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EXCEL表中的存貨管理
在使用財務軟件進行帳務處理時，庫存商品明細帳科目可以設三級，但附加條件的各種輔助核算要求精度較高，每輸入一張憑證都要錄入數量、單價，自動計算金額等三個內容，當碰到某些復雜的品種需要輸入時，往往牽扯到這三個參數之間的相應變化。如果四舍五入的數字不夠精確，帳套運行將會停止，修改工作無法正常進行，給帳務處理工作帶來很大的麻煩，造成不必要的損失，那么怎樣解決這類問題呢？
經過不斷的實踐努力和探索，我總結了一套做好庫存商品明細帳的方法：即在庫存商品明細帳中用手工代替電子帳套處理，這樣帳套中庫存商品明細帳只需設一級科目，輸入一個總金額就可以進行核算，剩下的統計、合計、成本結轉，全部在帳外用人工計算完成，整個帳套工作簡單、明了、科學、正確，對作帳質量和速度將有很大的提高。
手工做庫存商品明細帳，說起來簡單，聽起來也很容易，但實際做起來，并不是那么得心應手，品種數量少還可以，在帳頁上一筆一筆登記入帳，檢查核對完成后，用加權平均法計算出當期銷售成本，月末輸入成本結帳就可以了；但在實際工作中，每家企業的銷售都有上千個品種，每個品種下面還分幾十個細目，有的金額幾十萬甚至上百萬。如我們經常接觸的汽車零部件銷售、修理修配、鋼材市場等等，如果要做手工明細帳，需專人負責，還要有專業知識、對數據敏感的人員才能做好，即便這樣，每個大類的品種做一本帳，也需要十幾本200-300頁帳紙的明細帳簿才能容納所有商品內容，而且容易出差錯，計算不準確，年終盤點和實際庫存的出入很大。所以做手工庫存商品明細帳實在是不可取的方法。但有些工作的確又脫離不了手工做帳。怎樣解決這一矛盾呢？
經過一番苦思冥想和不斷的實踐，加上對電子表格的熟練應用，我的眼前終于豁然開朗：用EXCEL電子文檔的“手工作帳”代替紙質帳頁作帳，在EXCEL表上進行輸入、統計、加權平均法計算、最后得出發出商品成本和月末余額，把需要的數據統計到盤點表上，不是可以用一張簡單的電子表格文檔代替復雜的手工記錄、輕松計算銷售成本、對作帳起到事半功倍的效果嗎？
經過耐心的錄入、仔細的檢查、核對和修改，加上對EXCLE表格的分類、篩選、排序等方法技巧的應用，我終于試著做了一張“EXCEL”表的庫存商品明細帳，不僅方法簡單、省時、省力，數據精確、品種完全種類清晰，而且整張表格看上去簡潔大方、沒有涂改、一目了然，對帳套的處理起到了極大的推動作用。現簡單介紹給大家，以便拋磚引玉、取長補短、互相學習，共同推進“手工電子”帳套處理的向前發展。
在一張EXCEL表的標簽處標明月份，在表的上方設置好表頭，如：日期、摘要、規格、上期結存、本期收入、本期發出、本期結存等內容，按順序輸入上期結存名稱規格及數量、單價和金額，再按認證后入帳的增值稅進項發票為依據，在收入欄下面填寫數量、單價、金額等內容，最后按發票順序輸入銷售數量，核對無誤后，對規格型號作簡單的調整，使整體上的分類盡量精簡到最少， 這時選中全部表格，點擊表上方“數據”欄的“排序”按鈕，選中按“規格型號”排序的列按鈕，點擊確定，整張表格便會按“規格型號”分為幾類，于是就省掉了我們在厚厚一疊帳單中尋找相同型號登記入帳的工作，要知道這是相當麻煩的一項工作，而且也方便我們及時調整一些已不存在的規格型號，簡化帳頁。在排序后的表格中，在每一個品種下面插入一行作為合計欄，合計欄用彩色填充加以區分，并插入一列，在列和彩色條之間寫上“本月合計”字樣，就可以在空白行中進行合計、加權平均單價及成本的計算，用公式計算出上期結存、本期購入、本期銷售、本期結存的數量、單價和金額。完成計算工作后，按“CTRL鍵+SHFIT鍵”復制一張相同內容的表格，在后一張表格中，選中“本月合計”列，點擊“數據”——“篩選”——“自動篩選”，在本月合計列右上方出現一個小三角符號，拉出下拉菜單，在下拉菜單中選取“本月合計”字樣，出現一張彩色盤點表，將這張盤點表打印出來，就可以做成本結轉帳了。
這種方做帳簡單、實用、容易理解，如果還想做一本實際的手工帳，可以把盤點表上的數據抄寫到紙質帳頁上，數據準確無誤，便于驗算。
需要強調的是，在實際工作中，接觸的商品品種類型復雜，有的分為上十個甚至上百上千種類型，為了節省時間、集中精力把帳做好，可以作一個簡單的歸類， 功能性質相同、單價也相當的就可以分為一類，不必每一樣都分到最細，這樣是無論如何也分不完的。歸類后簡單明了，調起帳來也就容易多了。
還有些商品在實際銷售中可能暫時沒有發票，這時會出現暫估入帳的現象，這特別是在一些不規范的企業中是相當普遍的，暫估入帳在月初要進行沖回，成本結轉時要進行差價調整，在月末進行重新暫估，待發票開來進行入帳處理。作為一名會計人員，也有責任及時提醒企業開具發票，履行納稅義務。
在EXCEL表格的計算當中，還有許多值得借鑒和學習的方法，以上介紹的僅只是一些簡單方法，希望大家能從中得到有益的啟示。
責任編輯：冠
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