期初金額差錯的會計處理及財務軟件設計

來源: 上海會計李氟歐陽峰編輯： 2003/12/16 14:44:28　　字體：大小

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    按照會計制度規定，對適用于追溯調整法的會計政策變更、會計差錯更正等，應調整會計報表的期初數。但目前國內絕大多數財務軟件都沒有考慮到這一問題，沒有提供相應的功能。本文試對財務軟件中期初金額需要調整的情況作一分析，并研究其設計對策。

　　一、必須調整期初金額的情況

　　1.依據會計準則的相應規定。《企業會計準則一一會計政策、會計估計變更和會計差錯更正》明確指出：“本期發現的與前期相關的重大會計差錯，如影響損益，應將其對損益的影響數調整發現當期的期初留存收益，會計報表其他相關項目的期初數也應一并調整”。

　　[例]某企業在2003年發現2002年漏提一筆折舊費100，000元，該折舊應計入上期管理費用。但該企業2002年度已結賬，相應的報表已報出（不考慮所得稅的影響）。按規定，對上述事項應在發現當期作如下調整分錄：

　　借：以前年度損益調整   100，000

　　    貸：累計折舊         100，000

　　借：利潤分配一未分配利潤  100，000

　　    貸：以前年度損益調整    100，000

　　2.會計電算化中出現的特殊情況。期初金額的差錯也可能出現生初始化數據的手工錄入工作中。對于財務軟件而言，期初金額的產生通常有兩種方式：初始化（初次使用）時的手工輸入；上年結賬后軟件自動將上年期末數轉入。對于后一種情況，因為是軟件自動將上年期末數結轉至本年的期初數，通常不會出錯。大部分期初金額產生差錯都發生在前一種情況，如誤將待攤費用和其他應付款的期初余額10，000元看成1，000元輸入。對此，必須采用合理辦法予以調整。

　　二、現行財務軟件中的處理方法分析

　　由于沒有考慮到會有必須調整期初金額的情況，大多數財務軟件都缺乏處理此類問題的完善功能。在實際工作中，很多用戶采用“反結束初始化”功能，通過重新開放初始化模塊讓用戶直接用手工修改期初數的方式。筆者認為，這種做法不可取。其弊端有三：

　　1.無法留下對差錯修改的業務痕跡。會計差錯的修正也是會計業務，必須對其及時記錄，留下業務痕跡。否則，會導致審計線索的缺失，容易引起舞弊；時間長了也會忘記這筆業務。就上例而言，會計差錯讓用戶直接手工修改期初數，會導致該企業2003年會計報表的期初數不等于2002年期末數的情況，如果差錯更正沒有及時記錄，將來查賬時誰還會知曉其前因后果？

　　2.采用手工方式調整數據可能會因為操作員的疏忽而導致賬與表、表與表之間金額的不一致。因為上述會計差錯同時涉及到資產負債表和利潤表，如果操作員不同時對相關賬表數據修改的話，會影響賬表之間的勾稽關系。

　　3.讓用戶直接用手工修改機內數據會使軟件缺乏相應的控制。期初數是重要的會計數據，如果對該數據的修改不加以適當的控制，數據的安全性將無法得到保證。

　　三、建議軟件設計中采用新的處理方法

　　1.對于本期發現前期會計差錯的情況，筆者認為可以考慮在軟件中增加一項“期初金額調整”功能，通過編制追溯調整分錄的方式來處理該類問題。具體作法是：首先，按準則要求編制調整分錄，并在“期初金額調整”功能中將其輸入軟件；由指定權限的會計主管人員對其進行審核后，根據審核通過的分錄，自動調整相關賬戶的期初數。這樣，既通過授權、分工和調整分錄，留下審計線索；又能利用軟件自動處理的特點，防止賬表數據間的不平衡。

　　2.對于本期發現錄入期初數有差錯的情況，也可以通過“期初金額調整”功能來實現。因為根據會計基本原理，某一賬戶金額有差錯，必然有某一或某幾個對應賬戶出現同金額的差錯，同樣可以通過編制調整分錄的方式來對該差錯進行處理。本期發現期初數有差錯，也屬于會計差錯，可以將其視同為“本期發現前期會計差錯”的情況，通過增加的“期初金額調整”功能來解決。

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