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      淺談集中采購工作的內(nèi)部控制機(jī)制

      來源: 任紅梅、鄭秀文、畢麗萍 編輯: 2003/05/16 15:33:00  字體:

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        1998年底,水利部松遼水利委員會針對即將執(zhí)行的設(shè)備采購計劃,決定在全委范圍內(nèi)實行集中采購。半年后,國家正式出臺了《政府采購管理辦法》。經(jīng)過一年多的實踐,在委領(lǐng)導(dǎo)班子成員的全力支持、各職能部門的配合和采購人員的共同努力下,做到了以合理偏低的價格,購入了質(zhì)量優(yōu)良和售后服務(wù)到位的商品,節(jié)約了大量資金,取得了較好的成績。2000年初,松遼委出臺了《松遼委關(guān)于實行集中采購管理的若干規(guī)定》,將集中采購方式作為內(nèi)部制度明確下來,初步實現(xiàn)了資產(chǎn)采購管理從粗放型向集約型的轉(zhuǎn)變。

        一、相關(guān)職能部門組成的采購主體

        參與集中采購工作的職能部門包括:采購執(zhí)行機(jī)關(guān)、商品最終用戶、國有資產(chǎn)監(jiān)管部門、計劃部門、單位決策機(jī)構(gòu)。

        采購執(zhí)行機(jī)關(guān):單位內(nèi)部的采購機(jī)關(guān),是指按照采購任務(wù),負(fù)責(zé)對外聯(lián)絡(luò)、組織招標(biāo)、詢價、草擬合同等日常采購業(yè)務(wù)的采購組或采購部門。

        商品最終用戶:采購的目的是實現(xiàn)所購商品的使用價值,直接服務(wù)于用戶。因此,采購設(shè)備、材料,用戶參與是必要的。以設(shè)備采購為例,用戶參與的工作范圍包括:確定擬購商品名稱、型號,合理否定采購執(zhí)行部門購貨價款及其選擇的供應(yīng)商,設(shè)備到貨驗收等。

        財務(wù)及國有資產(chǎn)監(jiān)管部門:財務(wù)部門在集中采購工作中,參與管理和控制的工作環(huán)節(jié)涉及計劃、預(yù)算、審簽、記錄、付款等。國有資產(chǎn)監(jiān)管部門主要參與設(shè)備的采購、驗收、登記固定資產(chǎn)賬目和卡片。

        計劃部門:如果采購中的資金需要通過基本建設(shè)投資計劃解決,采購的范圍要在國家計劃所列項目之中,全部采購內(nèi)容應(yīng)當(dāng)通過計劃部門逐級履行計劃審批程序。

        單位決策機(jī)構(gòu):單位決策機(jī)構(gòu)的主要職責(zé)是確定單位年度購置需求計劃、審批落實了資金來源的采購預(yù)算。決策機(jī)構(gòu)中,由分管采購工作的領(lǐng)導(dǎo)代表決策機(jī)關(guān)行使審批權(quán)。

        二、體現(xiàn)健全內(nèi)部控制機(jī)制的工作環(huán)節(jié)

        計劃管理:集中采購工作應(yīng)當(dāng)建立在計劃管理基礎(chǔ)之上。購買商品所使用的資金是事業(yè)單位納入預(yù)算管理的資金,單位都應(yīng)當(dāng)在一個會計核算年度之初,根據(jù)本單位開展各項工作需要,采取適當(dāng)方式,確定本年購置需求。年度內(nèi),根據(jù)各項資金到位情況,陸續(xù)發(fā)布采購執(zhí)行計劃,交采購部門執(zhí)行。

        預(yù)算控制:預(yù)算控制是指經(jīng)由財務(wù)部門落實了資金來源的計劃采購項目,先由資產(chǎn)監(jiān)管部門制定采購預(yù)算,經(jīng)采購主管領(lǐng)導(dǎo)審批后,由采購部門執(zhí)行的過程。由資產(chǎn)監(jiān)管部門來制定采購預(yù)算是對采購執(zhí)行機(jī)關(guān)的事前監(jiān)督。一般情況下,采購執(zhí)行部門的采購單價不應(yīng)高于預(yù)算單價。

        履行審批程序:在計劃、預(yù)算、采購執(zhí)行、付款等4個工作階段,要履行必要的審批程序。在計劃階段,主要由決策層對資產(chǎn)監(jiān)管部門匯總上報的各單位、部門的采購需求計劃進(jìn)行審批;在預(yù)算階段,主要由分管采購工作的領(lǐng)導(dǎo),對于資產(chǎn)監(jiān)管部門制定的采購預(yù)算進(jìn)行審批;在采購執(zhí)行階段,商品最終用戶、采購部門、主管領(lǐng)導(dǎo)(法定代表人或授權(quán)代理人)要參與合同的簽訂,包括審閱、修改和簽批。

        簽訂合同:價值超過一定額度的采購,要簽訂經(jīng)濟(jì)合同。采購執(zhí)行部門草擬的合同,要按照商品最終用戶審簽、特約(聘)經(jīng)濟(jì)律師審閱、單位法定代表人或授權(quán)代理人簽批的工作順序履行合同審批程序。履行審批程序的文本文件可以稱為“合同批辦單”。

        三重驗收:指商品到貨、服務(wù)完成后,采購部門、用戶、資產(chǎn)監(jiān)管部門共同進(jìn)行驗收。

        詳細(xì)記錄是指國有資產(chǎn)監(jiān)管部門在商品到貨、服務(wù)完成后,建立固定資產(chǎn)臺賬和固定資產(chǎn)卡片,詳細(xì)登記設(shè)備名稱、型號、供貨商、價格、產(chǎn)品序列號、使用單位及保管人等。這是固定資產(chǎn)日常維護(hù)管理的基礎(chǔ)。設(shè)備的維修、升級、盤點、處置需要依照這些基礎(chǔ)資料。

        貨到付款:要求商品到貨后,進(jìn)行驗收,在合同規(guī)定的期限,使用單位驗收合格后,財務(wù)部門和資產(chǎn)監(jiān)管部門審核發(fā)票、設(shè)備材料驗收單、購銷合同、采購計劃和預(yù)算,審核無誤后,由財務(wù)部門辦理結(jié)算。

        集中采購工作自始至終,負(fù)責(zé)主管采購工作的領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)堅決回避供應(yīng)商。采購人員通過客觀的選擇、比較,通過和使用單位工作人員的溝通,提出選擇供應(yīng)商和確定價款的意見,并通過履行合同審簽、審批程序完成采購任務(wù)。采購部門內(nèi),選擇供應(yīng)商和確定價款的意見,經(jīng)集體討論研究做出,任何個人無權(quán)單獨做出決定。

        集中采購工作的內(nèi)部控制制度建立后,貫徹落實是關(guān)鍵,如果執(zhí)行得不好,集中采購就會失去意義,分散采購中的問題又將重新出現(xiàn)。因此,集中采購每一個控制環(huán)節(jié)都要求認(rèn)真地履行。
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