以電子計(jì)算機(jī)為主的現(xiàn)代信息技術(shù)充分應(yīng)用于會(huì)計(jì)工作后，對(duì)傳統(tǒng)會(huì)計(jì)實(shí)務(wù)產(chǎn)生了深刻影響：會(huì)計(jì)信息的處理工具由算盤(pán)發(fā)展到鍵盤(pán)，會(huì)計(jì)信息的載體從紙張發(fā)展到磁盤(pán)文件，會(huì)計(jì)信息的處理與傳輸呈現(xiàn)出高度自動(dòng)化、電子化、無(wú)紙化和實(shí)時(shí)化的特點(diǎn)，并促使以簿記為主的傳統(tǒng)會(huì)計(jì)組織發(fā)生根本性改變。本文擬通過(guò)與手工會(huì)計(jì)的比較對(duì)電算化會(huì)計(jì)賬務(wù)處理程序的特點(diǎn)進(jìn)行初步探討。 

　　一、賬簿體系虛擬化 

　　賬簿，作為存放經(jīng)分類(lèi)匯總的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的載體，是一個(gè)承前啟后、不可缺少的橋梁與紐帶。手工會(huì)計(jì)離開(kāi)賬簿，其會(huì)計(jì)報(bào)表的編制便成了無(wú)本之木、無(wú)水之魚(yú)。簿籍只是賬簿的外表形式，賬簿的內(nèi)容則是賬戶記錄。賬戶就是對(duì)會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)進(jìn)行分類(lèi)、歸集而設(shè)置的單元。在電算化系統(tǒng)中，會(huì)計(jì)信息的生成仍然離不開(kāi)賬戶這樣最基本的存儲(chǔ)單元，但賬戶的存儲(chǔ)并不一定要借助于賬簿來(lái)完成。信息技術(shù)的運(yùn)用，使賬戶記錄與紙介質(zhì)呈現(xiàn)出分離的趨勢(shì)，紙介質(zhì)不再作為賬戶分類(lèi)和匯總數(shù)據(jù)的唯一載體。實(shí)踐己經(jīng)證明，在磁、電、光等介質(zhì)保存會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)可靠性得以保證的前提下，人們需要的各種核算資料盡可通過(guò)調(diào)用這些介質(zhì)上的數(shù)據(jù)庫(kù)文件并加以顯示，完全不必使用紙張作為賬戶記錄的載體。既然賬戶記錄可以完全與紙張分離，手工會(huì)計(jì)中關(guān)于賬簿的定義就不存在了。電算化系統(tǒng)中的賬簿實(shí)際是“虛”的。所謂“虛”，是指磁盤(pán)上一般并不存在賬，更不是一個(gè)手工賬對(duì)應(yīng)一個(gè)磁盤(pán)文件。賬簿上反映的數(shù)據(jù)不外有兩類(lèi)，一類(lèi)是發(fā)生額，另一類(lèi)是余額。作為記賬對(duì)象的發(fā)生額數(shù)據(jù)，來(lái)自于記賬憑證，而作為記賬結(jié)果的期末(或期初)余額數(shù)據(jù)，則是在賬簿被登記之后形成的。所以，賬簿記錄只不過(guò)是記賬憑證上賬戶記錄的分類(lèi)、匯總罷了。由于計(jì)算機(jī)具有強(qiáng)大、快速的數(shù)據(jù)處理功能，它對(duì)記賬憑證庫(kù)文件的分類(lèi)、匯總不過(guò)是舉手之勞。而對(duì)于賬戶余額，只要保證系統(tǒng)初始化時(shí)輸人的初始余額數(shù)據(jù)正確無(wú)誤，以后各個(gè)會(huì)計(jì)期的期末余額也就垂手可得了。因此，電算化系統(tǒng)中的賬是憑證庫(kù)文件及相關(guān)數(shù)據(jù)(主要是各會(huì)計(jì)賬戶的期初余額數(shù)據(jù))自動(dòng)地準(zhǔn)確無(wú)誤地派生出來(lái)的。理論上說(shuō)，保留了憑證庫(kù)文件及相關(guān)數(shù)據(jù)，也就保證了賬簿的存在。 

　　二、記賬過(guò)程虛擬化 

　　電算化系統(tǒng)中的記賬過(guò)程也是一個(gè)虛過(guò)程，因?yàn)椴](méi)有生成實(shí)際的賬。“記賬”就是將前憑證庫(kù)文件中審核通過(guò)的記賬憑證做上過(guò)賬標(biāo)識(shí)或者另外形成一個(gè)賬后憑證庫(kù)文件，表明該記賬憑證已入賬，不允許再對(duì)其修改。如果有錯(cuò)誤，只能采用類(lèi)似于手工會(huì)計(jì)下的紅字沖銷(xiāo)法，通過(guò)輸入“更正憑證”予以糾正。所以，在電算化系統(tǒng)申，記賬環(huán)節(jié)完全可以取消，即平時(shí)不登記日?qǐng)?bào)賬、明細(xì)賬及總賬，只將記賬憑證保存在一起，在需要時(shí)再采用瞬間成賬的做法：根據(jù)科目余額庫(kù)文件的期初余額數(shù)據(jù)和記賬憑證庫(kù)文件的科目發(fā)生額數(shù)據(jù)，當(dāng)即形成所需的“賬簿”并予以輸出。同時(shí)，這種瞬間成賬的方式也便會(huì)計(jì)報(bào)表瞬間形成成為可能。至于很多會(huì)計(jì)軟件所提供的記賬模塊功能，主要是為了滿足會(huì)計(jì)人員的習(xí)慣，即只有先記賬才能查詢和打印。 

　　三、證賬表數(shù)據(jù)一致化
 
　　在手工會(huì)計(jì)中，分類(lèi)賬分為總分類(lèi)賬(總賬)和明細(xì)分類(lèi)賬(明細(xì)賬)。其登記的原則是平行登記，即把來(lái)源于記賬憑證的信息一方面記人有關(guān)總賬賬戶，同時(shí)還要記入該總賬所屬的有關(guān)明細(xì)賬賬戶，并通過(guò)定期對(duì)賬來(lái)檢查和糾正總賬或明細(xì)賬中可能出現(xiàn)的記錄錯(cuò)誤。這種通過(guò)低效率的多重反映和相互稽核來(lái)?yè)Q取數(shù)據(jù)處理的正確性與可靠性是手工賬務(wù)處理程序的一個(gè)重要特征。然而，對(duì)賬是設(shè)置賬簿的產(chǎn)物。如果沒(méi)有設(shè)置賬簿，也就無(wú)所謂賬證、賬賬、賬表之間的核對(duì)了。計(jì)算機(jī)本身是不會(huì)發(fā)生遺漏、重復(fù)及計(jì)算錯(cuò)誤的。只要會(huì)計(jì)軟件的程序正確且運(yùn)行正常，賬證、賬賬一定是相符的；只要報(bào)表公式定義正確，賬表也一定相符。這樣，就便手工會(huì)計(jì)下的對(duì)賬環(huán)節(jié)不復(fù)存在了。事實(shí)上計(jì)算機(jī)對(duì)來(lái)源于記賬憑證中的信息不再重復(fù)處理，而分類(lèi)賬也沒(méi)有必要明確地區(qū)分為總賬和明細(xì)賬。當(dāng)然，這并不排除會(huì)計(jì)軟件中設(shè)置類(lèi)似于總賬和明細(xì)賬的數(shù)據(jù)存儲(chǔ)結(jié)構(gòu)，但這樣的總賬和明細(xì)賬之間并不存在統(tǒng)馭與被統(tǒng)馭的關(guān)系，其目的只是為了加快信息檢索的速度。 

　　四、賬務(wù)處理流程一體化
 
　　手工會(huì)計(jì)的賬務(wù)處理流程，簡(jiǎn)單地說(shuō)就是：憑證——賬簿——報(bào)表，會(huì)計(jì)人員的工作重點(diǎn)是在填制憑證以后的階段，要形成會(huì)計(jì)報(bào)表，必須經(jīng)過(guò)填制憑證、過(guò)賬、結(jié)賬、試算平衡、對(duì)賬等諸多程序。在電算化系統(tǒng)中，整個(gè)賬務(wù)處理流程分為輸入、處理、輸出三個(gè)環(huán)節(jié)，首先將分散于手工會(huì)計(jì)各個(gè)核算崗位的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)統(tǒng)一收集后集中輸入計(jì)算機(jī)，此后的各種數(shù)據(jù)處理工作都由計(jì)算機(jī)按照會(huì)計(jì)軟件的要求自動(dòng)完成，不受人工干預(yù)。從輸入會(huì)計(jì)憑證到輸出會(huì)計(jì)報(bào)表，一氣呵成，一切中間環(huán)節(jié)都在機(jī)內(nèi)自動(dòng)處理，而需要的任何中間資料都可以通過(guò)系統(tǒng)提供的查詢功能得到，真正實(shí)現(xiàn)了數(shù)出一間(都從憑證上來(lái))，數(shù)據(jù)共享(同時(shí)產(chǎn)生所需賬表)。整個(gè)賬務(wù)處理流程具有高度的連續(xù)性、嚴(yán)密性，呈現(xiàn)出一體化趨勢(shì)，極大地提高了財(cái)務(wù)報(bào)告的時(shí)效性。這樣，在手工會(huì)計(jì)中非常費(fèi)時(shí)、費(fèi)力和繁瑣的工作，變成了電算化系統(tǒng)中一個(gè)簡(jiǎn)單的指令或動(dòng)作。過(guò)去需要眾多人員從事的填制憑證、記賬、編表等工作，現(xiàn)在只需要少量的錄入人員進(jìn)行操作就可以了。因此，手工會(huì)計(jì)中不同賬務(wù)處理程序的劃分已沒(méi)有必要，可以采用一種統(tǒng)一的賬務(wù)處理程序，這就為實(shí)現(xiàn)電算化系統(tǒng)中賬務(wù)處理程序的通用化提供了前提。