小型企業內部控制應注重實際運作控制

來源: 姜明星、傅華編輯： 2002/06/03 15:55:13　　字體：大小

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小型企業的組織體系通常采用垂直管理模式，管理跨度小，管理幅度窄。由于受規模、財力、人力等限制，小型企業內部控制機構（崗位）的設置和職責劃分容易產生交叉重疊現象，影響企業的經營和發展。因此，應當根據企業自身的特點和經營管理的需要，避繁就簡、避虛務實，從經濟性、實用性出發，注重實際運作控制。
　　
　　實際運作控制亦稱“應用控制”，是指在企業內部實際經營操作過程中實施的各項控制。主要包括批準控制、會計控制和實物控制。

　　一、批準控制

　　批準控制是指在某項經濟業務發生之前，按照既定程序，對其正確性、合理性、合法性加以核準，并確定是否讓其發生所進行的控制。批準控制系事前控制，可將一切不合法的經濟業務控制在事發之前，具有預防作用。小型企業的正常經濟業務較多，因此，可采用一般批準方式，授權給較低層次管理人員，由其根據既定的預算、計劃、制度等標準，在授權范圍內行使批準權。這樣做，既能提高工作效率，又能保證經濟活動的靈活性和主動性。
　　
　　小型企業的例外經濟業務較少，且無章可依。因此，對這些業務，必須采取特別批準方式，由高層管理人員直至廠長（經理），專門研究后作出決定。小型企業的財務收支批準系內部控制的關鍵，可由各部門（小組）提出申請或計劃，財會部門審核后報廠長（經理）批準。這里，批準往往不是一次完成的，多數經濟業務需經兩次或兩次以上相互聯系的批準才能完成。后一次批準既是對前一次批準的認可，又是對前一次批準形成的經濟業務的進一步監督和控制。若每次負責批準的人或部門相互獨立，則更能強化批準控制的功能。批準控制必須做到以下幾點：
　　
　　1、所有人員不經合法授權，不能行使批準權。按照責權利相結合的原則，在合理分工的基礎上，授予各層次管理人員相應的批準權限，賦予相應的責任。不經合法授權，任何人不能審批；有批準權的人，只能在規定的權限范圍內行事，不得越權批準。
　　
　　2、所有業務不經批準，不能執行。為保證全部經濟活動按照既定的方針、政策進行，每項經濟業務在執行之前，必須按照適當的批準程序，報經有關人員或部門審批。未經批準，不得辦理經濟業務。
　　
　　3、經濟業務一經批準，必須予以執行。如果情況有變不能執行，要及時請示匯報。
　　
　　4、經批準的經濟業務，必須按照已批準的方案進行，不得擅自改動。在執行中確需變動或更改的，必須立即報告。

　　二、會計控制

　　會計控制是指通過企業內部會計活動對經濟業務實施的控制。為保證內部控制的有效性和可靠性，會計控制應具備以下內容：
　　
　　1、恰當的崗位設置。為達到會計控制的目的，根據小型企業的特點，會計核算宜采用集中核算的方式，即由會計機構統一辦理。一般可設會計主管兼總賬會計、明細賬會計兼稽核、出納三個崗位。
　　
　　2、嚴密的憑證制度。主要有三項：一是設計合適的憑證格式及傳遞程序。企業的每一筆經濟業務，都必須填制憑證，并按照規定的程序傳遞。這樣，一旦某項經濟業務出現問題，就會在制作、傳遞憑證過程中及時被發現，憑證即成為追究責任的依據。二是所有憑證都要預先依次編號，以便查證。三是對所有憑證，無論是自制的還是外來的，在入賬之前必須經過認真審核，以保證每項經濟業務入賬的正確性及合法性。
　　
　　3、合理的會計記錄程序。為使會計控制順利進行，可根據企業實際情況，建立一套合理的會計記錄程序，包括憑證填制、傳遞、審核、賬簿登記、報表編制等。設計會計記錄程序，要充分考慮企業規模大小、業務量多少，以及管理人員數量、水平等因素。在保證滿足所需核算資料和必要控制手續的前提下，盡可能地簡化手續，以增強可操作性。
　　
　　4、嚴格的日常核對制度。包括賬證核對、賬賬核對、賬表核對、賬實核對等。日常核對制度對保證會計記錄的真實、完整、正確，保證會計控制的有效性，具有至關重要的作用。

　　三、實物控制

　　實物包括企業的資產、物資以及會計資料等。實物控制是指為保護各種實物的安全完整，防止舞弊行為而進行的控制。主要包括限制接近、實物保護和實物清查。
　　
　　1、限制接近。實物的限制接近是減少實物被盜或毀損機會、劃分責任、保護實物實體的重要措施。實物接近要嚴格限制在經批準的人員范圍內。根據各種實物的性質和管理特點，合理確定允許接近的人員，并對限制接近的遵守情況進行嚴格的檢查監督。比如，貨幣資金僅限于專職的收銀、出納人員，并與有關賬簿記錄人員相分離。出納人員要嚴格按照國家有關貨幣資金管理的規定保管和使用。存貨僅限于倉庫保管員，其他人員未經批準不得接近。查看會計資料僅限于經批準的有關人員，其他無關人員未經批準不得隨意接近和查看，以免發生篡改、銷毀等事件。
　　
　　2、實物保護。實物保護是指為使實物免遭盜竊、損傷及其他意外損害，確保實物的完整性而采取的各種措施。一般來說，應對各種安全防范措施定期檢查，消除隱患，減少實物受損機會。
　　
　　3、實物清查。結合企業自身特點，采取定期盤點或輪番盤存的方法，清查財產物資的實有數量，妥善處理盤盈盤虧，確保賬實相符。

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