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Excel2007巧用關聯列表減輕數據錄入工作量
建立各種報表是Excel2007 中最常見的一種應用，用戶不但要保證錄入的數據準確規范，還要盡量避免數據的重復錄入。這個時候如果能將一些常用的數據放入 工作表 中，供其他工作表隨時調用，不但能保證準確的錄入數據，還可以有效的減輕用戶的錄入工作量，真是一舉兩得。下面我們就以錄入職稱與對應的姓名為例來介紹這種方法的實施步驟。
第一步 建立分類數據源
建立名為“職稱信息”的工作表，根據員工的職稱類型（高級、中級、初級、其他，分別在A、B、C、D各列輸入擁有相應職稱的員工姓名。然后選中高級職稱員工姓名所在的A列，在工作表的“名稱”框內輸入“高級職稱”字樣。回車后按相似方法操作，將其余各列命名為“中級職稱”、“初級職稱”和“其他”，完成后將 工作簿 保存備用。
第二步 建立錄入列表
假如有一個Excel報表需要錄入員工的職稱和姓名，可以將其復制到“職稱信息”工作簿的空白工作表里。然后選中需要輸入“技術職稱”的單元格區域，單擊Excel 2007“數據”選項卡中的“ 數據有效性 ”按鈕，選擇菜單中的“數據有效性”打開圖2對話框。選擇“設置”選項卡“允許”下拉列表中的“序列”，在“來源”框內輸入“高級職稱，中級職稱，初級職稱，其他”。最后選中“對有同樣設置的所有其他單元格應用這些更改”，對“技術職稱” 單元格 區域啟用上述設置。
接下來繼續選中需要輸入員工姓名的單元格區域，按相同方法再次打開“數據有效性”對話框。選擇“設置”選項卡“允許”下拉列表中的“序列”，在“來源”框內輸入“=INDIRECT（C2）。
第三步 快速規范錄入
以后操作完成后，就可以在報表中快速規范錄入數據了。首先選中C列的某一單元格，單擊下拉按鈕打開列表選擇某一職稱，接著選中同一行中位于B列的單元格，即可從高級職稱的員工姓名列表中選擇姓名輸入單元格。
【我要糾錯】 責任編輯：雨非
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