在ERP項目實施過程中，后院起火是一件非常危險的事情。但是我們仍然會時常碰到這種事情，讓大家很難應付。遇到類似事情時的處理方式。希望這些經驗能夠幫助各位項目管理逢兇化吉。

　　一、項目實施到關鍵時刻，項目管理員卻跳槽。

　　讓筆者印象深刻的最大后院起火事件是在給一家企業(yè)實施ERP項目進入到關鍵的時刻，這家企業(yè)的項目管理員卻跳槽了。當時讓很多人都措手不及。由于一直以來都是這個項目管理員負責這個ERP項目，特別是流程梳理與優(yōu)化這方面的內容，都是由其主導的。他離職后，在一段時間內ERP項目處于無序的狀態(tài)之中。那么遇到這種情況，ERP實施顧問該如何面對呢？

　　自從這件事情之后，筆者就學乖了。即使企業(yè)如何信誓旦旦的保證企業(yè)關鍵用戶的穩(wěn)定性，我們做為實施顧問仍然不能夠掉以輕心。在幫助企業(yè)組建項目團隊的時候，都建立企業(yè)采取正負責任制。也就是說，項目管理員要設立兩位，分別為正副組長。副組長作為后備，也需要全程參與到ERP項目中來。如此的話，即使正組長因為種種原因最后在中途離開了ERP項目團隊，那么由于副組長參與了整個項目，所以也能夠及時的頂替上來。

　　這么做的好處，當然是顯而易見的。除此之外，筆者在必要的時候還會跟企業(yè)一把手強調項目管理員的重要性。特別會指出如果在項目中途項目負責人中途離場可能會給企業(yè)項目帶來的致命打擊。讓一把手真正的重視ERP關鍵用戶、特別是項目負責人的穩(wěn)定性。防止項目在最后沖刺時，由于關鍵用戶中途退場而導致后院起火事件。

　　其次，筆者也會強調項目過程中書面資料的整理與歸檔。如在流程梳理與優(yōu)化的過程中，筆者會讓企業(yè)用戶將整理好的流程通過書面的形式記錄下來，并要求有企業(yè)一把手或者項目負責人的簽字。如此，即使后續(xù)有關鍵用戶或者項目負責人離職，憑借這些書面的資料，新的接班人也可以順利接手。最終的是，通過這些書面資料，可以防止新官上任三把火。將前任項目負責人的工作成果全部推翻。這意味著很多工作將從頭再來，大大的影響ERP項目的進度。

　　由于項目負責人或者關鍵用戶中途退出項目團隊，會給ERP項目帶來很大的負面影響，甚至是致命的影響。故無論是實施顧問還是企業(yè)一把手，在ERP項目開始之前都要能夠清楚的明白這一點。然后根據筆者上面提的一些意見，做好相關的防護措施。最大程度上消除這個后院起火事件給ERP項目帶來的不利影響。

　　二、系統(tǒng)跑的正歡，卻發(fā)現基礎數據有嚴重的錯誤。

　　三分軟件，七分實施，十二分數據。這是專家們對ERP項目實施方法論的高度總結。從中可以看出基礎數據對ERP項目的重要性。但是在實際工作中，我們往往會遇到系統(tǒng)跑的正歡，卻發(fā)現基礎數據嚴重錯誤的情況。這是繼項目管理員跳槽的第二大后院起火事件。

　　如筆者以前給一家企業(yè)實施ERP項目的時候，就遇到這種情況。他們有一個泡殼的原材料，是存放在包裝材料倉庫中的。但是由于其價值比較大，在統(tǒng)計材料成本的時候，確是計算在零件成本中的。但是企業(yè)用戶在產品基本信息整理的時候，沒有發(fā)現這個問題。他們將原材料分為包裝材料與零件兩部分。而倉庫也對應的設置為包裝材料倉庫與零件倉庫兩個倉庫。在產品信息導入到系統(tǒng)中的時候，就是按照這個關系來導入的。后來在系統(tǒng)模擬運行的時候，成本會計就發(fā)現了問題。系統(tǒng)中產品的零件價格要比實際的低，而包裝材料成本卻比實際的要高出不少。

　　經過一番查找與分析，才發(fā)現是這個地方出了問題。由于現在系統(tǒng)已經處于模擬運行階段，即最后的沖刺階段，卻發(fā)生了這種后院起火的時間，讓大家都有點措手不及。最后，根據企業(yè)這個實際情況，為了最大程度的減少損失，筆者只好采取了一個折中的處理方案。即將泡殼這種原材料，在設置產品類別的時候，設置為“輔助零件”，并為這個產品類別設置默認倉庫為“包裝材料倉庫”。然后在統(tǒng)計成本的時候，將其與零件統(tǒng)計到一起。這雖然從數字上解決了問題，但是將輔助零件存放到包裝材料倉庫，總覺得有點別扭。不過從當時的情況來看，這也是最好的處理方法了。即使如此，由于涉及到的原材料數量比較多，最后企業(yè)還是抽調了很多人員開了一個夜班才將這些內容調整過來。雖然最終沒有給ERP項目帶來很大的損失，但是也讓我們嚇出了一身冷汗。

　　從這個事件以后筆者學乖了。在整理基本資料的時候，不是一個部門的事情。上了ERP系統(tǒng)之后，各部分數據都是高度共享的。也就是說，每一個基本資料跟各個部門都有緊密的聯系。

　　防止以后發(fā)生類似的錯誤，筆者建議企業(yè)項目管理員，在整理某個基本資料的時候，如產品基本信息，最好先列一個固定的格式，如利用Excel表格先將基本資料的格式固定下來，哪些字段是必須填寫的，哪些字段會對其他作業(yè)產生連鎖反應等等。然后向各個部分進行確認。根據筆者的經驗，每個部分流轉下來，原先定義的基本資料格式會有60%以上的改動。可見單靠一個部門在定義基本資料的格式，并不能夠反映出各個部分的實際需求。最后的結果肯定是在模擬運行甚至在系統(tǒng)上線之后才發(fā)現基本資料的不足。在最關鍵的時刻，后院起火，會阻礙ERP項目的正常上線。

　　三、系統(tǒng)正準備上線，卻為垃圾數據煩惱。

　　企業(yè)用戶辛辛苦苦終于引來了系統(tǒng)上線的日子，卻發(fā)現系統(tǒng)中存在很多的垃圾數據。這些垃圾數據主要是在前提系統(tǒng)測試、系統(tǒng)培訓的時候遺留下來的。這會大大的破壞用戶的積極性。這又是一起很嚴重的后院起火事件。由于系統(tǒng)中存在不少的垃圾數據，對于系統(tǒng)后續(xù)的運行會產生很大的負面影響。如在報表統(tǒng)計、產品導入到處等作業(yè)中，都會看到這些垃圾數據的影子，從而影響這些作業(yè)的正常運行。這就叫做“一顆老鼠屎壞了一鍋粥”。

　　很多企業(yè)在項目實施過程中都遇到過類似的事件。這主要的責任在于企業(yè)的項目管理人員或者實施顧問的身上。其實只要在項目開始之前，稍微做一些防范措施，就可以避免這種情況。如在基本數據建立完成之后，對數據庫進行備份。然后再進行測試與培訓。如此的話，在上線之前，將數據庫還原即可。這就可以消除垃圾數據對項目的負面影響。

　　除此之外，還可以建立兩個企業(yè)實例。現在的ERP系統(tǒng)，很多都支持多企業(yè)的。那么我們就可以建立兩個企業(yè)，一個企業(yè)專門用來后續(xù)的測試與培訓；而另外一個企業(yè)實例保存的就是企業(yè)最真實的數據。而且通過后臺數據庫，還可以讓企業(yè)真實的數據同步到測試數據庫中。如此的話，測試產生的垃圾數據也不會影響到企業(yè)最后的應用。

　　可見，只要在項目一開始的時候對這個問題引起重視，就可以采取很多簡單卻行之有效的措施來避免這種垃圾數據對系統(tǒng)運行的不利影響。這個后院起火的事件明顯是可以避免的。這主要看企業(yè)項目管理員或者實施顧問是否有這個心了。對此筆者強烈建議，各位用戶對這個問題要引起高度的重視，不要讓一顆老鼠屎壞了一鍋粥。

　　可以根據ERP系統(tǒng)的實際情況，采取以上幾個措施中的任何一個，就可以輕松的避免這個尷尬的境地。如果不涉及到版權的問題，即ERP企業(yè)允許給企業(yè)安裝兩個獨立的ERP系統(tǒng)，那么這是筆者所推薦的解決方案。如果軟件公司處于版權考慮不允許這么做的話，那么就建立兩個實例，分別完成不同的任務即可。由于兩個公司的數據相互之間是獨立的，所以也不會對最終的使用產生很大的影響。