ERP環境下企業會計業務流程重組策略

來源: 張鳳蘭編輯： 2010/02/01 10:23:12　　字體：大小

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　　一、我國企業實施ERP會計業務流程重組的難點

　　以前的會計信息系統是一個孤立的系統，沒有和其他的管理子系統集成，因此，財務部門、業務部門重復錄入原始數據，各管理子系統的數據不能直接被會計信息系統共享，而是要先通過手工篩選采集，再錄入到會計信息系統中。而理想的信息輸入方式是，讓計算機直接從原始憑證取數據并加以初步歸類而不需人工干預，會計業務流程簡化為“發生經濟業務——最終會計信息（包括會計報表）”。所以如何讓原始憑證的數據直接進入信息系統是重組會計信息輸入環節的關鍵，進而成為阻礙會計工作效率提高的一大瓶頸。

　　二、ERP環境下會計業務流程重組所采用的方法

　　數據是ERP系統運行的基礎。會計人員需要輸入初始會計數據，定義數據的格式，建立數據的采集、整理、審核、修改、錄入和維護制度。必須確保基礎數據的準確性、時效性和可靠性，為科學管理和決策提供參考依據，為成功實施奠定基礎。現實中很多企業會計人員對數據準備工作的重要性及難度認識有所不足，造成基礎數據準確度低，影響到系統實施的進度和效果。

　　ERP系統具有集成和實時的特點，會計人員需要利用這些特點，制定符合ERP特點的流程重組制度與方法。預算流程重組、標準成本流程重組、責任成本流程重組以及其他成本流程重組方法都有可能與ERP結合，在實時多維信息的基礎上發揮巨大的作用。

　　會計人員每日可以通過查詢物料進、銷、調、存的各種單據、變價單，以及貨款的結算單，仔細審核這些單據，看有無違背企業管理，同時對購進、銷售、結算環節統一監控、全程流程重組，及時回應系統呈報的各種流程重組請求，把握好整個業務流程，起到事中會計流程重組的作用。

　　三、ERP環境下我國企業會計業務流程重組策略

　　從根本上來講， ERP視角下我國企業會計業務流程重組將實時信息處理嵌入業務處理過程中，企業在執行業務活動的同時，將業務數據輸入管理信息系統中，通過業務規則和信息處理規則，生成集成信息。

　　（一）業務建模流程

　　業務建模流程是對公司業務的調研和分析，需要與公司各級部門的部門經理和下屬員工（包括總經理），可以以文檔的形式記錄。進行溝通了解，調查公司組織結構、業務操作的實際流程，對于大多數造業，必然存在不一致，這時需要優化會計業務流程，與員工深入溝通，達成共識，最后以文檔形式記錄。其業務流程與ERP系統流程必通過與公司部門主管及其下屬的共同協商。

　　（二）用戶需求分析流程

　　用戶需求分析流程是針對公司現有業務流程“瓶頸”或需求的調研。這種需求來源于公司各級部門在實際業務操作過程中的需求或者期望，同時也是下一步ERP系統建設的目標。用戶需求分析必須廣泛聽取公司各部門員工的意見，總結歸納，并與信息系統領域相結合，以文檔形式記錄備案。

　　（三）業務設計流程

　　其流程首先是獲取業務事件（業務活動），包括業務事件發生的原因、發生了什么業務事件、何時發生、何地發生、責任人是誰等；其次是對業務事件的處理，當業務事件發生時，各業務子系統按照業務規則進行處理的同時，按照信息規則生成會計憑證，并將結果存放在數據庫中；最后是報告，企業各部門管理者可以通過報告生成工具自動輸出所需的結果。即業務事件——紀錄維護更新——業務集成數據庫——報告工具——用戶。實施新的會計流程按以下步驟進行：先是會計人員ERP知識培訓、然后設置會計組織結構并確定會計工作崗位與職責，最后是建立會計業務控制制度。

　　（四）重新規劃和設置財務部門的工作崗位

　　會計業務流程重組后，有些崗位可能仍然存在，但工作職責會有所不同。由于實施ERP可以大大減輕人工的工作量，這樣，原來兩個崗位做的事情就可以合并由一個崗位來做。當然，在合并中要考慮內部流程重組的因素，不能因為崗位合并而導致出現作弊的可能。

　　財務的BPR改造策略遠不止以上四種，重整業務流程的實質性工作是由流程改造小組完成的。流程改造小組在設計新的流程時，要充分發揮小組成員的聰明才智。許多取得流程改造成功的工作小組，其成員都有以下一些體會：

　　（1）不一定是專家才能重新設計流程。

　　（2）旁觀者清，小組成員暫時忘掉自己的流程成員身份來思考，往往效果更好。

　　（3）必須拋棄成見，打破以前形成的思維定勢，才能產生新思想。

　　（4）顧客至上，凡事都要從他們的角度去著想。

　　（5）群策群力，發揮團隊精神，充分利用集體智慧。

　　（6）你不必對原來的流程了如指掌。

　　（7）流程設計工作，可以是一件有趣的工作。

　　重組后的會計業務流程將更加符合ERP系統的集成性和標準性這兩個特點，使得財務模塊和物流及生產、人力資源管理模塊化很好地結合在一起，企業管理者也能夠實時掌握企業的動態。

　　四、結論