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自動(dòng)生成記帳憑證的程序設(shè)計(jì)基本思路
在《中國會(huì)計(jì)電算化》第6期上發(fā)表了李勁波同志《思維不變革，必然被“革命”》的文章，該文提出現(xiàn)有財(cái)務(wù)軟件的根本性思維缺陷是“原始信息-人腦-計(jì)算機(jī)”的數(shù)據(jù)處理模式，看完該文，本人頗有同感。
的確現(xiàn)有財(cái)務(wù)軟件是存在上述缺陷，如填制一張憑證，為了減少出現(xiàn)錯(cuò)誤，一般都要求在向系統(tǒng)輸入憑證之前，先填制一張手工憑證。按照這種方法進(jìn)行處理，不僅需要人腦的判斷處理，更為突出的缺陷是大大增加了操作人員的工作量，單從填制憑證的角度看，計(jì)算機(jī)會(huì)計(jì)處理比手工會(huì)計(jì)處理的工作量還要大（因?yàn)橛?jì)算機(jī)處理不僅要填制手工憑證，而且還要將手工憑證輸入到計(jì)算機(jī)中），可見在這方面不改革，確有被“革命”的可能。
其實(shí)，我們只需按如下基本思想進(jìn)行程序設(shè)計(jì)，在輸入憑證時(shí)，就可由操作者直接輸入原始信息，由計(jì)算機(jī)自動(dòng)生成記帳憑證。 一、單據(jù)編號(hào)、附件張數(shù)、業(yè)務(wù)日期等的處理可按現(xiàn)有財(cái)務(wù)軟件的處理方法進(jìn)行處理。
二、憑證摘要的處理 可以按照本人在《中國會(huì)計(jì)電算化》第5期上發(fā)表的《電算化會(huì)計(jì)中憑證摘要的處理方法》一文中提出的基本思想進(jìn)行處理，所不同的是在憑證摘要庫中增加一個(gè)“明細(xì)摘要”字段，以便于計(jì)算機(jī)自動(dòng)根據(jù)所輸入的憑證摘要調(diào)用相應(yīng)的“明細(xì)摘要”。
三、自動(dòng)生成記帳憑證
1.能從系統(tǒng)自動(dòng)提取數(shù)據(jù)的記帳憑證，自動(dòng)生成 例如，計(jì)提折舊、結(jié)轉(zhuǎn)收入類帳戶的余額、結(jié)轉(zhuǎn)支出類帳戶的余額等，都可由計(jì)算機(jī)根據(jù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)自動(dòng)生成記帳憑證，而無需操作者輸入原始數(shù)據(jù)。
2.有固定分錄模式的憑證，自動(dòng)生成分錄模式 例如，提取現(xiàn)金備用、將現(xiàn)金存入銀行、支付固定資產(chǎn)清理費(fèi)用等，都有固定的分錄模式，此類憑證，可由計(jì)算機(jī)自動(dòng)生成分錄模式，輸入憑證時(shí)，只需操作者在憑證的金額欄輸入相應(yīng)科目的金額即可。
3.無固定分錄模式的憑證，按如下方法進(jìn)行處理
（1）在系統(tǒng)初始化時(shí)，定義好明細(xì)摘要表 如摘要為：購買材料支付部分貨款 對(duì)于該條摘要，可將摘要明細(xì)表定義如下：
品名單位數(shù)量單價(jià)金額 該表中的“品名”可由操作者按摘要處理方法輸入：“單位”、“單價(jià)”可事先定義好基本單位和基本單價(jià)，輸入憑證時(shí)由計(jì)算機(jī)根據(jù)品名自動(dòng)確定，但可進(jìn)行修改；金額由計(jì)算機(jī)自動(dòng)計(jì)算確定。該表中涉及的材料品種較多時(shí)，可采用滾動(dòng)錄入的方法錄入。
上表輸入完成，再在屏幕上顯示下表，由操作者輸入銷貨單位和已付款金額；未付款金額和進(jìn)項(xiàng)稅額由計(jì)算機(jī)自動(dòng)計(jì)算確定，但可進(jìn)行修改。 銷貨單位： 項(xiàng)目金額 已付款金額
未付款金額 進(jìn)項(xiàng)稅額 又如摘要為：結(jié)轉(zhuǎn)工資代扣代墊款 相應(yīng)的明細(xì)摘要表可定義如下： 項(xiàng)目代扣款代墊款 水費(fèi) 電費(fèi) 醫(yī)藥費(fèi) 該表中的項(xiàng)目可根據(jù)單位的實(shí)際情況事先定義，填制憑證時(shí)，由操作者根據(jù)款項(xiàng)的性質(zhì)分別在代扣款、代墊款欄目中輸入相應(yīng)的金額。
（2）填制憑證時(shí)，由計(jì)算機(jī)根據(jù)操作者輸入的摘要將相應(yīng)的明細(xì)摘要表在屏幕上顯示出來。
（3）由操作者在明細(xì)摘要表中填寫相應(yīng)的原始數(shù)據(jù)。
（4）由計(jì)算機(jī)根據(jù)明細(xì)摘要表的數(shù)據(jù)自動(dòng)生成記帳憑證。
按照上述方法設(shè)計(jì)程序，操作者在輸入憑證時(shí)，只需作出簡單的判斷輸入原始數(shù)據(jù)，計(jì)算機(jī)就可自動(dòng)生成記帳憑證，而且無需在向系統(tǒng)輸入數(shù)據(jù)前填制手工憑證，這將大大減少手工操作的負(fù)擔(dān)。同時(shí)，在核對(duì)憑證時(shí)，可由計(jì)算機(jī)自動(dòng)將相應(yīng)的明細(xì)摘要表調(diào)出，從而便于直接將原始信息與記帳憑證進(jìn)行核對(duì)。為了便于審計(jì)工作的開展，打印記帳憑證時(shí)，可連同明細(xì)摘要表一并打印。
的確現(xiàn)有財(cái)務(wù)軟件是存在上述缺陷，如填制一張憑證，為了減少出現(xiàn)錯(cuò)誤，一般都要求在向系統(tǒng)輸入憑證之前，先填制一張手工憑證。按照這種方法進(jìn)行處理，不僅需要人腦的判斷處理，更為突出的缺陷是大大增加了操作人員的工作量，單從填制憑證的角度看，計(jì)算機(jī)會(huì)計(jì)處理比手工會(huì)計(jì)處理的工作量還要大（因?yàn)橛?jì)算機(jī)處理不僅要填制手工憑證，而且還要將手工憑證輸入到計(jì)算機(jī)中），可見在這方面不改革，確有被“革命”的可能。
其實(shí)，我們只需按如下基本思想進(jìn)行程序設(shè)計(jì)，在輸入憑證時(shí)，就可由操作者直接輸入原始信息，由計(jì)算機(jī)自動(dòng)生成記帳憑證。 一、單據(jù)編號(hào)、附件張數(shù)、業(yè)務(wù)日期等的處理可按現(xiàn)有財(cái)務(wù)軟件的處理方法進(jìn)行處理。
二、憑證摘要的處理 可以按照本人在《中國會(huì)計(jì)電算化》第5期上發(fā)表的《電算化會(huì)計(jì)中憑證摘要的處理方法》一文中提出的基本思想進(jìn)行處理，所不同的是在憑證摘要庫中增加一個(gè)“明細(xì)摘要”字段，以便于計(jì)算機(jī)自動(dòng)根據(jù)所輸入的憑證摘要調(diào)用相應(yīng)的“明細(xì)摘要”。
三、自動(dòng)生成記帳憑證
1.能從系統(tǒng)自動(dòng)提取數(shù)據(jù)的記帳憑證，自動(dòng)生成 例如，計(jì)提折舊、結(jié)轉(zhuǎn)收入類帳戶的余額、結(jié)轉(zhuǎn)支出類帳戶的余額等，都可由計(jì)算機(jī)根據(jù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)自動(dòng)生成記帳憑證，而無需操作者輸入原始數(shù)據(jù)。
2.有固定分錄模式的憑證，自動(dòng)生成分錄模式 例如，提取現(xiàn)金備用、將現(xiàn)金存入銀行、支付固定資產(chǎn)清理費(fèi)用等，都有固定的分錄模式，此類憑證，可由計(jì)算機(jī)自動(dòng)生成分錄模式，輸入憑證時(shí)，只需操作者在憑證的金額欄輸入相應(yīng)科目的金額即可。
3.無固定分錄模式的憑證，按如下方法進(jìn)行處理
（1）在系統(tǒng)初始化時(shí)，定義好明細(xì)摘要表 如摘要為：購買材料支付部分貨款 對(duì)于該條摘要，可將摘要明細(xì)表定義如下：
品名單位數(shù)量單價(jià)金額 該表中的“品名”可由操作者按摘要處理方法輸入：“單位”、“單價(jià)”可事先定義好基本單位和基本單價(jià)，輸入憑證時(shí)由計(jì)算機(jī)根據(jù)品名自動(dòng)確定，但可進(jìn)行修改；金額由計(jì)算機(jī)自動(dòng)計(jì)算確定。該表中涉及的材料品種較多時(shí)，可采用滾動(dòng)錄入的方法錄入。
上表輸入完成，再在屏幕上顯示下表，由操作者輸入銷貨單位和已付款金額；未付款金額和進(jìn)項(xiàng)稅額由計(jì)算機(jī)自動(dòng)計(jì)算確定，但可進(jìn)行修改。 銷貨單位： 項(xiàng)目金額 已付款金額
未付款金額 進(jìn)項(xiàng)稅額 又如摘要為：結(jié)轉(zhuǎn)工資代扣代墊款 相應(yīng)的明細(xì)摘要表可定義如下： 項(xiàng)目代扣款代墊款 水費(fèi) 電費(fèi) 醫(yī)藥費(fèi) 該表中的項(xiàng)目可根據(jù)單位的實(shí)際情況事先定義，填制憑證時(shí)，由操作者根據(jù)款項(xiàng)的性質(zhì)分別在代扣款、代墊款欄目中輸入相應(yīng)的金額。
（2）填制憑證時(shí)，由計(jì)算機(jī)根據(jù)操作者輸入的摘要將相應(yīng)的明細(xì)摘要表在屏幕上顯示出來。
（3）由操作者在明細(xì)摘要表中填寫相應(yīng)的原始數(shù)據(jù)。
（4）由計(jì)算機(jī)根據(jù)明細(xì)摘要表的數(shù)據(jù)自動(dòng)生成記帳憑證。
按照上述方法設(shè)計(jì)程序，操作者在輸入憑證時(shí)，只需作出簡單的判斷輸入原始數(shù)據(jù)，計(jì)算機(jī)就可自動(dòng)生成記帳憑證，而且無需在向系統(tǒng)輸入數(shù)據(jù)前填制手工憑證，這將大大減少手工操作的負(fù)擔(dān)。同時(shí)，在核對(duì)憑證時(shí)，可由計(jì)算機(jī)自動(dòng)將相應(yīng)的明細(xì)摘要表調(diào)出，從而便于直接將原始信息與記帳憑證進(jìn)行核對(duì)。為了便于審計(jì)工作的開展，打印記帳憑證時(shí)，可連同明細(xì)摘要表一并打印。
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