隨著企業規模的擴大，生產經營活動的復雜化，企業所包含的業務活動的種類越來越多，所涉及的專業領域也越來越廣，各種業務的工作量也越來越大。為了提高企業的管理力度和經營效率，很多單位實施了加強財務管理，細化會計核算的政策，對全部工作進行深入細致的分析，要求在此基礎上進行明確的分類核算和管理。在傳統的方法下，企業會開設明細賬進行核算，這樣增加了明細科目的級次，造成科目體系龐大，同時會給會計核算和管理資料的提供帶來極大的困難。計算機賬務處理子系統則借助計算機處理數據的特點，設置了輔助核算模塊。通過該功能模塊，不僅能方便地實現會計核算功能，而且能為管理提供快速便捷的輔助手段。

　　一、輔助核算賬的功能

　　輔助核算賬用于某些在日記賬簿和分類賬簿中未能記載或不完全記載的經濟業務，作為備查賬進行登記。在手工方式下，輔助核算是獨立于會計科目分類核算的。一般是根據記賬憑證分別登記會計科目分類賬和備查賬，兩套賬是各自獨立的。科目分類賬需要登記全部憑證，而輔助核算賬僅需登記有關部分憑證，而且兩次登帳交叉重復、工作量大、準確率低、不易核對。在財務處理系統中，所謂輔助核算功能，是指當一筆經濟業務發生后，在進行記賬處理時，不但要記到總分類賬、明細賬等正式賬簿，還要求記到相應的輔助核算賬簿。賬務處理系統一般提供以下幾種輔助核算賬：單位往來輔助核算賬、個人往來輔助核算賬、項目管理輔助核算賬和部門管理輔助核算賬。

　　二、輔助核算功能的運用

　　（一）單位往來業務輔助核算

　　單位往來是企業和其他企業間發生的經濟業務。會計科目中的“應收票據”、“應收賬款”、“預收賬款”、“預付賬款”、“應付賬款”等都是處理單位往來業務的賬戶。當企業往來客戶比較多，往來業務比較頻繁，清欠、清理往來賬的工作量大時，如果繼續時使用手工方式的科目設置，如：

　　113 應收賬款

　　11301 應收賬款-廣東 11302 應收賬款——福建

　　1130101 應收賬款-廣東——A單位 1130201 應收賬款——福建——C單位

　　1130102 應收賬款-廣東 ——B單位 1130202 應收賬款——福建——D單位

　　……

　　由此可見，將地區、單位作為往來科目的二級、三級科目的設置，造成科目體系龐大，給會計工作造成了極大的不便。因此，對于往來客戶較多，往來核算管理要求高的單位來說，可使用系統提供的單位往來輔助核算賬。

　　實施步驟如下：

　　首先，在系統初始化中對上述科目重新設置，將應收賬款的性質定義為“單位往來”，即 113 應收賬款 單位往來

　　這表示上述科目要設立單位往來輔助核算賬。接著，將具體的地區、往來單位等二、三級明細科目從科目體系中剝離出來，即

　　01 廣東

　　0101 A單位

　　102 B單位

　　……

　　02 福建

　　0201 C單位

　　0202 D單位

　　……

　　這些地區、往來單位等信息錄入后，存放在單位往來通信錄文件中統一管理。

　　在輸入憑證時，遇到科目性質為“單位往來”的科目，系統自動從單位往來通信錄文件中提取地區、往來單位，供財會人員選擇。這些往來業務數據保存在憑證文件中和專門用于往來管理的數據庫文件中。財務人員可以對應收（或應付）賬從不同角度進行統計查詢，如：可以按科目查詢、可以按單位查詢，也能同時查詢科目和單位。

　　（二）個人往來輔助核算

　　個人往來是指企業與企業內部職員之間發生的經濟往來業務，如個人借款，差旅費借款等。由于各單位的經營性質、經營方法不同，有些單位的個人往來業務很少，有些單位的個人往來業務很多，業務發生也非常頻繁。對于后者，在進行賬務處理時，可啟用賬務處理系統提供的個人往來輔助核算功能。將個人往來業務的管理、清理工作納入個人往來輔助管理中，可大大減少清理工作量，有利于加強個人往來戶的管理。

　　個人往來輔助核算的使用與單位往來輔助核算的原理相同。假設手工方式下科目設置如下：

　　119 其他應收款

　　11901 其他應收款——個人借款

　　1190101 其他應收款——個人借款——張三

　　1190102 其他應收款——個人借款——李四

　　……

　　11902 其他應收款—— 差旅費借款

　　1190201 其他應收款——差旅費借款——張三

　　1190202 其他應收款——差旅費借款——李四

　　……

　　要進行個人往來輔助核算，先對上述科目結構進行修改，并將科目性質定義為“個人往來”輔助核算。即

　　119 其他應收款

　　11901 其他應收款——個人借款 個人往來

　　11902 其他應收款—— 差旅費借款 個人往來

　　將具體的個人明細科目從原科目體系中剝離出來，把個人信息存放在個人通信錄文件中進行統一管理。設置為：

　　01 張三

　　02李四

　　……

　　在輸入憑證時，遇到科目性質為個人往來業務的科目（如：其他應收款-個人借款或差旅費借款）時，系統要求用戶確定個人往來戶的名稱。記賬時，該筆業務的發生額分別記入該科目的總分類賬、明細分類賬、個人往來輔助核算賬。同樣，財務人員也可以從科目、個人的角度進行統計和查詢。

　　（三）項目管理輔助核算

　　所謂項目，即專門的經營對象。實際上，它可以是一項工程、一種產品、一個科研項目等。實際會計核算時，經常要求將圍繞這些項目所發生的所有收支，按費用或收入類別設立專門的明細賬，以便更好完成對每個項目投入產出及費用情況的核算。按這種核算要求，在手工方式下會按項目設立二級或三級科目，再在其下級設立收支或費用明細科目。

　　手工方式下，對產品的收入和費用的核算，會計科目會這樣設置。

　　137 庫存商品

　　13701 A產品 13702 B產品；

　　401 生產成本

　　40101 A產品 40102 A產品

　　4010101 直接材料 4010201 直接材料

　　401010101 材料一 401020101 材料一

　　401010102 材料二 401020102 材料二

　　……

　　4010102 直接人工 4010202 直接人工

　　4010103 制造費用 4010203 制造費用

　　4010104 其他 4010204 其他

　　501 主營業務收入

　　50101 A產品 50102 B產品

　　502 主營業務成本

　　50201 A產品 50202 B產品

　　很明顯，這樣做有兩個缺點：一是科目結構復雜，體系龐大；二是難以進行橫向的統計分析。在計算機賬務處理系統中，提供的項目輔助核算模塊可以實現該核算方式。

　　以上述產成品核算為例，項目輔助核算操作步驟如下：

　　首先，進行會計科目設置，把要進行項目輔助核算的科目（如：費用、成本、收入等）的性質定義為“項目核算”。如：

　　137 庫存商品 項目核算

　　401 生產成本 項目核算

　　40101 直接材料 項目核算

　　4010101 材料一 項目核算

　　4010102 材料二 項目核算

　　……

　　40102 直接人工 項目核算

　　40103 制造費用 項目核算

　　40104 其他 項目核算

　　501 主營業務收入 項目核算

　　502 主營業務成本 項目核算

　　將具體項目從科目體系中剝離出來，在項目輔助核算模塊中定義有關項目代碼、名稱等資料。如

　　01 產成品

　　101 A產品

　　102 B產品

　　在日常業務處理中，錄入憑證時，當輸入科目的性質為“項目核算”時，系統將要求財會人員錄入或選擇項目代碼。記賬后，即可在項目輔助核算模塊中查詢各種項目核算與管理所需的賬表，即項目總賬、某科目的項目明細賬和某項目的項目明細賬，以及項目統計表和項目執行計劃報告。通過該功能模塊，不僅方便地實現對成本、費用和收入按項目核算，而且為這些成本、費用及收入情況地管理提供了快速方便地輔助手段。

　　（四）部門管理輔助核算

　　為了加強管理、提高經濟效益，許多企業單位都實行了部門核算，考核標準包括收入和費用兩項指標。因此，賬務處理系統要求提供部門核算輔助功能，即對收支類業務，除了按類別進行核算外，還需要按部門進行核算。如“管理費用”科目下，除了要按類別分成管理人員工資，辦公費、差旅費、業務招待費等項目進行核算，然后還需要進行對每個費用在不同部門中進行核算。如果一個單位有10個部門需要進行部門考核核算，管理費用類別項目有10個，那么在“管理費用”科目下就應設置100個明細科目。這種核算方式在手工條件下工作量是相當大的，但在計算機條件下，利用系統提供的部門核算輔助功能，卻能輕而易舉地實現。下面以管理費用為例介紹部門輔助核算功能的使用。

　　首先，在系統初始化時設置會計科目。即

　　521 管理費用

　　52101 辦公費 部門核算

　　52102 差旅費 部門核算

　　52103 保管費 部門核算

　　52104 業務招待費 部門核算

　　……

　　接著將部門（高層、中層、底層部門）從科目體系中剝離出來，在部門代碼設置模塊中定義。即

　　01 一部

　　02 二部

　　03 三部

　　………

　　輸入憑證時，若輸入科目性質為“部門管理”的科目，系統將自動提示用戶輸入相應的部門或顯示部門代碼對照表供財務人員選擇部門。在記賬時，系統將自動形成部門核算與管理所需的各種數據。在系統中，用戶可以查詢部門總賬、部門明細賬，以及自動輸出部門收支明細表和部門計劃執行報告。

　　綜上所述，在計算機賬務處理系統中，開設輔助核算賬簿能起到較好的管理作用，使用輔助核算賬不但能簡化科目結構、減少科目數量，而且能方便的對一些特殊的核算進行橫向或縱向統計的分析，這一切工作并不需要用戶錄入額外或重復的數據就能實現。使用輔助核算賬在強化會計信息的管理和控制同時，還能為企業的預測、決策提供信息和依據。