1998年底，水利部松遼水利委員會針對即將執(zhí)行的設(shè)備采購計劃，決定在全委范圍內(nèi)實行集中采購。半年后，國家正式出臺了《政府采購管理辦法》。經(jīng)過一年多的實踐，在委領(lǐng)導(dǎo)班子成員的全力支持、各職能部門的配合和采購人員的共同努力下，做到了以合理偏低的價格，購入了質(zhì)量優(yōu)良和售后服務(wù)到位的商品，節(jié)約了大量資金，取得了較好的成績。2000年初，松遼委出臺了《松遼委關(guān)于實行集中采購管理的若干規(guī)定》，將集中采購方式作為內(nèi)部制度明確下來，初步實現(xiàn)了資產(chǎn)采購管理從粗放型向集約型的轉(zhuǎn)變。

　　一、相關(guān)職能部門組成的采購主體

　　參與集中采購工作的職能部門包括：采購執(zhí)行機(jī)關(guān)、商品最終用戶、國有資產(chǎn)監(jiān)管部門、計劃部門、單位決策機(jī)構(gòu)。

　　采購執(zhí)行機(jī)關(guān)：單位內(nèi)部的采購機(jī)關(guān)，是指按照采購任務(wù)，負(fù)責(zé)對外聯(lián)絡(luò)、組織招標(biāo)、詢價、草擬合同等日常采購業(yè)務(wù)的采購組或采購部門。

　　商品最終用戶：采購的目的是實現(xiàn)所購商品的使用價值，直接服務(wù)于用戶。因此，采購設(shè)備、材料，用戶參與是必要的。以設(shè)備采購為例，用戶參與的工作范圍包括：確定擬購商品名稱、型號，合理否定采購執(zhí)行部門購貨價款及其選擇的供應(yīng)商，設(shè)備到貨驗收等。

　　財務(wù)及國有資產(chǎn)監(jiān)管部門：財務(wù)部門在集中采購工作中，參與管理和控制的工作環(huán)節(jié)涉及計劃、預(yù)算、審簽、記錄、付款等。國有資產(chǎn)監(jiān)管部門主要參與設(shè)備的采購、驗收、登記固定資產(chǎn)賬目和卡片。

　　計劃部門：如果采購中的資金需要通過基本建設(shè)投資計劃解決，采購的范圍要在國家計劃所列項目之中，全部采購內(nèi)容應(yīng)當(dāng)通過計劃部門逐級履行計劃審批程序。

　　單位決策機(jī)構(gòu)：單位決策機(jī)構(gòu)的主要職責(zé)是確定單位年度購置需求計劃、審批落實了資金來源的采購預(yù)算。決策機(jī)構(gòu)中，由分管采購工作的領(lǐng)導(dǎo)代表決策機(jī)關(guān)行使審批權(quán)。

　　二、體現(xiàn)健全內(nèi)部控制機(jī)制的工作環(huán)節(jié)

　　計劃管理：集中采購工作應(yīng)當(dāng)建立在計劃管理基礎(chǔ)之上。購買商品所使用的資金是事業(yè)單位納入預(yù)算管理的資金，單位都應(yīng)當(dāng)在一個會計核算年度之初，根據(jù)本單位開展各項工作需要，采取適當(dāng)方式，確定本年購置需求。年度內(nèi)，根據(jù)各項資金到位情況，陸續(xù)發(fā)布采購執(zhí)行計劃，交采購部門執(zhí)行。

　　預(yù)算控制：預(yù)算控制是指經(jīng)由財務(wù)部門落實了資金來源的計劃采購項目，先由資產(chǎn)監(jiān)管部門制定采購預(yù)算，經(jīng)采購主管領(lǐng)導(dǎo)審批后，由采購部門執(zhí)行的過程。由資產(chǎn)監(jiān)管部門來制定采購預(yù)算是對采購執(zhí)行機(jī)關(guān)的事前監(jiān)督。一般情況下，采購執(zhí)行部門的采購單價不應(yīng)高于預(yù)算單價。

　　履行審批程序：在計劃、預(yù)算、采購執(zhí)行、付款等4個工作階段，要履行必要的審批程序。在計劃階段，主要由決策層對資產(chǎn)監(jiān)管部門匯總上報的各單位、部門的采購需求計劃進(jìn)行審批；在預(yù)算階段，主要由分管采購工作的領(lǐng)導(dǎo)，對于資產(chǎn)監(jiān)管部門制定的采購預(yù)算進(jìn)行審批；在采購執(zhí)行階段，商品最終用戶、采購部門、主管領(lǐng)導(dǎo)（法定代表人或授權(quán)代理人）要參與合同的簽訂，包括審閱、修改和簽批。

　　簽訂合同：價值超過一定額度的采購，要簽訂經(jīng)濟(jì)合同。采購執(zhí)行部門草擬的合同，要按照商品最終用戶審簽、特約（聘）經(jīng)濟(jì)律師審閱、單位法定代表人或授權(quán)代理人簽批的工作順序履行合同審批程序。履行審批程序的文本文件可以稱為“合同批辦單”。

　　三重驗收：指商品到貨、服務(wù)完成后，采購部門、用戶、資產(chǎn)監(jiān)管部門共同進(jìn)行驗收。

　　詳細(xì)記錄是指國有資產(chǎn)監(jiān)管部門在商品到貨、服務(wù)完成后，建立固定資產(chǎn)臺賬和固定資產(chǎn)卡片，詳細(xì)登記設(shè)備名稱、型號、供貨商、價格、產(chǎn)品序列號、使用單位及保管人等。這是固定資產(chǎn)日常維護(hù)管理的基礎(chǔ)。設(shè)備的維修、升級、盤點、處置需要依照這些基礎(chǔ)資料。

　　貨到付款：要求商品到貨后，進(jìn)行驗收，在合同規(guī)定的期限，使用單位驗收合格后，財務(wù)部門和資產(chǎn)監(jiān)管部門審核發(fā)票、設(shè)備材料驗收單、購銷合同、采購計劃和預(yù)算，審核無誤后，由財務(wù)部門辦理結(jié)算。

　　集中采購工作自始至終，負(fù)責(zé)主管采購工作的領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)堅決回避供應(yīng)商。采購人員通過客觀的選擇、比較，通過和使用單位工作人員的溝通，提出選擇供應(yīng)商和確定價款的意見，并通過履行合同審簽、審批程序完成采購任務(wù)。采購部門內(nèi)，選擇供應(yīng)商和確定價款的意見，經(jīng)集體討論研究做出，任何個人無權(quán)單獨做出決定。

　　集中采購工作的內(nèi)部控制制度建立后，貫徹落實是關(guān)鍵，如果執(zhí)行得不好，集中采購就會失去意義，分散采購中的問題又將重新出現(xiàn)。因此，集中采購每一個控制環(huán)節(jié)都要求認(rèn)真地履行。