會計電算化對會計業務內控的影響

來源: 編輯： 2005/02/17 10:41:15　　字體：大小

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    會計電算化是以計算機為主的當代電子和信息技術應用到會計工作中的簡稱，是用計算機代替人工記賬，以及部分替代人腦完成對會計信息的分析、預測、決策。發展會計電算化，有利于促進會計工作規范化，提高工作質量和工作效率，更好地發揮會計的職能作用。但同時也對原有的會計業務內控制度造成了極大的沖擊，帶來了許多新問題。因此，建立一套適合會計電算化系統的內控制度就顯得尤為重要，本文就此作一些初步探討。

    會計電算化面臨的幾個問題

    會計無紙化存在的問題。在手工會計環境下，企業發生的經濟業務均記錄于紙張之上，這些數據若被修改，則容易辨別出修改的痕跡；但是，在會計電算化系統中，數據被直接記錄在磁盤或光盤上，對數據修改可做到不留痕跡，這樣就很難辨別是否是業務記錄的“原件”。因此，確保這些電子數據是原始數據，是無紙信息系統的關鍵。

    電子數據的審核和確認。在現有的會計電算化環境下，多數會計還保持著傳統的憑證審核和編制方式。但是，隨著會計電算化的進一步發展，電子原始數據經審核和確認后，就可自動生成電子記賬憑證，而由這些記賬憑證直接生成的賬簿和報表都是派生性的數據。所以，賬簿和報表的正確性、真實性完全取決于審核和確認的電子數據。

    會計電算化工作中的安全問題。現有的會計軟件系統在設計、開發階段普遍存在重功能輕安全的現象，以致軟件投入運行后暴露諸多隱患，如數據庫呈開放狀態、易于打開等。這類現象和問題目前尚未得到徹底的改變。

    會計電算化對內部控制的影響

    內部控制形式的變化。手工操作下的一些內部控制，如編制科目、憑證匯總表，總賬、明細賬的核對，在電算化中沒有了存在的必要性；其部分內部控制功能在電算化后轉移到計算機內，如憑證借貸平衡校驗、余額平衡檢查等功能。因此，內部控制也由單一的制度控制轉變為程序控制和制度控制并存。

    內部控制內容的變化。會計電算化的應用，給會計工作增加了新內容，如編程、維護人員與計算機操作人員內部控制、計算機機內及磁盤內會計信息安全保護、計算機病毒防治，以及計算機操作管理等。

    加強電算化系統的內部制度建設

    實行電算化以后，系統正常、安全運行的關鍵是操作使用。如果單位管理制度不健全或實施不力，都會給各種舞弊行為以可乘之機。因此，會計核算形式的改變，也給內控制度賦予新的內涵。

    嚴格機構和人員的管理與控制。會計核算軟件投入正式使用后，原有會計機構必須做相應調整，對各類人員制定崗位責任制度。會計電算化后的工作崗位可分為基本會計崗位和電算化會計崗位。基本會計崗位可包括：會計主管、出納、會計核算、稽核、會計檔案管理等工作崗位；電算化會計崗位包括：直接管理、操作、維修計算機及會計軟件系統等工作崗位。機構調整必須同組織控制相結合，以實現職權分離，有效地限制和及時發現錯誤或違法行為。如規定系統開發人員和維護人員不能兼任系統操作員和管理人員等。

    建立計算機機房，嚴格系統操作環境管理。實行電算化以后，應設立計算機機房，給計算機設備創造一個良好的運行環境，保護機器設備；防止其他人員進入機房，保護程序和數據的安全。操作環境包括系統操作過程以及系統的維護。如規定交接班手續和登記運行日志，數據備份及機器的使用規范，軟盤專用及防病毒感染。系統維護包括硬件維護和軟件維護，硬件維護主要包括：定期檢查并做好記錄；及時進行故障分析并做好記錄。軟件維護包括正確性、適應性、完善性維護三種。

    強化系統轉換管理。新的計算機會計系統在投入使用過程中，替換原有的手工會計系統或舊的計算機會計系統，必需經過一定的轉換程序。企業應作好各項轉換的準備工作，如舊系統的結算、匯總，人員的配置，新系統的初始數據的導入等。因此，應新舊系統并行運行一段時間，以確保轉換工作的順利進行。

    建立健全檔案管理制度。為確保檔案的真實性和可靠性，應實行紙質檔案和新型載體檔案雙套保管，并逐漸向完全新型磁介質載體過渡。檔案管理通過制定與實施檔案管理制度來實現，一般包括：（1）存檔須由會計主管和系統管理員簽章；（2）采取各種安全保證措施，如備份軟盤應貼上保護標簽并存放在安全、防潮的地方；（3）采用磁性介質保存檔案要定期進行檢查和復制，防止由于磁性介質損壞而使檔案丟失。

    大力加強人才培訓。企業應高度重視電算化人才的開發與培養，積極組織會計人員學習會計電算化知識，掌握計算機先進技術；培養或聘用一批精通技術、熟練應用電算化程序的高級技術人才，推動會計電算化工作由核算型向管理型、智能型轉變。

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