計算機替代手工記帳后會計工作的特點

來源: 編輯： 2003/02/25 09:14:10　　字體：大小

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　　計算機替代手工記帳是指應用會計軟件輸入會計數據，在計算機內進行處理，并打印輸出會計帳簿、報表的過程。計算機替代手工記帳以及由此而產生的種種可能問題，要求單位加強對計算機替代手工記帳后的管理，以提高會計信息系統運行的安全、效率和效果，充分利用系統提供的各種手段、便利，從而為實現會計電算化的目標服務。會計電算化系統包括計算機硬件設備、系統軟件、會計軟件、會計人員、會計電算化的組織工作和單位的會計管理工作等方面的內容。會計電算化系統管理和使用的財務會計部門，在建立會計電算化內部管理制度時，必需充分考慮會計電算化系統的各個方面的特點。下面簡單介紹會計電算化系統各個方面的特點。

　　一、會計部門必需對計算機系統的硬件和軟件進行管理

　　實行會計電算化后，各單位用于會計電算化工作的電子計算機設備，一般都是由財務會計部門管理的，硬件設備比較多的單位，財務會計部門還單獨設立了計算機室。因此，會計部門還必須對計算機系統的特點，制定對用于會計工作的計算機硬件和軟件的有關操作，管理和維護的制度。

　　計算機硬件設備是指計算機系統中的那些看得見，摸得著的所有機械、電、磁、光設備，硬件設備都是精密的機械電子設備，計算機硬件設備包括計算機（一般微型計算機）、顯示器、鍵盤、打印機、網絡設備、UPS不間斷電源等。計算機硬件設備可以構建進行會計電算化工作的單機環境和網絡環境，供會計軟件運行，滿足不同會計軟件對不同的計算機環境的要求。如單用戶會計軟件在一臺計算機上運行，生成的會計數據存儲在這臺計算機中，網絡會計軟件在用通訊線連接的多臺微機上運行，會計人員在不同的工作站上可以共享網絡服務器上的軟硬件資源，共同使用同一個會計軟件，對同一套會計帳進行操作而互不影響。

　　系統軟件是管理計算機資源和支持應用程序運行的程序。會計軟件是在計算機上運行的，它的物質基礎是計算機。不同的會計軟件適用于不同的行業，有不同的操作方法，會計軟件在不同的應用情況下要進行必要的調整和修改，軟件要不斷地進行升級更新。會計電算化后，會計信息必需通過會計軟件進行管理，會計軟件還具有數據量大、數據結構復雜、數據處理和軟件操作方法要求嚴格的特點。

　　計算機中的各種信息和軟件是存儲在磁介質中，看不見摸不著，磁場、電場、潮濕、灰塵、計算機病毒等因素容易造成計算機硬件設備和軟件的損害。而會計數據具有真實性、準確性、連續性、可造性和安全要求高，數據要有可驗證性，要有充分的安全可靠性保證等特征。

　　二、會計工作流程和工作重點發生了變化

　　實行會計電算化后，會計人員不再需要手工記帳，算帳和編制報表，輸入記帳憑證后，憑證通過計算機進行傳遞并自動進行核算和編制報表工作，憑證的輸入和審核成為主要任務，操作計算機成為會計工作的基本技能；存貸采用實際成本計價、對大量的固定資產進行個別計提折舊、進行詳細的部門核算等，在手工方式下工作量非常大，使用計算機便使之方便快捷；企業要求會計人員參與企業的經營管理和決策。

　　三、會計人員的協作性要求更強了

　　會計軟件通常由多個功能模塊組成，每個功能模塊處理特定部分的會計信息，各功能模塊之間通過信息傳遞相互聯系，能夠完成日常的會計核算業務，包括帳務處理、工資核算、材料核算、固定資產核算、成本核算、產成品銷售核算、應收應付款核算（往來核算）、存貨核算、會計報表生成與匯總等等；進一步完成會計管理和控制工作，如資金籌集的管理、流動資金管理、成本控制、銷售收入和利潤管理等，幫助決策者制定科學的經營決策和預測。尤其是在網絡情況下，會計人員在不同的工作站共同使用同一個會計軟件，彼此的憑證傳遞、交接都是通過計算機進行的，相互之間聯系非常緊密，一個人出現問題，會影響其他工作的順利進行，因此要求各崗位的會計人員之間必須加強協作，才能順利進行會計工作。

　　四、內部控制的內容各重點也有所變化

　　由于計算機自動進行總帳和明細帳的核對工作，手工條件下的總帳明細帳的核對工作可以取消；記帳憑證的審核工作變得更加重要和關鍵；計算機軟開發人員對軟件結構和設計的熟悉程度，使得他們有能力進行非正常的數據修改，因此還必須限制計算機軟件開發人員操作會計軟件進行會計記帳工作，尤其是不能兼任出納工作。

　　五、會計人員分工和職責發生了變化

　　實現會計電算化后，會計人員必須人人操作會計軟件才能夠進行會計核算工作，會計人員必須改變原來的自己的工作習慣，以適應會計電算化工作的要求；必需增設一些新的工作崗位，同時需要減掉一些不適應電算化工作臺的崗位。會計人員的分工、工作職責都發生了很大的變化。

　　六、對會計人員素質的要求提高了

　　一是因為會計軟件的許多種自定義功能，要求會計人員定義各種轉帳公式、數據來源公式、費用分配公式等；二是因為解脫了會計人員繁雜的計算和抄寫工作后，要求會計人員參與企業的經營管理和決策，對會計信息進行綜合分析和利用。

　　七、會計檔案的形式和內容發生了變化

　　會計電算化的會計檔案包括打印輸出的各種帳簿、報表、憑證和存貯在計算機軟硬盤及其他存貯介質中的會計數據、程序，以及軟件開發進行中編制的各種文檔以及其他會計資料。許多會計檔案都成磁性的了，看不見摸不著，正在運行的計算機中的會計數據也成為比較完整的會計資料，因此包括用于會計電算化工作的計算機也必須嚴格管理。

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