從案例看建立內控制度的必要性

來源: 編輯： 2004/12/09 13:28:43　　字體：大小

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    案  例

    某檢察機關接到一個舉報電話，反映A生物制品廠廠長盛某將大量的銷售貨款截留在代理出口單位甚至轉移。接到舉報后，檢察機關即開展了調查，發(fā)現(xiàn)盛某通過少開發(fā)票的手段，截留貪污了銷售款400多萬元，并通過代理出口單位將貪污的貨款轉移到了其私人開的企業(yè)。調查中還發(fā)現(xiàn)，該廠財務管理混亂為盛某貪污行為大開了方便之門：財務科根據(jù)盛某的指令開具銷售發(fā)票，盛說多少就是多少；倉庫里沒有庫存明細帳及貨物進出庫記錄，銷售成本按估算的毛利率計算；產成品因為只有總帳，所以產品存貨應該是多少，誰也說不清，以至于通過庫存盤點，實物結存數(shù)量與按產成品總帳計算出的產品單位成本大大超過售價。也正是通過這個不正常現(xiàn)象，順藤摸瓜，徹底查清了盛少計收入成本、貪污貨款的事實。

    點  評

    這是一個典型的缺乏內控制度的案例。其實盛某的手法并不高明。按照企業(yè)內部控制的要點，這個單位只要對各個環(huán)節(jié)稍加控制，盛也不至于如此膽大妄為。

    正是由于至少存在以下幾個方面的內部失控，才致使盛的犯罪行為得以實施。

    （＿）成品出庫到銷售到貨幣回籠缺乏稽核

    內部會計控制規(guī)范第十條指出，單位應當建立實物資產管理的崗位責任制度，對實物資產的驗收入庫、領用、發(fā)出、盤點、保管及處置等關鍵環(huán)節(jié)進行控制，防止各種實物資產被盜、毀損和流失。

    本案例中“A廠”的倉儲部門發(fā)貨人員應該根據(jù)加蓋現(xiàn)金收訖章、銀行收訖章的發(fā)貨憑證或經(jīng)授權批準的賒銷通知書發(fā)貨；發(fā)貨時應對商品的品種、規(guī)格、數(shù)量等進行認真復核；大宗的、大額的發(fā)貨還應有第三人進行復核；賒銷通知書及蓋有貨幣收訖章的發(fā)貨憑證，應及時返回財務部門，作為記錄應收賬款或銷售款的依據(jù)。這樣，廠長隨心所欲地發(fā)貨就能避免。

    再者，如果財務部門能根據(jù)發(fā)貨憑證逐筆登記存貨明細賬，并定期與銷售部門的銷售業(yè)務登記簿核對；與倉儲部門的存貨明細賬、存貨收發(fā)存日報表或月報表核對，廠里發(fā)出的貨與收到的貨款對不攏的問題當時就會暴露出來。

    （二）銷售發(fā)票缺乏嚴格的控制

    銷售發(fā)票是會計正式記錄銷售收入的標志，若對其控制不嚴，會導致企業(yè)財務狀況反映不實和舞弊行為的發(fā)生。

    1、開具發(fā)票時沒有以客戶的購貨定單、發(fā)貨通知單等為準，而是先將“A廠”的貨給出口單位，然后按盛某的指令開發(fā)票，使大部分銷售款“飛過海”。

    2、填制發(fā)票上的數(shù)量沒有依據(jù)發(fā)貨通知單上載明的實際發(fā)運的貨物數(shù)量記錄。其實，只要將發(fā)貨運單與訂貨單、銷售單一核對就能發(fā)現(xiàn)其中的蹊蹺，但企業(yè)沒有設立這﹁層面的內控制度，這也給盛以可乘之機。

    3、開票人編制的發(fā)票金額和其他內容沒有主管復核，這本來是發(fā)現(xiàn)盛的犯罪行徑的最后一道關卡，但在盛的高額賄賂下，“監(jiān)督人”睜一只眼閉一只眼，盛也就肆無忌憚了。

    （三）對應收賬款缺少必要的管理

    1、應收賬款的記錄必須以經(jīng)銷售部門核準的銷售發(fā)票和發(fā)運單等為依據(jù)，以防止應收賬款少列或虛列。但在“A廠”，確認應收賬款，只有銷售發(fā)票沒有發(fā)貨單。銷售發(fā)票對應發(fā)貨單這是一道監(jiān)控程序，而“A廠”因為缺乏管理制約，廠長一手遮天，以至最起碼的內部控制功能都不能實施。

    2、對應收賬款的管理缺乏控制。盛可以輕易地偷逃銷售收入，隨意地轉移資金，把應屬于公家的大筆錢款撈進自己腰包。如此肆無忌憚地造假和轉移資金是與企業(yè)沒有建立應收賬款管理機制和貨幣資金周轉的嚴格控制有直接的關系。

    （四）缺乏成本管理和存貨清查制度

    存貨成本呈現(xiàn)居高不下，異常情況一目了然，而該廠從上到下居然麻木不仁，熟視無睹。由于沒有庫存明細帳以及相應的進出庫記錄，以至庫存商品一筆糊涂賬。盛的案件固然已經(jīng)東窗事發(fā)，但如此混亂的管理，就敢說該廠沒有其他舞弊行為？

    從該案例還可以看出缺乏內部控制，將導致對企業(yè)的管理者缺少必要的約束機制，上至經(jīng)營者下至普通職工，應該在內部控制制度面前一律平等，或者從某種意義上來說，內控制度首先要約束的對象就是擁有權力者，因此，建立一個科學嚴密的內控機制和控制環(huán)境，是內部控制制度得以有效實施的前提，否則企業(yè)管理者的權力若得不到制約，表面上訂得再漂亮的內部控制制度，也會在“老板”的權威之下失去功能。

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