(fèi)、記賬、統(tǒng)計(jì)、分保等環(huán)節(jié)信息重復(fù)錄入、數(shù)據(jù)人為調(diào)節(jié)，結(jié)果造成信息傳輸慢，數(shù)據(jù)失真，甚至出現(xiàn)弄虛作假的情況。這種狀況不能適應(yīng)保險(xiǎn)市場上的競爭，更經(jīng)不起入世后外資保險(xiǎn)公司先進(jìn)管理方式和運(yùn)營方式的沖擊。外資保險(xiǎn)公司進(jìn)入我國之后，不可能建立很多機(jī)構(gòu)和招聘很多人員，他們主要依靠先進(jìn)的信息網(wǎng)絡(luò)和相應(yīng)的營銷策略開展業(yè)務(wù)。如果我們的經(jīng)營管理方式不加以改變，我們目前網(wǎng)點(diǎn)多的優(yōu)勢不僅發(fā)揮不了作用，而且會成為成本高效率低的包袱。因而中資保險(xiǎn)公司，特別是國有獨(dú)資保險(xiǎn)公司必須加快信息技術(shù)建設(shè)，利用現(xiàn)代信息技術(shù)改造基層公司的業(yè)務(wù)和財(cái)務(wù)處理程序。應(yīng)把現(xiàn)有營業(yè)網(wǎng)點(diǎn)的各種數(shù)據(jù)信息連接起來，形成先進(jìn)的信息處理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)通保通賠，統(tǒng)一管理，將網(wǎng)點(diǎn)多的傳統(tǒng)優(yōu)勢發(fā)揮出來，然后在現(xiàn)有信息網(wǎng)絡(luò)的基礎(chǔ)上建立電子商務(wù)及電子支付系統(tǒng)，使中資保險(xiǎn)公司向國際水平靠近。

　　在資金管理方面，目前國內(nèi)保險(xiǎn)公司也未形成有效的資金調(diào)配、使用及運(yùn)用系統(tǒng)。資金分散在各營業(yè)網(wǎng)點(diǎn)及各級公司，公司各機(jī)構(gòu)之間、上下級之間缺乏科學(xué)的資金管理和調(diào)控手段。例如基層公司中已簽單但有多少保費(fèi)沒有收回，多少保費(fèi)滯留在保戶、外勤、代理人手中，基層公司內(nèi)部未入賬或虛入賬的資金有多少，現(xiàn)有的資金管理系統(tǒng)不能對這些問題進(jìn)行有效地監(jiān)控。資金的收付缺乏有效的控制制度，資金管理不統(tǒng)一、不規(guī)范，“三假一私存”等現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生，從而造成資金流失、浪費(fèi)，甚至出現(xiàn)違法亂紀(jì)的情況。各網(wǎng)點(diǎn)及各級公司日常需要多少業(yè)務(wù)周轉(zhuǎn)資金缺乏科學(xué)的界定，存款普遍存在盲目性，而且各網(wǎng)點(diǎn)及上下級之間缺乏統(tǒng)一的支付手段，使資金的流動性大大降低，從而降低資金使用效率，增加資金管理成本。外資保險(xiǎn)公司進(jìn)入我國保險(xiǎn)市場之后，隨著競爭的日趨激烈及保險(xiǎn)市場的國際化，費(fèi)率會逐步降低，賠付率將逐漸提高，資金運(yùn)用取得的投資收益將成為保險(xiǎn)公司利潤的重要來源。而我們目前的資金管理辦法無法適應(yīng)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)的發(fā)展趨勢。因此，中資保險(xiǎn)公司必須建立一套科學(xué)的適應(yīng)現(xiàn)代信息技術(shù)和支付方法的資金管理、資金調(diào)控及資金運(yùn)用系統(tǒng)。

　　保險(xiǎn)業(yè)務(wù)中的絕大多數(shù)單證都涉及財(cái)務(wù)與資金，但基層公司單證的印制、領(lǐng)用、保管、使用、編號、銷號等制度既不統(tǒng)一又不規(guī)范，各種單證之間的銜接、制約不緊密，財(cái)務(wù)核算過程中單證的傳遞，會計(jì)憑證的附件等不規(guī)范，單證有意無意的流失情況經(jīng)常發(fā)生。單證混亂往往造成數(shù)據(jù)失真，資金流失，因此必須加強(qiáng)單證的管理。此外，新的信息處理技術(shù)及新的支付手段的出現(xiàn)，對紙質(zhì)原始單證及電腦生成的電子單證有了新的要求，單證管理也要系統(tǒng)化、科學(xué)化。

　　二、信息、資金、單證管理系統(tǒng)的內(nèi)容、功能及相互關(guān)系

　　信息管理、資金管理和單證管理三者既相互獨(dú)立，又相輔相成，綜合成為保險(xiǎn)公司統(tǒng)一的財(cái)務(wù)管理體系。

　　1.信息管理（數(shù)據(jù)處理電子化）系統(tǒng)

　　大型保險(xiǎn)公司的營業(yè)網(wǎng)點(diǎn)遍布全國各地，保險(xiǎn)業(yè)務(wù)面向各行各業(yè)，涉及千家萬戶。要充分發(fā)揮各個(gè)保險(xiǎn)機(jī)構(gòu)的職能和作用，就需要建立完善的電子化和網(wǎng)絡(luò)化信息管理系統(tǒng)，從業(yè)務(wù)處理（簽單、理賠），到收保費(fèi)付賠款，再到財(cái)務(wù)核算及統(tǒng)計(jì)分析，在大范圍內(nèi)（如地市、全省或全國范圍內(nèi)）建立統(tǒng)一網(wǎng)絡(luò)，而且能與銀行的電子支付系統(tǒng)、因特網(wǎng)等外部信息系統(tǒng)連接，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共享，網(wǎng)絡(luò)化管理，形成保險(xiǎn)公司先進(jìn)的開放性的信息管理系統(tǒng)。這樣既能方便保戶，提高競爭力，又能迅速處理所有財(cái)務(wù)信息，使公司各級管理者準(zhǔn)確、快速、完整地得到相關(guān)的財(cái)務(wù)信息。

　　信息處理實(shí)現(xiàn)電子化、網(wǎng)絡(luò)化管理之后，業(yè)務(wù)處理中心和財(cái)務(wù)處理中心可以對公司的財(cái)務(wù)和業(yè)務(wù)信息集中處理。

　　在信息處理系統(tǒng)中，各險(xiǎn)種的簽單、理賠等業(yè)務(wù)信息由相應(yīng)的計(jì)算機(jī)軟件進(jìn)行處理，形成業(yè)務(wù)處理系統(tǒng)。業(yè)務(wù)處理系統(tǒng)將信息傳送給收付費(fèi)系統(tǒng)，收付費(fèi)系統(tǒng)進(jìn)行收付款業(yè)務(wù)的處理，并將收付款及應(yīng)收應(yīng)付信息反饋回業(yè)務(wù)處理系統(tǒng)。業(yè)務(wù)處理系統(tǒng)綜合保單信息及收付費(fèi)信息生成基層報(bào)表，形成面向基層科室的各項(xiàng)業(yè)務(wù)資料及面向外部代理、內(nèi)部員工的業(yè)績考核資料，用于基層公司的業(yè)務(wù)管理和調(diào)控。

　　運(yùn)用電子商務(wù)后，電子商務(wù)系統(tǒng)直接聯(lián)系保戶并與業(yè)務(wù)處理系統(tǒng)連接，進(jìn)行簽單并進(jìn)行信息處理；運(yùn)用銀行支付系統(tǒng)后，銀行支付系統(tǒng)與公司收付費(fèi)系統(tǒng)連接，保戶可以利用電話、因特網(wǎng)等手段直接交費(fèi)，公司也可直接劃撥賠款或儲金，并通過公司的收付費(fèi)系統(tǒng)進(jìn)行信息處理。各種信息均與公司的業(yè)務(wù)處理中心和財(cái)務(wù)處理中心連接，由中心進(jìn)行核保核賠及賬務(wù)處理，并生成業(yè)務(wù)報(bào)表、財(cái)務(wù)報(bào)表和統(tǒng)計(jì)報(bào)表。

　　信息管理系統(tǒng)形成后，要統(tǒng)一內(nèi)部業(yè)務(wù)流程和管理模式，統(tǒng)一各類分析數(shù)據(jù)和表格標(biāo)準(zhǔn)及格式，避免數(shù)據(jù)重復(fù)錄入、自由修改，基本實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共享、網(wǎng)絡(luò)化應(yīng)用。系統(tǒng)還要有較強(qiáng)的查詢功能和各種報(bào)表的生成功能，以便各級管理人員根據(jù)權(quán)限隨時(shí)查詢各級、各類業(yè)務(wù)和財(cái)務(wù)統(tǒng)計(jì)資料，隨時(shí)對經(jīng)營情況進(jìn)行監(jiān)控。

　　2.資金管理系統(tǒng)保險(xiǎn)公司資金的收付遍布各營業(yè)網(wǎng)點(diǎn)，如果運(yùn)用銀行支付系統(tǒng)，資金的收付更加分散。各收付點(diǎn)及公司上下級之間的資金調(diào)度，銀行帳戶的管理，現(xiàn)金的保管，銀行存款與現(xiàn)金的存取，資金的收付程序以及其他涉及資金的管理方式和管理方法，必須統(tǒng)一納入資金管理系統(tǒng)，進(jìn)行嚴(yán)格有效的管理，既要保證資金的流動性，保證賠款支出及展業(yè)部門的業(yè)務(wù)支出，又要保證資金的安全性和增值性。

　　資金管理系統(tǒng)包括管理資金的人員崗位職責(zé)和資金的流轉(zhuǎn)渠道。資金管理要保證管理人員職責(zé)到位并相互牽制，保證資金流轉(zhuǎn)暢通。

　　資金的管理必須從源頭管起，信用管理是資金管理的起點(diǎn)。信用管理員根據(jù)公司的信用管理制度對要求簽單并索要正式發(fā)票但尚未交付保費(fèi)的保戶、業(yè)務(wù)外勤及代辦審批信用度和信用期，符合規(guī)定的開據(jù)保險(xiǎn)單和正式發(fā)票。應(yīng)收保費(fèi)管理員對應(yīng)收保費(fèi)進(jìn)行跟蹤清收，對信用期內(nèi)未交費(fèi)的保戶、業(yè)務(wù)外勤或代辦按制度進(jìn)行處理，保證資金回收，或解除保險(xiǎn)責(zé)任。收付員、核算員、主管出納和主管會計(jì)按照規(guī)定的程序?qū)Y金的收付進(jìn)行管理。

　　資金的流轉(zhuǎn)系統(tǒng)要保證資金的流動性、安全性和資金使用效益。各支公司的保費(fèi)收入存入收入基本戶，檢查未達(dá)賬及銀行退票等事項(xiàng)，并隨時(shí)將其余額轉(zhuǎn)入公共基本戶。各支公司或網(wǎng)點(diǎn)的賠款基本戶和費(fèi)用戶核定最高限額，保證賠款和費(fèi)用支出，定期或定額由公共基本戶補(bǔ)充。資金要集中到公共基本戶，公共基本戶在統(tǒng)籌全轄業(yè)務(wù)資金的條件下，按照資金運(yùn)用的有關(guān)制度，將節(jié)余資金上劃或用于資金運(yùn)用，以提高資金效益。

　　在資金流轉(zhuǎn)系統(tǒng)中，收款員將收到的支票和現(xiàn)金存入收入基本戶。核算員從賠款基本戶提取現(xiàn)金交與付款員，付款員從賠款基本戶開支票或用現(xiàn)金賠付，當(dāng)日將結(jié)余現(xiàn)金退回核算員。核算員負(fù)責(zé)其他存款戶和費(fèi)用戶的管理，并負(fù)責(zé)將收入基本戶的資金劃入公共基本戶。主管出納負(fù)責(zé)公共基本戶及全部資金調(diào)控；在應(yīng)用銀行電話付費(fèi)或因特網(wǎng)付費(fèi)時(shí)，主管出納負(fù)責(zé)銀行支付系統(tǒng)資金與公共賬戶資金的劃撥，并及時(shí)補(bǔ)充各付款單位的賠款資金和費(fèi)用資金。主管出納和主管會計(jì)要利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)隨時(shí)監(jiān)控所轄各賬戶的資金余額與流向，保證資金的流動性與安全性，同時(shí)，集中盡可能多的資金在國家允許范圍內(nèi)或爭取國家政策進(jìn)行穩(wěn)妥的資金運(yùn)用，提高資金效益。

　　如果采用更先進(jìn)的信息處理技術(shù)和支付手段，也可以取消基層公司的收入基本戶和賠款基本戶，利用公共基本賬戶實(shí)行通保通賠。

　　3.單證管理系統(tǒng)單證是連接資金管理與信息管理之間的紐帶。首先，公司的資金與數(shù)據(jù)不能孤立存在，二者必須通過單證相對應(yīng)，彼此相互支持和制約；其次，資金的收付流轉(zhuǎn)，數(shù)據(jù)的錄入必須有單證及單證制度做依據(jù)；此外，資金的流失總是伴隨單證的流失而形成的，單證的管理是資金安全的重要保證。因而，單證的印制、保管、領(lǐng)用、流轉(zhuǎn)、以及根據(jù)單證進(jìn)行資金收付及數(shù)據(jù)錄入等一系列程序和制度必須進(jìn)行統(tǒng)一管理，形成單證管理系統(tǒng)。

　　保險(xiǎn)經(jīng)營活動中主要有兩種單證，一是業(yè)務(wù)單證，二是財(cái)務(wù)單證。業(yè)務(wù)單證有些與財(cái)務(wù)沒有直接關(guān)系，有些與財(cái)務(wù)有直接關(guān)系，是財(cái)務(wù)活動的依據(jù)。從財(cái)務(wù)管理角度講的單證包括財(cái)務(wù)單證和與財(cái)務(wù)有直接關(guān)系的業(yè)務(wù)單證。

　　單證管理系統(tǒng)的建立主要包括單證管理制度和單證流轉(zhuǎn)渠道。單證管理制度包括各種單證的管理權(quán)限以及單證的印刷、保管、領(lǐng)用、填制、傳遞等制度，單證流轉(zhuǎn)渠道指單證的流向及各種單證的正本、副本、各聯(lián)在使用中相互交織而形成的流轉(zhuǎn)網(wǎng)絡(luò)。在單證管理系統(tǒng)中，必須結(jié)合和適應(yīng)信息管理和資金管理，合理設(shè)計(jì)單證的管理制度和流轉(zhuǎn)渠道，以保證信息的真實(shí)及資金的安全。

　　三、全面建立三位一體的財(cái)務(wù)管理體系以信息管理系統(tǒng)、資金管理系統(tǒng)和單證管理系統(tǒng)為主要組成部分的財(cái)務(wù)核算和財(cái)務(wù)管理體系是現(xiàn)代信息技術(shù)廣泛應(yīng)用于企業(yè)經(jīng)營管理?xiàng)l件下較為先進(jìn)的財(cái)務(wù)管理方式。保險(xiǎn)公司這樣的金融企業(yè)，其數(shù)據(jù)、資金和單證具有量大、面廣、分散、傳輸頻繁的特點(diǎn)，綜合建立三位一體的財(cái)務(wù)管理體系對其經(jīng)營和發(fā)展更為重要。財(cái)務(wù)部門要積極參與公司的信息技術(shù)建設(shè)，制定財(cái)務(wù)管理體系的總體規(guī)劃，實(shí)施先進(jìn)的財(cái)務(wù)信息、資金和單證的管理辦法，并制定縝密的公司內(nèi)部控制制度，將信息、資金和單證的管理有機(jī)地結(jié)合起來，使三者相互協(xié)調(diào)、相互制約，成為有機(jī)的整體。

　　財(cái)務(wù)部門要充分有效地利用信息技術(shù)手段改革現(xiàn)行會計(jì)核算和財(cái)務(wù)管理體制，簡化核算層次，精減核算人員，準(zhǔn)確高效地進(jìn)行業(yè)務(wù)和財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的收集、整理、傳送、分析工作。在財(cái)務(wù)管理活動中還應(yīng)對所轄各項(xiàng)管理指標(biāo)和考核指標(biāo)的制定、考核、調(diào)控納入信息管理系統(tǒng)，建立基于公司效益和員工貢獻(xiàn)度的激勵機(jī)制，對全轄范圍進(jìn)行直接、及時(shí)的財(cái)務(wù)處理和財(cái)務(wù)控制，為公司領(lǐng)導(dǎo)提供準(zhǔn)確、及時(shí)的財(cái)務(wù)信息，及時(shí)編制各類對內(nèi)對外會計(jì)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表。

　　在保險(xiǎn)公司，貨幣資金是公司最主要也是最重要的資金形式，因此我們在財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)中主要闡述的是貨幣資金的管理。實(shí)際上，固定資產(chǎn)、在建工程、辦公用品和低值易耗品、債權(quán)債務(wù)及其他無形資產(chǎn)和各項(xiàng)費(fèi)用也完全可以按照資金管理的原理制定管理制度和管理流程，納入財(cái)務(wù)管理體系。

　　在信息、資金、單證三位一體的財(cái)務(wù)管理體系中，信息管理系統(tǒng)、資金管理系統(tǒng)和單證管理系統(tǒng)是各自獨(dú)立、開放和可擴(kuò)展性的。隨著新的信息技術(shù)和支付手段的不斷應(yīng)用，三個(gè)管理系統(tǒng)中的管理技術(shù)和管理方式也要相應(yīng)發(fā)展，但三者要相互結(jié)合、相互協(xié)調(diào)，一但三者脫節(jié)，就會造成比傳統(tǒng)手工管理方法更為嚴(yán)重的后果。

　　綜上所述，對于國內(nèi)保險(xiǎn)公司，特別是機(jī)構(gòu)龐大、人員眾多的國有獨(dú)資保險(xiǎn)公司來說，逐步穩(wěn)妥地建立電子數(shù)據(jù)處理網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，運(yùn)用信息、資金、單證三位一體的財(cái)務(wù)管理方法，既能發(fā)揮營業(yè)網(wǎng)點(diǎn)多的傳統(tǒng)優(yōu)勢，又保持了財(cái)務(wù)管理方式的先進(jìn)性，這對于我國入世后增強(qiáng)國有保險(xiǎn)公司與外資保險(xiǎn)公司的競爭實(shí)力是相當(dāng)重要的。