會計電算化工作指南（六）

    試運行前的準備 

　　對于購買的商品化軟件或有關部門推廣的通用軟件，使用前需要整理本單位會計業務，確定電算化情況下記帳方法、核算形式、核算內容和方法、制定相應的管理制度、培訓有關應用人員、建立相應的組織機構以及系統初始化等主要工作。對于自己組織研制的會計核算軟件，會計核算業務整理和記帳方法、形式、內容等都在系統分析階段就已確定，運行前準備工作的內容主要為組織機構設置、調整和人員分工、制度制定及初始化等。

　　下面主要介紹商品軟件運行前的準備工作。

　　一、會計核算業務的整理

　　購買了商品化會計核算軟件后，接下來要做的第一件事就是要整理本單位會計核算業務，使之適應電子計算機處理的需要。在手工核算下，一些單位，特別是會計基礎工作較差的單位，會計工作規范化較差，帳、證、表格式、內容混亂，核算方法、程序不統一。同一類業務，不同的人做法不完全相同，而且不符合有關要求。會計軟件不提供某一具體核算的不規范處理方法，并且商品化會計核算軟件的功能、相應的處理過程、方法和有關約定、要求都是在軟件研制時就規定好的, 所以作為商品化軟件與本單位手工核算方法之間，不可避免地有一定差別。要消除這些差別，一是對對商品化軟件作適量的二次開發、修改，但二次開發的量不能太大，否則就等于自己組織研制了；二是對單位會計核算業務進行整理、調整，使之滿足商品化會計核算軟件的要求、規定。

　　二、記帳方法，程序的確定

　　記帳方法，曾經有借貸記帳法，增減記帳和收付記帳法在種。有的商品化軟件可提供記帳方法的選擇，有的只能適應某一種記帳方法。一個單位一般只采用一種記帳方法。目前，一般用借貸記帳法。

　　目前手工核算方式，一般有記帳憑證記帳程序、日記帳記帳程序、科目匯總表記帳程序、匯總記帳憑證程序等幾種形式。采用電子計算機處理之后，業務量大小已不是主要矛盾，因此計算機內沒有必要沿用手工記帳程序記帳，沒有必要對記帳憑證進行匯總或科目匯總等，依據記帳憑證直接登記明細帳、日記帳，然后總分類帳。目前一些單位的計算機記帳程序仍沿襲原單位手工記帳程序，就沒有很好地發揮計算機的優勢、作用，影響處理效率的提高。

　　三、科目編碼方案的確定

　　商品化會計核算軟件一般都對會計科目編碼作原則規定，并允許各單位根據自身要求進行設置。因此軟件使用前需確定本單位會計科目體系及其編碼。電算化條件下，會計科目設置既要符合會計制度規定，又要滿足本單位會計核算和管理要求，同時要考慮該商品化軟件對會計科目編碼的規定要求。

　　我國會計制度對工商等行業的總帳科目及其編碼，由財政部統一規定。在保證核算指標統一性的前提下，可根據實際需要并征得同意對統一規定的總帳科目作必要的補充。至于明細科目，有的在國家制度中規定，有的則可根據企業管理需要由企業自行規定。在滿足會計核算和管理要求；其次，科目設置應滿足會計核算的要求；其次，科目設置應滿足管理要求；最后，科目設置應滿足編制報表的需要。

　　四、憑證、帳簿的規范化

　　商品化會計核算軟件中，一般都規定記帳憑證的種類和格式。不管怎樣規定，都需對手工記帳憑證進行規范統一，以滿足計算機輸入需要。在會計核算軟件使用前，要確定哪些明細帳為數量金額式，哪些為三欄式，或多欄式，如果軟件不提供多種帳簿格式的選擇，同時核算又需要多種格式，則或進行二次開發，或設立輔助明細帳以彌補軟件功能不足。為了保證從手工方式到電算化方式的順利轉換，還必須核對帳目，保證帳證相符、帳帳相符、帳實相符。科目期末額必須整理，同時還應注意往來帳、銀行帳的清理。

　　五、會計核算業務的規范化和方案確定

　　這里，會計核算業務主要指固定資產、材料、工資、成本、銷售核算業務。
固定資產折舊方法目前有三種，即綜合折舊法，分類折舊和單臺折舊法。目前國家規定，按分類折舊法計提折舊，使用計算機后完全可按單臺計提折舊。因此若軟件提供單臺折舊方法,應盡量實現單臺折舊。

　　材料核算，一般電算化情況下，核算到大類或小類，個別種類核算到規格，比較合理可行。

　　原先各單位工資核算的內容基本上是統一的，只是在工資項目上有所差別，但隨著經濟體制改革的深入，工資計算方法差別也越來越大，有計時、計件工資，有工效掛鉤的效益工資，獎勵浮動工資等。

　　成本核算方法的確定，一要看企業生產特點，二要看企業管理要求。企業生產特點可分為大量生產、成批特產和單件生產。手工核算方法，一般都已考慮生產特點，由于手工核算的局限性，其成本核算往往難以滿足企業管理的需要。成本核算方法一般都從計算產品成本出發，而對于成本控制、部門責任成本的核算與考核目標成本的計算等很少考慮。隨著企業逐步走向市場，成為獨立的商品生產者，對于內部管理的要求越來越高，成本計算除了滿足產品成本計算外，還要在成本過程控制、責任成本、目標成本的考核方面發揮作用，因此在設計成本核算方案時，要充分考慮這些管理的需要。